In Nederland regelt de werkkostenregeling (WKR) hoeveel je als werkgever onbelast aan personeel kunt vergoeden, verstrekken of cadeau doen. Anders dan in Duitsland is er geen vast bedrag per cadeau, maar een collectief budget voor je hele bedrijf. Dit artikel legt uit hoe die vrije ruimte werkt en toont 15 geschenkideeën die goed binnen een gemiddeld budget passen.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het bedrag dat je in 2026 belastingvrij mag besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en cadeaus voor personeel, bovenop het reguliere loon. De vrije ruimte bedraagt 2,00% van de eerste €400.000 van de fiscale loonsom, plus 1,18% over het bedrag daarboven.
- Een collectief bedrijfsbudget, geen bedrag per werknemer. Er is geen wettelijke grens per cadeau of per medewerker. Hoeveel je aan één werknemer kunt besteden, hangt af van je totale loonsom en wat er al binnen de vrije ruimte is gebruikt.
- Bij overschrijding: 80% eindheffing. Geeft je bedrijf meer uit dan de vrije ruimte toelaat, dan betaal je als werkgever 80% belasting over het bedrag daarboven. Dit komt voor rekening van de werkgever, niet van de werknemer.
- Gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen en verstrekkingen moeten wel "gebruikelijk" zijn, ze mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties normaal is, anders telt het meerdere gewoon als loon.
- Praktische vuistregel. Sommige adviseurs noemen ruwweg €2.400 per medewerker per jaar als richtlijn bij een gemiddeld bedrijf, maar dit is geen wettelijk bedrag, reken zelf uit hoeveel vrije ruimte je loonsom oplevert.
15 personeelscadeaus binnen een gangbaar budget
1. Hoodie – The Rex: het herokledingstuk
Een zware hoodie van 280gsm biologisch katoen die mensen daadwerkelijk graag dragen, het item waar veel personeelscadeau-programma's omheen worden gebouwd.
- Materiaal: 90% biologisch katoen, 10% polyester.
- Branding: borduurwerk, print of patches.
- Bestellen: MOQ 100 · vanaf €40,09/stuk.
2. Sportsokken: de favoriet
Het meest bestelde item van Sunday, een klein, onverwacht cadeau dat toch echt gewaardeerd wordt.
- Materiaal: 80% katoen, 17% polyamide, 3% elastaan.
- Branding: ingebreide logozones.
- Bestellen: MOQ 100 · vanaf €4,00/stuk.
3. Gerecyclede RVS-fles: de dagelijkse hydratatie
Vacuümgeïsoleerd en gemaakt van gerecycled roestvrij staal, een cadeau dat dagelijks zichtbaar gebruikt wordt.
- Materiaal: gerecycled roestvrij staal.
- Branding: lasergravure of print.
- Bestellen: MOQ 50 · vanaf €11,00/stuk.
4. A5-notitieboek: FSC-gecertificeerd papier
Een A5-hardcover met elastische sluiting en leeslint, praktisch en met een controleerbare materiaalherkomst.
- Materiaal: FSC-gecertificeerd papier, PU-kaft.
- Branding: reliëfdruk of print op de kaft.
- Bestellen: MOQ 100 · vanaf €4,58/stuk.
5. Gerecyclede PET-pen: de betaalbare toevoeging
Een goedkope pen die zich makkelijk laat combineren met een groter item binnen hetzelfde budget.
- Materiaal: gerecycled PET.
- Branding: tampon- of digitale print.
- Bestellen: MOQ 300 · vanaf €1,33/stuk.
Bekijk de Gerecyclede PET-pen →
6. Premium Tote Bag: de lichte tas
Een zware katoenen tote bag met een premium gevoel, alledaags genoeg om echt gebruikt te worden.
- Materiaal: 270gsm katoen.
- Branding: print of gepersonaliseerde band.
- Bestellen: MOQ 100 · vanaf €6,44/stuk.
7. Baseball Cap 6 Panel: het alledaagse accessoire
Een goedkoop, opvallend accessoire dat het hele jaar door werkt.
- Materiaal: 100% katoen.
- Branding: borduurwerk.
- Bestellen: MOQ 100 · vanaf €8,34/stuk.
8. Bamboe theefles: de natuurlijke keuze
Een bamboe buitenkant over een duurzame binnenkant van roestvrij staal, een warme upgrade ten opzichte van een volledig metalen fles.
- Materiaal: roestvrij staal, bamboe.
- Branding: lasergravure of print.
- Bestellen: MOQ 50 · vanaf €18,70/stuk.
9. Magnetische draadloze powerbank: de dagelijkse tech
Een magnetische powerbank in gerecycled ABS-kunststof, echt nuttig voor iedereen die naar kantoor of een klant reist.
- Materiaal: gerecyclede ABS-kunststof.
- Branding: tampon- of digitale print.
- Bestellen: MOQ 50 · vanaf €18,39/stuk.
10. Noise-Cancelling Koptelefoon: de focusbooster
Een hoogwaardig cadeau dat in de praktijk echt verschil maakt tijdens een drukke werkdag.
- Materiaal: gerecycled ABS, ANC + ENC, opvouwbaar.
- Branding: digitale print of doming.
- Bestellen: MOQ 50 · vanaf €24,46/stuk.
11. RollTop Rugzak: de dagelijkse pendelrugzak
Een waterdichte rugzak met laptopvak die al snel de dagelijkse tas van een medewerker wordt.
- Materiaal: GRS gerecycled PU, waterbestendig.
- Branding: print of borduurwerk.
- Bestellen: MOQ 25 · vanaf €24,57/stuk.
12. Stanley Quencher H2.0 Tumbler: de trending topper
De cultfavoriet onder de tumblers in gerecycled staal, een cadeau waar mensen echt enthousiast van worden.
- Materiaal: gerecycled 18/8 roestvrij staal.
- Branding: lasergravure of tampondruk.
- Bestellen: MOQ 25 · vanaf €49,60/stuk.
13. Ocean Bottle – Big: de missiegedreven keuze
Een designfles met een oprecht verhaal over het opruimen van oceaanplastic.
- Materiaal: gerecycled roestvrij staal.
- Branding: lasergravure of print.
- Bestellen: MOQ 25 · vanaf €44,30/stuk.
14. Gebreide Sjaal: de gezellige toevoeging
Een item met hoge gepercipieerde waarde, goed voor een wintereditie van het personeelscadeau.
- Materiaal: 80% viscose, 20% polyester.
- Branding: geweven label.
- Bestellen: MOQ 100 · vanaf €7,66/stuk.
15. Vilten Etui: de kabelorganizer
Een duurzaam tasje voor kabels, opladers of oordopjes, een goedkope aanvulling bij een groter cadeau.
- Materiaal: 100% gerecycled vilt.
- Branding: borduurwerk of label.
- Bestellen: MOQ 100 · vanaf €14,80/stuk.
En relatiegeschenken aan klanten?
De WKR geldt alleen voor personeel. Voor relatiegeschenken aan klanten en zakenpartners gelden andere regels:
- Btw-drempel van €227 excl. btw per relatie per boekjaar. Blijf je daaronder, dan is de btw over het geschenk aftrekbaar. Kom je erboven, dan vervalt het recht op btw-aftrek voor het volledige geschenk.
- Doorgaans 80% aftrekbaar van de winst als zakelijke kosten, als algemene regel voor relatiegeschenken.
- Reclameartikelen onder €15 per stuk met een permanent zichtbaar logo tellen niet mee als relatiegeschenk, en de btw daarop is altijd volledig aftrekbaar.
Op zoek naar meer ideeën? De volledige lijst met 20 personeelscadeaus vind je in 20 Personeelscadeaus binnen de Vrije Ruimte in Nederland.
Veelgemaakte fouten
- De vrije ruimte als bedrag per werknemer zien. Het is een collectief bedrijfsbudget op basis van de totale loonsom, geen individuele grens.
- De gebruikelijkheidstoets vergeten. Een uitzonderlijk duur cadeau dat sterk afwijkt van wat gebruikelijk is, kan alsnog als loon worden aangemerkt.
- Relatiegeschenken en personeelscadeaus door elkaar halen. Het zijn twee volledig gescheiden regelingen met eigen voorwaarden.
Let op: dit artikel geeft een algemene toelichting en is geen fiscaal advies. Bedragen en percentages kunnen wijzigen, stem de toepassing in uw situatie af met uw boekhouder of belastingadviseur.
Personeelscadeaus bestellen
Elk product hierboven is volledig aan te passen met jouw branding en beschikbaar in zakelijke bestelhoeveelheden. Blader door het volledige assortiment in de Sunday-catalogus om personeelscadeaus samen te stellen die binnen je vrije ruimte passen.
