Privacybeleid & Verwerkersovereenkomst
Laatst bijgewerkt: 30 maart 2026
Dit Privacybeleid legt uit hoe Sunday persoonsgegevens verwerkt in verband met haar platform voor merchandise met merk, klantrelaties, bestellingen, opslag, fulfilment en verzenddiensten. Het legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij ze gebruiken, wie ze ontvangt en hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen.
1 Wie wij zijn en hoe u contact met ons kunt opnemen
Sunday is de handelsnaam van Sunday BV, geregistreerd in België onder ondernemingsnummer 0539.854.587, met maatschappelijke zetel te Kwadestraat 155,6.1, 8800 Roeselare, Belgium. In dit beleid betekenen “Sunday”, “wij”, “ons” en “onze” Sunday BV.
Voor vragen over persoonsgegevens, dit beleid of uw rechten kunt u een e-mail sturen naar [email protected] of schriftelijk contact opnemen met Sunday BV op bovenstaand adres, ter attentie van het privacyteam.
2 Toepassingsgebied en onze rol
Dit beleid betreft persoonsgegevens over vertegenwoordigers van klanten, gebruikers van platformaccounts en personen die merchandise ontvangen, waaronder werknemers en klanten van organisaties die gebruikmaken van Sunday. Persoonsgegevens betekent informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Verwerking omvat het verzamelen, opslaan, gebruiken, delen en verwijderen van die informatie.
Een verwerkingsverantwoordelijke bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Een verwerker verwerkt persoonsgegevens namens een verwerkingsverantwoordelijke en op diens gedocumenteerde instructies. De rol van Sunday hangt af van de betrokken activiteit.
Wanneer Sunday optreedt als verwerkingsverantwoordelijke
Sunday treedt op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer zij de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt voor haar eigen klantrelatie en platformbeheer, dienstgerelateerde communicatie en nalevingsverplichtingen. De doeleinden en rechtsgronden voor deze verwerking worden beschreven in sectie 5.
Wanneer Sunday optreedt als verwerker
Wanneer een organisatie ontvangersgegevens verstrekt zodat wij namens haar logistieke en fulfilmentdiensten kunnen uitvoeren, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Sunday op als haar verwerker op grond van de toepasselijke Verwerkersovereenkomst. Zo kan uw werkgever bijvoorbeeld merchandise voor u regelen en uw leveringsgegevens aan Sunday verstrekken.
De organisatie bepaalt de rechtsgrond voor die verwerking, welke ontvangers zijn opgenomen en de instructies die wij volgen. Haar eigen privacyverklaring licht die beslissingen toe. Dit beleid biedt informatie over de verwerking van die gegevens door Sunday; het vervangt niet de verklaring van die organisatie of de Verwerkersovereenkomst.
Indien een verzoek betrekking heeft op gegevens die wij namens een organisatie verwerken, stellen wij die organisatie onverwijld op de hoogte en staan wij haar bij met het verzoek. Wij reageren op haar gedocumenteerde instructies of wanneer de wet ons daartoe verplicht. U kunt rechtstreeks contact opnemen met de organisatie of ons privacy-e-mailadres gebruiken voor hulp bij het identificeren van het juiste aanspreekpunt.
3 Persoonsgegevens die wij verwerken
Afhankelijk van uw relatie met Sunday en de gebruikte diensten verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en verzendadres.
- Merchandise-informatie: kledingmaten en productvoorkeuren die nodig zijn voor de geselecteerde of bestelde merchandise.
- Bestel- en leveringsinformatie: bestelgeschiedenis, zendingen en trackinginformatie.
- Bedrijfs- en accountinformatie: bedrijf, functietitel en accountinformatie verbonden aan de klantrelatie of platformtoegang.
- Technische en gebruiksinformatie: IP-adressen, apparaatgegevens en informatie over het gebruik van het platform.
- Communicatievoorkeuren en betrokkenheid: marketingvoorkeuren en informatie over e-mailbetrokkenheid. Onze e-mailcommunicatie betreft transactionele en platform-e-mails, zoals toegelicht in sectie 6.
Wij gebruiken de informatie die relevant is voor de uit te voeren taak. Verzending vereist bijvoorbeeld een leveringsnaam en -adres, terwijl het kiezen van kleding een maat kan vereisen. De kledingmaat van een ontvanger vormt op zichzelf geen verzoek om gezondheidsinformatie.
4 Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen
Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u gegevens verstrekt via het platform, accountinformatie aanlevert, een bestelling plaatst of met ons communiceert over de diensten.
Wij ontvangen ook persoonsgegevens van de organisatie die merchandise regelt of Sunday namens u gebruikt. Dit kan contactgegevens, leveringsinformatie en kledingmaten omvatten. Verzend- en fulfilmentpartners verstrekken informatie over zendingen en de voortgang ervan, waaronder tracking en leveringsresultaten.
Technische en platformgebruiksgegevens worden gegenereerd wanneer u het platform opent of gebruikt. Cookies en trackingtechnologieën kunnen eveneens informatie verzamelen in verband met platformgebruik en e-mailbetrokkenheid. Sectie 7 licht de relevante privacyoverwegingen toe.
Wanneer de organisatie die uw merchandise regelt uw informatie verstrekt, vraag haar dan om details over de bron en de rechtsgrond van die verstrekking indien deze niet duidelijk blijken uit haar privacyverklaring.
5 Waarom wij persoonsgegevens gebruiken en onze rechtsgronden
De volgende toelichtingen maken onderscheid tussen de verwerking door Sunday als verwerkingsverantwoordelijke en de verwerking die zij uitvoert namens een klantorganisatie. Een contract met uw werkgever of een andere organisatie betekent niet automatisch dat u persoonlijk een contract met Sunday hebt.
Beheer van de klantrelatie en accounts
Wij gebruiken identiteits-, bedrijfs-, contact- en accountinformatie om de klantrelatie te beheren, toegang tot het platform te organiseren en dienstgerelateerde vragen af te handelen. Wanneer u persoonlijk partij bent bij een contract met Sunday, is de verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van dat contract of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten ervan, gebaseerd op artikel 6, lid 1, onder b, AVG.
Wanneer u optreedt voor een organisatie, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6, lid 1, onder f, AVG bij het beheren van de zakelijke relatie en het communiceren met haar bevoegde contactpersonen. Wij moeten dit belang afwegen tegen uw belangen en grondrechten.
Regelen van merchandise en leveren van bestellingen
Wij gebruiken namen van ontvangers, contactgegevens, verzendadressen, kledingmaten, productvoorkeuren, bestelgeschiedenis en zendinginformatie om de juiste merchandise te selecteren, pakketten voor te bereiden en te verzenden, zendingen te volgen en leveringsproblemen aan te pakken.
Voor gegevens die namens een organisatie worden verwerkt, volgen wij haar gedocumenteerde instructies op grond van de Verwerkersovereenkomst. De organisatie is verantwoordelijk voor het identificeren en toelichten van de toepasselijke rechtsgrond uit artikel 6. Onze verwerkersovereenkomst vormt geen afzonderlijke rechtsgrond voor de verwerking door de organisatie.
Wanneer Sunday zelf de verwerkingsverantwoordelijke is en u persoonlijk met ons een contract sluit voor een bestelling, is de verwerking die objectief noodzakelijk is om die bestelling uit te voeren, gebaseerd op artikel 6, lid 1, onder b, AVG. Wanneer wij de bestellingen van een organisatie beheren via haar vertegenwoordigers, is het relevante gerechtvaardigd belang het beheren en uitvoeren van die zakelijke relatie.
Verzenden van transactionele en platformcommunicatie
Wij gebruiken contact- en accountinformatie, bestelgegevens en zendinginformatie om communicatie te verzenden met betrekking tot de diensten, het platform en de bestellingen. Deze communicatie is gebaseerd op contractuele noodzaak wanneer u persoonlijk de contracterende partij bent, of op ons gerechtvaardigd belang bij het beheren van en communiceren over de diensten wanneer u een klantorganisatie vertegenwoordigt. Communicatie die namens een organisatie wordt verzonden, volgt haar instructies en rechtsgrond.
Exploiteren en beschermen van het platform
Wij verwerken IP-adressen, apparaatgegevens en platformgebruiksinformatie om het platform te exploiteren en de toegang tot persoonsgegevens te beschermen. Wanneer Sunday deze verwerking bepaalt, is haar gerechtvaardigd belang het in stand houden van een functionerende en veilige dienst. Wanneer toegang tot informatie op uw apparaat of een andere trackingactiviteit toestemming vereist, is die toestemming afzonderlijk vereist; gerechtvaardigde belangen vervangen deze niet.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen
Wanneer een wettelijke verplichting Sunday verplicht om gegevens te bewaren of een privacyverzoek af te handelen, is de relevante verwerking gebaseerd op artikel 6, lid 1, onder c, AVG. Dit geldt uitsluitend voor de informatie en verwerking die noodzakelijk is om aan de toepasselijke verplichting te voldoen. Sectie 10 licht toe hoe dit zich verhoudt tot bewaring.
Verwerking op basis van toestemming
Wanneer toestemming vereist is voor een specifieke cookie- of trackingactiviteit, moet de betrokken activiteit worden toegelicht op het moment dat toestemming wordt gevraagd. Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en intrekbaar zijn. Op grond van artikel 6, lid 1, onder a, AVG laat intrekking de rechtmatigheid van de vóór intrekking rechtmatig uitgevoerde verwerking onverlet.
Indien wij voornemens zijn persoonsgegevens te gebruiken voor een nieuw doel, verstrekken wij vooraf de door de toepasselijke wetgeving vereiste informatie en stellen wij een rechtsgrond voor dat gebruik vast.
6 E-mails en communicatiekeuzes
Sunday verzendt transactionele en platform-e-mails in verband met de diensten. Deze omvatten communicatie over bestellingen en zendingen en over de werking van het platform. Het verstrekken van contactgegevens voor deze doeleinden geeft op zichzelf geen toestemming voor promotionele marketing.
Wij verwerken communicatievoorkeuren en informatie over e-mailbetrokkenheid in verband met onze communicatie. Elke voor tracking vereiste toestemming moet afzonderlijk worden verkregen van de verzending van een noodzakelijke dienst-e-mail.
U kunt contact opnemen met [email protected] over communicatievoorkeuren of de verwerking van e-mailbetrokkenheid. Sommige dienstberichten zijn noodzakelijk om een account te beheren of een zending af te ronden. Bezwaar tegen optionele verwerking heft niet onze verplichting op om informatie te verzenden die wettelijk vereist is.
8 Wie persoonsgegevens ontvangt
Wij delen persoonsgegevens waar dit nodig is om de betrokken dienst uit te voeren, waarbij wij de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke volgen wanneer Sunday optreedt als verwerker. De categorieën ontvangers die voor de diensten worden gebruikt, zijn:
- Verzendbedrijven, waaronder DHL en UPS, voor verzending, transport, tracking en levering. Relevante informatie omvat de naam, het adres en de contactgegevens van de ontvanger en zendinginformatie.
- Opslag- en fulfilmentpartners, voor het opslaan van merchandise, het selecteren van artikelen, het voorbereiden van pakketten en het uitvoeren van bestellingen. Relevante informatie omvat ontvangers- en bestelinformatie en kledingmaten waar nodig voor artikelselectie.
- Cloudhosting- en infrastructuuraanbieders, voor het hosten en ondersteunen van de systemen waarmee de diensten en persoonsgegevens worden beheerd.
Toegang binnen Sunday is beperkt tot personeel dat de informatie nodig heeft voor zijn taken en dat gebonden is aan geheimhoudingsverplichtingen. De toepasselijke rol van een externe ontvanger hangt af van wat deze met de gegevens doet; een ontvanger kan optreden als verwerker of eigen verantwoordelijkheden als verwerkingsverantwoordelijke hebben.
Voor klantgegevens die onder de Verwerkersovereenkomst vallen, wordt het gebruik van subverwerkers door Sunday beheerst door de bepalingen van die overeenkomst inzake toestemming, contractuele bescherming en toepasselijke kennisgeving van wijzigingen. Dit beleid verleent geen aanvullende toestemming om subverwerkers aan te stellen.
Wanneer een wet openbaarmaking vereist, verwerken en maken wij de relevante informatie openbaar zoals die wet vereist. Een wettelijk verplichte openbaarmaking verschilt van routinematige dienstgerelateerde uitwisseling.
9 Verwerkingslocaties en internationale leveringen
De platformverwerking van Sunday is gevestigd in de Europese Economische Ruimte (EER), die bestaat uit de EU-lidstaten, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. De Verwerkersovereenkomst specificeert fysieke servers binnen de EU.
Sunday regelt ook internationale zendingen. Een levering buiten de EER kan vereisen dat ontvangers- en zendinginformatie beschikbaar wordt gesteld buiten de EER voor transport en levering. EER-hosting betekent op zichzelf niet dat elke openbaarmaking in verband met een internationale zending binnen de EER blijft.
Elke doorgifte die onder de internationale doorgifteregels van de AVG valt, moet aan die regels voldoen. De Verwerkersovereenkomst vereist passende bescherming voor doorgiften van de EER naar buiten de EER en voorziet in door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen tenzij anders overeengekomen. Dit is een contractuele vereiste; het mechanisme dat van toepassing is op een bepaalde zending hangt af van de bestemming, de ontvanger en de regelingen voor die doorgifte.
Neem contact op met [email protected] voor informatie over de bestemmingen en ontvangers die relevant zijn voor uw gegevens, het doorgiftemechanisme dat van toepassing is op een bepaalde doorgifte en hoe u een kopie van eventuele relevante waarborgen kunt verkrijgen.
10 Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
De bewaartermijn voor persoonsgegevens die worden gebruikt om klantdiensten te leveren, is de duur van het klantcontract. Voor persoonsgegevens die namens een klantorganisatie worden verwerkt op grond van de Verwerkersovereenkomst, moet Sunday de gegevens verwijderen en de verwijdering van alle kopieën bewerkstelligen, onverwijld en in elk geval binnen 10 werkdagen na beëindiging van de diensten waarbij die verwerking betrokken is. De overeenkomst voorziet eveneens in een bewijs van verwijdering op verzoek.
Wettelijke verplichtingen inzake het bijhouden van gegevens kunnen Sunday verplichten bepaalde gegevens te bewaren na beëindiging van het klantcontract. Elke dergelijke bewaring is beperkt tot de gegevens die de toepasselijke wet vereist en de door die wet opgelegde termijn. Dit schept geen algemeen recht om alle platform- of ontvangersgegevens na beëindiging te bewaren.
U kunt contact opnemen met [email protected] voor informatie over de bewaarvereiste die van toepassing is op uw gegevens. Wanneer Sunday optreedt als verwerker, kan de klantorganisatie ook haar eigen bewaarregelingen en -instructies toelichten.
11 Hoe wij persoonsgegevens beschermen
Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die passend zijn bij de aard van de verwerking en de risico's voor personen. De Verwerkersovereenkomst beschrijft geheimhoudingsverplichtingen, bewustwordingstraining voor personeel, toegang beperkt naar rol en noodzaak, wachtwoordtoegang, monitoring van aanmeldingen en beleid inzake back-ups, verwijdering, beveiliging van werkstations en wijzigingen aan systemen.
De overeenkomst verplicht Sunday eveneens om de risico's te beoordelen die voortvloeien uit onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens. Beveiligingsmaatregelen verminderen het risico, maar kunnen niet garanderen dat zich nooit een incident zal voordoen.
Indien een inbreuk op persoonsgegevens gevolgen heeft voor gegevens die wij namens een klantorganisatie verwerken, stellen wij die organisatie zonder onnodige vertraging op de hoogte en staan wij haar bij met onderzoek en respons overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst. Wanneer Sunday optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, stellen wij de bevoegde toezichthoudende autoriteit en de betrokken personen op de hoogte wanneer de toepasselijke wetgeving dit vereist.
12 Geautomatiseerde besluiten en profilering
Sunday neemt geen besluiten over personen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. Routinematige geautomatiseerde handelingen, zoals het doorgeven van zendinginformatie, vormen op zichzelf geen dergelijke besluiten.
13 Uw gegevensbeschermingsrechten
Onder voorbehoud van de voorwaarden en uitzonderingen in de AVG hebt u de volgende rechten:
- Inzage: vragen of uw persoonsgegevens worden verwerkt en een kopie en informatie over die verwerking verkrijgen.
- Rectificatie: onjuiste informatie laten corrigeren en onvolledige informatie laten aanvullen.
- Wissing: om verwijdering verzoeken wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor hun doel. Een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te bewaren kan dit recht beperken.
- Beperking: om beperkingen van het gebruik van uw gegevens verzoeken in de omstandigheden die in de AVG zijn vastgelegd, onder meer terwijl de juistheid wordt gecontroleerd.
- Overdraagbaarheid: persoonsgegevens die u hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat wanneer de verwerking geautomatiseerd is en gebaseerd is op toestemming of een contract met u. Waar technisch haalbaar kunt u verzoeken om rechtstreekse overdracht aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Bezwaar: bezwaar maken op gronden die verband houden met uw specifieke situatie wanneer de verwerking gebaseerd is op gerechtvaardigde belangen. De verwerkingsverantwoordelijke moet stoppen tenzij deze dwingende gerechtvaardigde gronden aantoont die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking noodzakelijk is voor rechtsvorderingen. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen direct marketing, met inbegrip van profilering die daarmee verband houdt, en die verwerking moet dan worden gestaakt.
- Intrekking van toestemming: een toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.
- Bescherming inzake geautomatiseerde besluiten: profiteren van de waarborgen in de AVG inzake uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen. Het huidige standpunt van Sunday wordt beschreven in sectie 12.
Hoe u uw rechten kunt uitoefenen
Stuur een e-mail naar [email protected] met een beschrijving van uw verzoek en voldoende informatie om het betreffende account, de bestelling of de relatie te identificeren. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om uw identiteit te bevestigen. Stuur geen identiteitsdocumenten tenzij hierom wordt verzocht en dit noodzakelijk is.
Voor verwerking waarvoor Sunday de verwerkingsverantwoordelijke is, reageren wij zonder onnodige vertraging en normaal gesproken binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer dit noodzakelijk is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, kan deze termijn met twee verdere maanden worden verlengd; wij lichten elke verlenging en de redenen daarvoor binnen de eerste maand toe.
Verzoeken zijn normaal gesproken kosteloos. Wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, staat de AVG een redelijke vergoeding of weigering toe. Indien wij geen gevolg kunnen geven aan een verzoek, lichten wij de redenen toe en de beschikbare klacht- en rechtsmiddelen zoals vereist door de wet.
Wanneer uw verzoek betrekking heeft op gegevens die namens een organisatie worden verwerkt, is de organisatie verantwoordelijk voor het bepalen van de respons. Wij geven het verzoek onverwijld aan haar door en bieden bijstand op grond van de Verwerkersovereenkomst. Dit heft haar toepasselijke responstermijnen niet op.
14 Klachten
U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder in het EER-land waar u gewoonlijk verblijft, werkt of meent dat een inbreuk heeft plaatsgevonden. U kunt ook een rechtsmiddel instellen op grond van de toepasselijke wetgeving.
Sunday is gevestigd in België. Informatie over de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en haar klachtenprocedure is beschikbaar op https://www.dataprotectionauthority.be/citizen. U kunt desgewenst eerst contact opnemen met het privacyteam van Sunday, maar dit is geen voorwaarde voor uw recht om een klacht in te dienen bij een autoriteit.
15 Verstrekken van gegevens en informatie over kinderen
Indien u of de organisatie die merchandise regelt de informatie die nodig is voor een account, artikelselectie of levering niet verstrekt, kunnen wij mogelijk de betreffende functie niet leveren of de zending niet uitvoeren. Zo kunnen wij bijvoorbeeld geen pakket leveren zonder een adequaat leveringsadres, of niet de gevraagde kledingmaat selecteren zonder maatinformatie.
De Verwerkersovereenkomst rekent kinderen tot de mogelijke ontvangers van merchandise voor de verwerking van kledingmaten. Wanneer een organisatie dergelijke informatie verstrekt, verwerkt Sunday deze op instructie van die organisatie. De organisatie is verantwoordelijk voor het waarborgen van een rechtsgrond en het verstrekken van passende informatie aan de betrokken personen en, waar van toepassing, hun ouders of voogden. Neem contact op met ons privacyteam indien u een zorg hebt over de gegevens van een kind.
16 Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in onze diensten, verwerking of wettelijke verplichtingen weer te geven. De huidige versie wordt beschikbaar gesteld bij de diensten. Wanneer de wet aanvullende informatie of kennisgeving over een wijziging vereist, verstrekken wij deze. Wanneer toestemming nodig is voor een nieuwe activiteit, vervangt het publiceren van een herzien beleid of het voortgezette gebruik van de diensten die toestemming niet.