Der ultimative Leitfaden für das Onboarding von Mitarbeitern im Jahr 2022

Sie haben nie eine Chance, einen zweiten ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn wir zu einem ersten Date gehen, wissen wir, wie wichtig es ist, mit dem richtigen Fuß aufzustehen: ein Date, das nicht gut beginnt, endet nie gut.
Warum also unterschätzen wir immer wieder, wie wichtig der erste Eindruck ist, den wir als Unternehmen bei einem neuen Mitarbeiter hinterlassen?

Willkommen zum ultimativen Leitfaden für ein erfolgreiches Onboarding von Mitarbeitern!

Freier Zugang: Starterkit für das Onboarding von Mitarbeitern

In diesem umfassenden Leitfaden zum Onboarding von Mitarbeitern erfahren Sie mehr:

• Was ist das Onboarding von Mitarbeitern?
• Warum ist ein Onboarding-Prozess so wichtig?
• Das goldene Dreieck des Onboarding
• Wie Sie Ihren Onboarding-Prozess erfolgreich gestalten

Schauen wir genauer hin.

Was ist das Onboarding von Mitarbeitern?

Wäre es nicht toll, wenn es eine Zauberformel gäbe, ein Verfahren, das wir befolgen könnten, um die Erfolgsquote bei unseren ersten Dates zu erhöhen? Die schlechte Nachricht ist, dass es diese Formel für Verabredungen nicht gibt. Die gute Nachricht: Für berufliche Beziehungen gibt es sie sehr wohl, und sie heißt Onboarding-Prozess. Es handelt sich dabei um einen klar vordefinierten, durchdachten und zielgerichteten Prozess, mit dem die folgenden Ziele erreicht werden sollen:

• Helfen Sie dem Unternehmen, einen guten ersten Eindruck bei dem neuen Mitarbeiter zu hinterlassen;
• Helfen Sie dem neuen Mitarbeiter, sich willkommen zu fühlen und sich vom ersten Tag an als echter Teil des Teams zu fühlen;
• Helfen Sie dem neuen Mitarbeiter, so schnell wie möglich in seinem Job erfolgreich zu sein;
• Steigern Sie die Bindungsrate des Unternehmens;
• Steigern Sie das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter;

Ein Onboarding-Prozess ist unverzichtbar, wird aber von so vielen Personalleitern und Geschäftsinhabern übersehen.

Warum ist ein Onboarding-Prozess so wichtig?

Eine Studie, die kürzlich von der führenden HR-Organisation Bamboo durchgeführt wurde, zeigt die genauen Auswirkungen eines erfolgreichen Onboarding-Verfahrens:

89 % der "eingearbeiteten" Mitarbeiter sagen, dass sie gut in die Unternehmenskultur integriert sind. Nur 59 % der Mitarbeiter, die kein Onboarding durchlaufen haben, sagen dasselbe.

Es gibt noch viele weitere Zahlen und Statistiken, die die Bedeutung eines guten Onboarding-Prozesses belegen, aber Ihr Bauchgefühl sagt Ihnen das natürlich schon seit Jahren.

Ziel dieses Leitfadens ist es, Personalleitern und Geschäftsinhabern bei der Gestaltung eines Onboarding-Prozesses zu helfen, der perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Wir bieten Ihnen umsetzbare Erkenntnisse und Tools, mit denen Sie Ihren Onboarding-Prozess schnell und erfolgreich gestalten können.

Das goldene Dreieck des Onboarding

Obwohl jedes Unternehmen sehr unterschiedlich ist und auch jeder einzelne Mitarbeiter anders ist, besteht der Onboarding-Prozess in der gesamten Wirtschaft aus den gleichen drei Elementen.

Diese drei Elemente bilden das goldene Dreieck des Onboarding:
Kulturelle Passung Erwartungen verwalten Technische Fähigkeiten

1. Kulturelle Passung

Kulturelle was?

Das erste Element des goldenen Dreiecks des Onboarding ist die sogenannte kulturelle Passung. Jedes Unternehmen hat seine eigene DNA, Mission, Werte, ...
Die Kombination aus all diesen Elementen wird als Unternehmenskultur bezeichnet. Andererseits hat auch jeder Einzelne seine eigenen Werte, seine Identität und seinen Charakter. Diese sind die Kultur des Mitarbeiters.

Ein häufiges Missverständnis über die kulturelle Passung ist, dass wir versuchen, eine perfekte Übereinstimmung zwischen der Unternehmenskultur und der Kultur des Mitarbeiters zu finden. Der Versuch, dies zu erreichen, wäre ein Ding der Unmöglichkeit: Jede Kultur - sowohl die Unternehmenskultur als auch die Kultur des Mitarbeiters - ist das Ergebnis jahrelangen organischen Wachstums, von Ausbildung, Versuch und Irrtum usw. Eine Kultur von heute auf morgen zu ändern, ist also unerreichbar und wäre auch höchst unerwünscht.

Versuchen wir also, durch den Einstellungsprozess eine perfekte Übereinstimmung zu erreichen? Auch hier gilt: Nein. Wenn wir den Pool von Kandidaten, die wir einstellen möchten, ausschließlich auf Personen beschränken würden, die genau dieselben Werte und Visionen wie das Unternehmen teilen, würden wir es uns extrem schwer machen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass wir mit der kulturellen Anpassung nicht versuchen, etwas zu ändern. Wir versuchen nur, die Kultur des Mitarbeiters mit der Kultur des Unternehmens in Einklang zu bringen. Wir versuchen, Gemeinsamkeiten und Bereiche zu finden, in denen sich beide Kulturen gegenseitig ergänzen können.

Die Kommunikation spielt hier eine Schlüsselrolle. Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter ein klares Bild von der Kultur des Unternehmens erhält. Ebenso wichtig ist es, dass das Unternehmen - und die Kollegen des neuen Mitarbeiters - so schnell wie möglich ein klares Bild von der Kultur des Mitarbeiters erhalten.

Zu verwendende Tools

• Implementieren Sie ein Unternehmenskultur-Training zu Beginn Ihrer Onboarding-Woche (Schritt-für-Schritt-Anleitung)
• Eine gut durchdachte Onboarding-Box ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug (lesen Sie mehr)
• Das Onboarding Canvas hilft bei der Strukturierung von Gesprächen über die Unternehmenskultur (Download)

Sobald sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen eine klare Vorstellung von den Schlüsselelementen haben, die die Kultur des jeweils anderen ausmachen, wird sich der neue Mitarbeiter in seinem neuen Unternehmen viel schneller zu Hause fühlen, was automatisch zu einem höheren Wohlbefinden und besseren Leistungen führt.

Do's und don'ts
Machen Sie:

• Lassen Sie Ihre Kollegen mit dem neuen Mitarbeiter über die Unternehmenskultur sprechen
• Kommunizieren Sie Ihre Unternehmenswerte klar und häufig
• Vergewissern Sie sich, dass der neue Mitarbeiter die Mission und Vision des Unternehmens gut versteht
• Fragen Sie die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter nach ihren oder seinen Werten (verwenden Sie die Onboarding Canvas!)
• Bieten Sie ein Geschenk an: Die Wirkung eines Geschenks darf nicht unterschätzt werden, es hinterlässt einen bleibenden Eindruck

Lassen Sie es:

• Sie reden über Werte, handeln aber nicht danach
• Reden Sie, ohne zu fragen: Die Kultur des Mitarbeiters kennenzulernen ist genauso wichtig wie den Mitarbeiter über die Unternehmenskultur zu informieren
• Lassen Sie den ersten Tag des neuen Mitarbeiters unbemerkt verstreichen

2. Erwartungen verwalten

Was versteht man unter Erwartungsmanagement?

Enttäuschungen entstehen sehr oft dadurch, dass die Erwartungen nicht erfüllt werden. Deshalb ist die Steuerung der Erwartungen ein Schlüsselelement des goldenen Dreiecks beim Onboarding. Das fängt bei der Stellenbeschreibung an, die Sie ausschreiben: Sie sollte sehr deutlich machen, was Sie von dem Mitarbeiter erwarten, und der Mitarbeiter sollte eine sehr klare Vorstellung davon bekommen, was er oder sie vom Unternehmen erwarten kann.

Das Erwartungsmanagement tritt in eine neue Phase ein, wenn der potenzielle neue Mitarbeiter sein erstes Vorstellungsgespräch hat. Das Vorstellungsgespräch sollte immer ein strukturiertes Gespräch sein und nicht die uneinheitliche Aneinanderreihung von Fragen, die es heute noch sehr oft ist.

Genau wie die kulturelle Passung funktioniert auch die Steuerung der Erwartungen in beide Richtungen. Was wir hier wirklich erreichen wollen, ist, dass der Mitarbeiter genau weiß, was von ihm an seinem neuen Arbeitsplatz erwartet wird, und dass das Unternehmen (und die Kollegen) genau wissen, was der neue Mitarbeiter von seinem neuen Arbeitsplatz erwartet.

Wenn die Stellenbeschreibung und das Vorstellungsgespräch richtig gehandhabt wurden und die Erwartungen entsprechend gesteuert werden, besteht der nächste Schritt darin, das Erwartungsmanagement in der Zeit vor dem ersten Tag des Mitarbeiters im Unternehmen und in den ersten Tagen im Job zu implementieren.

Zu verwendende Tools:

• Verwenden Sie das Onboarding Canvas, um Gespräche über Erwartungen zu strukturieren (jetzt herunterladen)
• Seien Sie klug bei der Gestaltung von Onboarding-Boxen, kommunizieren Sie die Erwartungen (lesen Sie mehr)
• Verwenden Sie den Onboarding-Kalender, um KPIs zu definieren und Nachverfolgungstermine festzulegen (jetzt herunterladen)

Do's und don'ts
Machen Sie:

• Schreiben Sie eine klare Stellenbeschreibung und definieren Sie, wie Erfolg in diesem Beruf aussieht
• Machen Sie in der Stellenbeschreibung deutlich, was der Mitarbeiter von dem Unternehmen erwarten kann
• Stellen Sie gezielte Fragen zu den Erwartungen des potenziellen Mitarbeiters
• Lassen Sie einen zukünftigen Kollegen darüber sprechen, wie es ist, in dem Unternehmen zu leben und zu arbeiten

Lassen Sie es:

• Schaffen Sie Erwartungen, von denen Sie wissen, dass Sie sie nicht erfüllen können
• Seien Sie sich über die Erwartungen im Klaren und lassen Sie den Mitarbeiter sie definieren

3. Technische Fähigkeiten

Was sind technische Fähigkeiten?

Wenn wir neue Mitarbeiter einstellen, tun wir das sehr oft, weil sie eine bestimmte Reihe von Fähigkeiten mitbringen. Fähigkeiten, die wir in unserer Organisation brauchen, um die Leistung des Unternehmens zu steigern. Wir unterscheiden vier Arten von Einstellungen, basierend auf der untenstehenden Matrix:

Typ 1: das schnelle Spiel

Beim Quick Match verfügen sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen bereits über die technischen Fähigkeiten. Ein Beispiel: Eine Designagentur stellt einen zusätzlichen Grafikdesigner ein. In diesem Fall sollte der Aspekt "technische Fähigkeiten" des goldenen Dreiecks beim Onboarding schnell und einfach zu erfüllen sein.

Stellen Sie sicher, dass der Teamleiter Ihres neuen Mitarbeiters zusammen mit einem oder zwei seiner direkten Kollegen in der Einführungsschulung kurz erläutert, wie sie arbeiten und welche technischen Fähigkeiten erforderlich sind, um gute Arbeit zu leisten.

Der neue Mitarbeiter wird schnell bemerken, wo die möglichen blinden Flecken in seinen Fähigkeiten noch liegen, und kann zusätzliche Schulungen anfordern, um diese zu beheben.

Typ 2: der Trainer

Mit dem Trainer stellt das Unternehmen ein neues Profil ein, weil es einen Mangel an einer bestimmten Reihe von technischen Fähigkeiten festgestellt hat. Von dem neuen Mitarbeiter wird erwartet, dass er diese Fähigkeiten in das Unternehmen einbringt und - falls erforderlich - die anderen Mitarbeiter in diesen speziellen Fähigkeiten schult.

Ein Beispiel: Eine Designagentur stellt einen neuen und erfahrenen Motion Designer ein, weil immer mehr Kunden danach fragen, Motion Design in ihren Marketingkampagnen einzusetzen. Der neue Motion Designer wird für alle Motion Designs zuständig sein, aber die Kundenbetreuer des Unternehmens müssen über die Möglichkeiten von Motion Design geschult werden, damit sie ihren Kunden die neue Lösung verkaufen können.

In diesem Fall ist es wichtig, dass Sie im Voraus festlegen, welche technischen Fähigkeiten Sie von dem neuen Mitarbeiter erwarten und welche Fähigkeiten er seinen Kollegen beibringen soll. Erstellen Sie gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter einen strukturierten Plan für diese Schulung, definieren Sie KPIs und legen Sie Termine fest, an denen Sie messen werden, ob die KPIs erreicht werden oder nicht.

Typ 3: der Auszubildende

Der Trainee ist ein Mitarbeiter, den Sie eingestellt haben, weil er über bestimmte Fähigkeiten oder Qualitäten verfügt, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen werden, aber der neue Mitarbeiter muss noch bestimmte technische Fähigkeiten erwerben.

Ein Beispiel: Eine Design-Agentur stellt einen zusätzlichen Kundenbetreuer ein, um das Kundenbetreuungsteam zu verstärken. Der neue Mitarbeiter hat zuvor als Kundenbetreuer in einer ganz anderen Branche gearbeitet. Das bedeutet, dass der neue Mitarbeiter in den technischen Aspekten des Designs geschult werden muss, damit er die Möglichkeiten kennt und seine Aufgabe erfüllen kann, Kunden mit den richtigen Designlösungen zu helfen.

Bei Auszubildenden ist es wichtig, Zeit und Mittel in formale Schulungen zu investieren. Viel zu oft sagen Unternehmen neuen Mitarbeitern: "Sie lernen automatisch, wenn Sie hier sind". Das mag zwar stimmen, aber der neue Mitarbeiter hat dann das Gefühl, sich selbst überlassen zu sein.

In Ihrem Onboarding-Kalender (Vorlage herunterladen) sollten Sie genügend Zeit für formelle Schulungen einplanen. Nutzen Sie die Experten, die Sie bereits in Ihrem Team haben, um Schulungen durchzuführen. Der neue Mitarbeiter wird nicht nur das Gefühl haben, dass man sich um ihn kümmert, er wird auch viel schneller erfolgreich in seinem Job sein. Und als zusätzlicher Bonus: Die Mitarbeiter, die die Schulungen durchführen, werden noch qualifizierter, denn Lehren ist immer die beste Art zu lernen.

Typ 4: der Schwamm

Manchmal stellt das Unternehmen neue Fähigkeiten ein, über die weder der neue Mitarbeiter noch das Unternehmen zum Zeitpunkt des Onboardings bereits verfügen. In diesem Fall wird der neue Mitarbeiter, ähnlich wie der Praktikant, wegen seiner Qualitäten eingestellt und weil das Unternehmen davon überzeugt ist, dass er sich die erforderlichen Fähigkeiten schnell aneignen kann.

Der große Unterschied zwischen dem Schwamm und dem Trainee besteht darin, dass das Unternehmen die Ausbildung nicht selbst durchführen kann, sondern sich auf eine externe Ausbildung verlassen muss.

Eine Designagentur könnte zum Beispiel einen sehr fähigen Grafikdesigner einstellen, um die Abteilung für Bewegungsdesign aufzubauen, auch wenn dieser Grafikdesigner noch kein ausgebildeter Bewegungsdesigner ist. Vielleicht war diese Person in ihrem früheren Beruf für den Aufbau einer anderen Abteilung verantwortlich und wurde auf dieser Grundlage angestellt. In diesem Fall ist es natürlich unerlässlich, dass der neue Mitarbeiter zunächst Motion Design lernt.

Wenn Sie einen Schwamm einstellen, sollten Sie sich über zwei Dinge im Klaren sein, bevor das Arbeitsverhältnis tatsächlich beginnt:

1. Welchen Weg wird der Mitarbeiter einschlagen?
2. Wer wird für den Kurs bezahlen?

Sobald eine Einigung über die beiden oben genannten Elemente erzielt wurde, ist es wichtig, dass das Unternehmen Geduld zeigt: Geben Sie dem neuen Mitarbeiter die Zeit und den Raum, die er braucht, um den Kurs zu absolvieren und die neuen Fähigkeiten zu erwerben.

Zu verwendende Tools

• Verwenden Sie den 90-Tage-Onboarding-Kalender, um Schulungen zu planen (Vorlage herunterladen)
• Verwenden Sie das Onboarding-Canvas, um den Schulungsbedarf zu ermitteln (Download)
• Setzen Sie coole Firmenartikel als Anreize für die Teilnahme an (oder die Durchführung von) Schulungen ein (lesen Sie mehr)

Do's und don'ts
Machen Sie:

• Bestimmen Sie, welche Art von Einstellung Sie planen (verwenden Sie die obige Matrix)
• Geben Sie Zeit und Raum für Schulungen
• Investieren Sie in formale Schulungen, verwenden Sie Tests und Quiz zur Leistungsmessung
• Belohnen Sie gute Leistungen im Training mit coolen Sachen

Nicht:

• Überlassen Sie den neuen Mitarbeiter sich selbst
• Setzen Sie die Leistungserwartungen zu früh nach dem Onboarding

Machen Sie Ihren Onboarding-Prozess erfolgreich

Nun, da wir die Bedeutung eines erfolgreichen Onboarding-Verfahrens erläutert und die Erkenntnisse rund um das goldene Dreieck des Onboarding mitgeteilt haben, besteht unser letztes Ziel darin, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Gestaltung Ihrer Onboarding-Erfahrung zu erstellen, damit Ihre neuen Mitarbeiter erfolgreich sind!

1. Definieren Sie Erwartungen

Führen Sie ein internes Gespräch mit den wichtigsten Interessengruppen in Ihrem Unternehmen: einem direkten Kollegen, einem direkten Vorgesetzten, der Geschäftsleitung, ... und definieren Sie, was Sie von dem neuen Kollegen erwarten und was der neue Mitarbeiter vom Unternehmen erwarten kann. Verwenden Sie den Onboarding Canvas, um Ihr Gespräch zu strukturieren.

2. Identifizieren Sie die Art der Anstellung

Verwenden Sie die Matrix der technischen Fähigkeiten, um die Art der geplanten Einstellung zu bestimmen. Auf der Grundlage Ihrer Entscheidung beginnen Sie mit der Gestaltung der Schulung auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen.

3. Schreiben Sie eine überzeugende Stellenbeschreibung

Investieren Sie Zeit in das Verfassen einer Stellenbeschreibung, die nur wenig Spielraum für Interpretationen lässt: Definieren Sie die Erwartungen kristallklar und stellen Sie sicher, dass die Unternehmenskultur mit der Stellenausschreibung übereinstimmt. Profi-Tipp: Lassen Sie die direkten Kollegen des neuen Mitarbeiters die Stellenbeschreibung schreiben!

4. Machen Sie das Vorstellungsgespräch zu einer positiven Erfahrung

Das hier ist eine Herausforderung. Menschen, die interviewt werden, sind nervös, sogar ängstlich. Überlegen Sie sich genau, wen Sie in Ihr Gespräch einbeziehen: Untersuchungen haben gezeigt, dass Vorstellungsgespräche erfolgreicher sind, wenn direkte Kollegen des zukünftigen Mitarbeiters mit am Tisch sitzen.

Nutzen Sie unser Employee Onboarding Canvas, um den Dialog zu strukturieren und Feedback 'vor Ort' zu geben. Sorgen Sie dafür, dass auch diejenigen, die das Gespräch ohne die Chance auf ein zweites Gespräch verlassen, ein gutes Gefühl für Ihr Unternehmen haben. Ein nettes Abschiedsgeschenk wie ein Paar Socken als Dankeschön für ihre Bemühungen zeugt von großer Klasse.

5. Haben Sie einen klaren Onboarding-Kalender

Das Onboarding beginnt in dem Moment, in dem Sie dem neuen Mitarbeiter die gute Nachricht überbringen. Teilen Sie ihm zu diesem Zeitpunkt Ihren Einführungskalender mit, damit er weiß, was ihn erwartet. Laden Sie unseren 90-Tage-Onboarding-Kalender herunter, um sich bei der Erstellung Ihres eigenen Kalenders zu helfen.

6. Machen Sie den ersten Tag zu einem Erlebnis

Dieser erste Eindruck ist so wichtig. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zeitplan für den ersten Tag bzw. die ersten Tage schon im Voraus komplett durchdacht haben. Eine tolle Onboarding-Box für den neuen Mitarbeiter ist mehr als nur ein Gimmick: Sie sorgt dafür, dass sich der neue Mitarbeiter von Anfang an willkommen und motiviert fühlt!

7. Setzen Sie Ihr Coaching fort und hören Sie auf Ihr Feedback

Wenn Sie erst einmal den richtigen Anfang gemacht haben, sind Sie auf dem richtigen Weg. Die Chancen, dass sich die Dinge von da an verschlechtern, sind sehr gering. Investieren Sie aber in den ersten Monaten des neuen Mitarbeiters weiter in Coaching und Feedback.