Para gestionar un programa de kits de bienvenida para nuevos empleados, diseña y almacena el kit, agrúpalo en un paquete prefabricado y luego crea una campaña de canje que genera un enlace de autoservicio. El nuevo empleado elige su talla, confirma su dirección y el kit se envía automáticamente. Pega ese enlace en tu correo de bienvenida del HRIS y todo el programa funciona solo. Presupuesta de 50 a 100 € por caja y externaliza en cuanto llegues a unas diez contrataciones al mes.
Un kit de bienvenida es una de las acciones de mayor impacto y menor esfuerzo que puede hacer RR. HH., pero solo si no consume la semana de nadie. Acordarse de cada nuevo empleado, recopilar talla y dirección, empaquetar, enviar y hacer seguimiento es una tarea tan secundaria que, a cualquier escala, deja de hacerse en silencio. La respuesta es automatizarlo por completo. Así se hace, paso a paso.
El flujo automatizado, de principio a fin
Todo el programa se reduce a una idea: un único enlace de autoservicio, pegado en las comunicaciones que ya envías. Esto es lo que ocurre detrás.
- Diseñar, producir y almacenar Sunday diseña y produce la caja y los artículos, y luego los mantiene en stock para que nada se fabrique bajo pedido en el momento de la contratación.
- Montar un paquete prefabricado Agrupas los artículos en un paquete en la plataforma y ves el stock en vivo de ese paquete.
- Crear una campaña de canje Añade el paquete a una campaña de onboarding con reglas y elementos visuales. El sistema genera un enlace de canje que actúa como tu página de destino.
- El nuevo empleado se autoabastece En esa página elige su talla, selecciona variantes, introduce su dirección personal o de la oficina y reclama el kit. Se envía automáticamente.
- Pega el enlace en tu HRIS Pega el enlace de canje en tu correo de bienvenida existente en Personio, HiBob, Workday o similar. Una línea, un botón, y el programa funciona solo.
Paso 1: elegir los productos
Empieza con un kit que cale. La regla es algo para llevar puesto, algo para usar y algo para el escritorio, con una sudadera de marca premium como artículo estrella. Una sudadera pesada y bordada se siente como un abrazo cálido de la empresa a la que alguien acaba de unirse, por eso es la pieza número uno de un kit de bienvenida. Añade una bolsa, un par de artículos útiles de escritorio y una nota personalizada. Previsualiza la sudadera estrella con tu marca con el generador gratuito de maquetas de sudaderas, o explora las sudaderas personalizadas.
Paso 2: diseñar y almacenar el kit
Una vez diseñados los artículos, se producen y almacenan para que el paquete esté listo para enviarse en cuanto un nuevo empleado lo reclame. Esta es la parte que hace posible la automatización: como el stock está listo, no hay plazo de espera entre que alguien se incorpora y el envío de su kit. Montas los artículos en un paquete prefabricado y observas el stock en vivo, así siempre sabes cuántos kits puedes enviar antes de un reabastecimiento.
Un kit montado como paquete prefabricado. El stock está listo para que los kits salgan en cuanto se reclaman.
Paso 3: crear la campaña de canje
Añade el paquete a una campaña de onboarding, define las reglas y los elementos visuales, y el sistema genera un enlace de canje. Ese enlace es tu página de destino. El nuevo empleado lo abre, elige su talla, selecciona variantes, introduce la dirección a la que quiere el envío y reclama el kit. Como el destinatario elige su propia talla y confirma su propia dirección, desaparecen dos de las mayores fuentes de error: tallas equivocadas y direcciones equivocadas.
Paso 4: conectar tu HRIS
Este es el paso que convierte una buena idea en un programa que nunca se olvida. Pega el enlace de canje en el correo de bienvenida automatizado que ya envías desde tu sistema de RR. HH., sea Personio, HiBob, Workday u otra herramienta. El correo gana una línea, reclama aquí tu kit de bienvenida, con un botón a la página de canje. A partir de ahí todo funciona de forma totalmente automática: se añade un nuevo empleado, sale el correo de bienvenida, reclama el kit y se envía. Nadie empaqueta una caja.
| Hacerlo internamente | Programa automatizado | |
|---|---|---|
| Disparador | Alguien se acuerda de un nuevo empleado | El correo de bienvenida del HRIS sale automáticamente |
| Tallas y dirección | Perseguidas por correo | El destinatario se autoabastece en la página de canje |
| Empaquetado | Alguien en recepción | Preabastecido, se envía al reclamar |
| Empleados remotos | A menudo olvidados | Mismo enlace, enviado a su puerta |
| Esfuerzo por contratación | Una tarea manual lenta | Prácticamente nulo |
Paso 5: acertar con el momento
Procura que el kit llegue dentro de una ventana de dos semanas alrededor de la fecha de inicio, de la semana anterior a la semana posterior. Entregarlo antes de la incorporación es un buen detalle. Para empleados de oficina, déjalo en el escritorio para el día uno o dos. Para empleados remotos, un poco más tarde está bien siempre que sepan que va en camino, de lo que se encargan la página de canje y el seguimiento. La clave es mostrar la intención dentro de esa ventana para que el nuevo empleado sepa que la bienvenida está en camino.
Empleados remotos e internacionales
Un solo país es fácil. Lo global es donde mueren los programas internos: papeleo aduanero, direcciones equivocadas, calidad de los mensajeros y aranceles. El peor fallo es que se pida a un nuevo empleado pagar una factura de aduanas para recibir un regalo de su empleador. Un programa gestionado lo resuelve almacenando stock, confirmando la dirección con el destinatario y enviando Delivered At Place con los aranceles prefinanciados, para que el nuevo empleado nunca se enfrente a una factura. Así es como la misma bienvenida llega a alguien en cualquier país sin que las complicaciones acaben con el programa. Para el contexto más amplio, consulta la guía completa de kits de bienvenida.
Un kit listo para enviar. El envío Delivered At Place con aranceles prefinanciados mantiene el programa en marcha más allá de las fronteras.
Paso 6: medir el programa
Un programa de kits de bienvenida es fácil de justificar y fácil de medir. Sigue las métricas operativas evidentes y luego las de impacto:
- Tasa de canje: la proporción de nuevos empleados que reclaman su kit. Un enlace de autoservicio la mantiene alta.
- Tiempo de entrega: cuánto tarda desde la fecha de inicio hasta el kit en mano. Apunta a la ventana de dos semanas.
- Compartidos en redes: al menos uno de cada cinco nuevos empleados publicará sobre un kit que le encanta, lo que es marca de empleador gratuita.
- Coste por persona: de 50 a 100 € por caja, bajando con el volumen y la reutilización para eventos.
- Consistencia: todos reciben el mismo kit. Un kit que falta es más delicado que un error en la nómina.
La economía es simple. A 50 a 100 € la caja, 100 contrataciones cuestan solo de 5.000 a 10.000 €, ínfimo al lado de un salario o una tarifa de selección. Externaliza en cuanto envíes unos diez kits al mes, porque el envío sale más barato a escala y el precio del producto es el mismo tanto si lo empaquetas tú como si no.
Gestionar un programa de kits de bienvenida: tus preguntas
¿Cómo se automatiza un programa de kits de bienvenida para nuevos empleados?
Diseña y almacena el kit, agrúpalo en un paquete prefabricado y luego crea una campaña de canje que genera un enlace de autoservicio. El nuevo empleado elige una talla, confirma una dirección y el kit se envía automáticamente. Pega el enlace en tu correo de bienvenida del HRIS y funciona solo.
¿Cómo llega el kit a la puerta de un empleado remoto?
El enlace de canje permite al destinatario introducir su propia dirección confirmada, y un programa gestionado y con stock envía directamente allí. Para contrataciones internacionales se envía Delivered At Place con aranceles prefinanciados, para que el kit llegue sin que se pida al nuevo empleado pagar nada.
¿Cuándo debe enviarse el kit de bienvenida?
Dentro de una ventana de dos semanas alrededor de la fecha de inicio. Antes de la incorporación está bien, el día uno o dos es ideal para empleados de oficina, y un poco más tarde está bien para empleados remotos siempre que sepan que va en camino. Muestra la intención dentro de esa ventana.
¿En qué momento deberíamos externalizar los kits de bienvenida?
Alrededor de diez kits o diez contrataciones al mes. En ese punto, el trabajo manual de acordarse, recopilar tallas y direcciones, empaquetar y enviar deja de valer el tiempo de un equipo, y externalizar sale más barato porque las tarifas de envío mejoran a escala mientras el precio del producto se mantiene igual.
¿Cuánto cuesta un programa de kits de bienvenida?
Unos 50 a 100 € por caja. A 100 contrataciones, eso son solo de 5.000 a 10.000 €, poco al lado de un salario o una tarifa de selección. Un mayor volumen reduce el coste unitario, y reutilizar los artículos del kit para eventos también ayuda.
¿Qué deberíamos medir?
Tasa de canje, tiempo de entrega, compartidos en redes, coste por persona y consistencia. La consistencia es lo que más importa: todos deberían recibir el mismo kit, porque un kit de bienvenida que falta puede ser más delicado que un error en la nómina.
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