Définition
L'exhibitor swag désigne tout le merch personnalisé qu'une entreprise emmène sur un salon en tant qu'exposant, de la tenue portée par l'équipe du stand aux objets que les visiteurs emportent. Ce sont donc deux choses à la fois : ce que vous portez et ce que vous donnez. La plupart des exposants concentrent leur énergie sur les goodies et traitent la tenue d'équipe en dernier. C'est exactement l'inverse qu'il faut faire.
Définition
L'exhibitor swag se divise en deux moitiés, souvent budgétées séparément alors qu'elles devraient être commandées ensemble. La moitié portée, c'est l'équipe du stand : polos, hoodies, softshells et casquettes qui rendent vos gens repérables dans un hall de quatre cents stands et trente mille badges. La moitié donnée, c'est tout ce qui sort du hall, du sticker à la veste. Les deux portent le même logo sur les mêmes photos.
Prenez un constructeur de machines présent quatre jours sur un salon industriel avec huit personnes. Chacune reçoit deux polos et une softshell pour les allées froides, soit 24 pièces. À côté, 1 500 stylos, 400 casquettes brodées réservées aux scans de badge et 40 coffrets pour les rendez-vous confirmés. La tenue d'équipe pèse peu en volume et environ un cinquième du budget, mais c'est la seule partie de la commande qui apparaît pendant quatre jours sur chaque photo de stand, chaque visuel presse et chaque post LinkedIn.
Comment fonctionne l'exhibitor swag
La tenue portée se démultiplie, le goodie non. Un visiteur voit un objet une fois. Une personne au stand porte votre marque huit heures par jour devant tous ceux qui traversent l'allée, et c'est pour cela que la coupe, le grammage et l'emplacement du marquage comptent bien plus que sur un stylo. Commandez par prénom et par taille confirmée, jamais sur une courbe de tailles estimée, et comptez deux hauts par personne et par jour. Les halls chauffent vite, et un polo trempé est pire que pas de polo du tout. Un demi-zip ou une softshell par-dessus garde l'image homogène quand l'allée près des quais de chargement est glaciale.
Vient ensuite le fret, et c'est là que le budget salon fuit sans bruit. Le manuel de l'exposant fixe les délais, et le prestataire officiel achemine tout du quai jusqu'au stand, facturé au poids. Un goodie lourd coûte deux fois, à l'achat puis au transport, et une palette de mugs en céramique peut générer des frais de manutention proches du prix des mugs. Un salon à l'étranger ajoute les formalités douanières et un transitaire. Les objets légers voyagent dans les bagages de l'équipe, et tout ce qui est marqué hors du pays exige son propre délai, bien avant le montage du stand.
La rupture est la dernière variable. Un goodie qui plaît disparaît avant le déjeuner du premier jour, et un stand avec une table vide pendant trois jours a l'air abandonné. Sous-commander des goodies se rattrape, puisque l'on peut en garder et les libérer heure par heure. Sous-commander la tenue d'équipe ne se rattrape pas, car on n'achète pas un polo marqué dans le hall. À l'inverse, le surplus coûte cher. Décidez avant la fermeture des caisses si les restes retournent dans un stock déjà personnalisé pour le salon suivant ou partent directement chez vos collaborateurs. Commander depuis un stock pré-marqué permet de fixer les quantités la semaine du salon plutôt qu'un trimestre avant.
L'exhibitor swag dans le merch personnalisé
- Tenue de l'équipe du stand: Le merch le plus visible que vous commanderez jamais. Polos, hoodies ou demi-zips assortis dans la couleur de la marque, taillés personne par personne, portés tout le salon et repris au suivant.
- Goodies conditionnés à une action: Stylos, planches de stickers, chaussettes et casquettes rangés derrière le comptoir plutôt que dessus, libérés contre un scan de badge pour que l'objet paie un lead. C'est le niveau volume de tout plan de conference swag.
- Cadeaux rendez-vous, VIP et partenaires: Le niveau réservé. Un hoodie épais, une gourde ou un petit coffret bien emballé pour qui réserve une démo ou signe sur le stand, souvent remis dans un swag bag à côté du tour de cou que tout le hall porte déjà.
L'exhibitor swag est le merch personnalisé qu'une entreprise exposante apporte sur un salon, à la fois la tenue portée par l'équipe du stand et les objets remis aux visiteurs.
5 astuces pour améliorer votre stratégie de Exhibitor swag
| Astuce | Étapes |
|---|---|
| Commandez la tenue en premier | Le textile du stand est sur toutes les photos. Taillez par personne, pas au jugé. |
| Pesez avant d'expédier | La manutention se facture au poids. Un goodie lourd vous coûte deux fois. |
| Lisez le manuel exposant tôt | Délais de fret et règles matériaux sont fixés des mois avant l'ouverture. |
| Gardez du stock de côté | Libérez les goodies par créneaux pour que le jour trois ne ressemble pas à une fin de série. |
| Prévoyez le sort des restes | Renvoyez le surplus au stock personnalisé ou expédiez-le directement aux équipes. |
Terminologie clé
Questions fréquentes
Que comprend l'exhibitor swag ?
Tout objet marqué qu'une entreprise exposante apporte sur un salon : tenue du stand, goodies posés sur la table, objets libérés contre un scan, cadeaux VIP et accessoires imprimés comme les tours de cou et les sacs. La signalétique et les visuels de stand relèvent en général de la construction et se budgètent à part.
Quelle différence entre exhibitor swag et conference swag ?
Le conference swag est tout ce qui se distribue sur une conférence, y compris par l'organisateur et les sponsors. L'exhibitor swag est ce qu'une entreprise exposante apporte et maîtrise elle-même, et il inclut la tenue portée par l'équipe du stand, ce que le conference swag ne couvre pas.
Quelle quantité d'exhibitor swag commander ?
Calculez les goodies sur la fréquentation attendue de votre propre stand, pas sur le nombre total d'inscrits au salon, et couvrez environ un tiers de ce chiffre en niveau ouvert. Pour le textile, comptez deux hauts par personne et par jour de salon, plus une couche chaude.
Combien de temps à l'avance faut-il commander ?
Prévoyez quatre à six semaines pour les pièces marquées, davantage si le salon est à l'étranger ou si l'emballage est sur mesure. Puiser dans un stock pré-marqué ramène ce délai à quelques jours, puisqu'il ne reste que la préparation et l'expédition.
Comment habiller une équipe de stand sur un salon ?
Un haut marqué identique dans la couleur de la marque, taillé pour chacun, avec une couche chaude pour les allées froides et un logo lisible à hauteur de poitrine, là où aucun badge ne vient le couvrir. Après quatre jours debout, la qualité des chaussures compte plus que la plupart des exposants ne l'imaginent.
