Wat is Event signage?

Event signage is het geheel aan bedrukte borden, doeken en bewegwijzering waarmee je een locatie brandt, bezoekers stuurt en vertelt wat waar gebeurt. Het loopt van een spandoek van vier meter boven de ingang tot het A4'tje op een deur waarop staat dat de workshop naar zaal twee is verplaatst. Signage is het enige gebrande oppervlak dat elke bezoeker ziet, ook wie nooit bij je stand komt.

Definitie

Signage heeft vier taken, en de taak bepaalt het materiaal. Merkuitingen dragen het merk: entreebogen, podiumachterwanden, fotowanden met herhaald logo. Bewegwijzering stuurt mensen: pijlen, vloerstickers, zaalnummers, hangende gangborden. Informatieborden beantwoorden een vraag voordat iemand die aan een mens hoeft te stellen: programma, sessietijden, sponsorlijsten, wifi-code, allergenenkaartjes bij het buffet. En dan zijn er de verplichte borden: nooduitgang, maximale bezetting, toestemming voor fotografie bij de deur.

Neem een congres met 900 deelnemers in een hotel. Het pakket bestaat uit één entreedoek van vier meter, twee retractable banners bij de registratie, zes zaalborden van foamplaat op ezels, veertien pijlen op de trapportalen, een textielachterwand van 6 bij 3 meter, dertig sponsorbordjes en een doos lege A4-houders met een stift. Dat laatste kost bijna niets en wordt het meest gebruikt, want zalen wisselen altijd op de ochtend zelf.

Hoe event signage werkt

Het materiaal volgt uit de levensduur en de manier van ophangen. Foam-pvc van 5 mm is het werkpaard voor zaalborden en ezelborden: stijf, licht, netjes te frezen en direct te bedrukken op een uv-flatbed. Kanaalplaat is de goedkope buitenoplossing voor parkeer- en terreinpijlen. Aluminium composiet overleeft regen en ruwe handen. Textiel gespannen over een aluminium frame is wat je achter een podium wilt, want het spiegelt niet onder spots en past in een tas in plaats van een kist. Zelfklevende folie doet glas en vloeren, en vloerfolie heeft een antislipwaarde nodig, R10 of beter, anders weigert de locatie hem.

Leesbaarheid is rekenwerk, geen smaak. Reken op ongeveer 25 mm hoofdletterhoogte per drie meter leesafstand. Een zaalbord dat je op vier meter leest heeft dus zo'n 35 mm nodig, een hangend gangbord op vijftien meter al 125 mm. Hang pijlen op ooghoogte of hoger, houd het bij één boodschap per bord, en werk met hard contrast, donker op licht of licht op donker, want hallicht vlakt alles daartussen af. Ontwerp in vector, lever een platgeslagen drukklare pdf op ware grootte met 3 mm afloop, en check of het bord in grijstinten nog leesbaar is voordat je akkoord geeft.

De locatie is waar budgetten sneuvelen. De meeste hallen rekenen ophangkosten voor alles wat aan het plafond hangt, per ophangpunt, waardoor een hangend doek duurder is om op te hangen dan om te drukken. Veel zalen verbieden lijm op geschilderde muren en sturen je het schilderwerk door als je het toch doet. Europese locaties vragen vaak een brandvertragingscertificaat voor doek en foam, meestal B1 of een Euroklasse volgens EN 13501, dus vraag je drukker om dat certificaat bij de bestelling en niet bij de ingang. Reken op vijf tot tien werkdagen drukwerk, twee tot drie weken voor frames op maat, plus de week die de goedkeuring van het ontwerp altijd opeet.

Event signage in branded merch

1. Beursstands: Signage en merch zijn één visueel systeem, geen twee bestellingen. De standgrafiek, het tafelkleed, de polo's van je standteam en de giveaway-tas moeten dezelfde kleuropbouw hebben, anders oogt de stand gehuurd in plaats van eigen.
2. Congressen en summits: Podiumwanden, programmaborden en sponsorwanden lopen mee met het bezoekerspakket. Sponsors kopen signageplekken net zo goed als een insert in de tas, dus je bordontwerp verkoopt inventaris.
3. Interne events en roadshows: All-hands, onboardingweken en open dagen. Een modulaire set frames met verwisselbare doeken maakt van één investering een signagekit die je jaren hergebruikt, met per event alleen een nieuw bedrukt vel.