Wat is Exhibitor swag?

Exhibitor swag is alle gebrande merchandise die je als exposant meeneemt naar een beurs, van de kleding van het standteam tot het item dat een bezoeker mee naar huis neemt. Het is dus twee dingen tegelijk: wat je draagt en wat je weggeeft. De meeste exposanten stoppen hun aandacht in de giveaway en regelen de teamkleding op het laatste moment. Dat is precies andersom.

Definitie

Exhibitor swag bestaat uit twee helften die vaak apart worden begroot en eigenlijk samen besteld horen te worden. De gedragen helft is het standteam: polo's, hoodies, softshells en petten die je mensen vindbaar maken in een hal met vierhonderd standen en dertigduizend badges. De weggegeven helft is alles wat de hal uit loopt, van een sticker tot een jas. Beide dragen hetzelfde logo op dezelfde foto's.

Neem een machinebouwer die vier dagen op een industriebeurs staat met acht mensen. Elke medewerker krijgt twee polo's en één softshell voor de koude gangen, samen 24 stuks. Daarnaast gaan er 1.500 pennen mee, 400 geborduurde petten voor badgescans en 40 cadeaudozen voor geboekte afspraken. De teamkleding is een fractie van de aantallen en ongeveer een vijfde van het budget, maar het is het enige deel van de bestelling dat vier dagen lang op elke standfoto, persfoto en LinkedIn-post staat.

Hoe exhibitor swag werkt

De gedragen kleding vermenigvuldigt zich op een manier die de giveaway niet haalt. Een bezoeker ziet een item één keer. Een standmedewerker draagt je merk acht uur per dag voor iedereen die door de gang loopt, en daardoor wegen pasvorm, stofgewicht en logopositie zwaarder dan bij welke pen dan ook. Bestel op naam en op bevestigde maat, niet op een geschatte maatverdeling, en reken op twee bovenstukken per persoon per dag. Beurshallen worden warm en een doorgezweten polo is erger dan geen polo. Een halfrits of softshell over de basislaag houdt het beeld consistent als de gang bij de laaddeuren ijskoud is.

Dan is er transport, en daar lekt het beursbudget stilletjes weg. Het exposantenhandboek zet de deadlines en de officiële afhandelaar brengt alles van het laadperron naar je stand tegen een tarief per kilo. Zware giveaways kosten dubbel, eerst bij inkoop en daarna bij transport, en een pallet keramische mokken kan aan handling bijna evenveel kosten als de mokken zelf. Beurzen over de grens betekenen douanepapieren en een expediteur. Lichte items reizen mee in de koffers van het team, en alles wat in het buitenland wordt bedrukt heeft zijn eigen doorlooptijd, ruim voordat de standbouw begint.

Uitverkoop is de laatste variabele. Een populaire giveaway is op voor de lunch van dag één, en een stand met een lege tafel op dag drie oogt verlaten. Te weinig giveaways bestellen overleef je, want je kunt items achterhouden en per dagdeel vrijgeven. Te weinig teamkleding bestellen niet, want in de hal koop je geen gebrande polo bij. Aan de andere kant is overschot een reële kostenpost. Beslis voordat de kratten dicht gaan of restanten teruggaan naar een gebrande voorraad voor de volgende beurs of rechtstreeks naar je mensen worden gestuurd. Bestellen uit voorbedrukte voorraad laat je de aantallen vastzetten in de week van de beurs in plaats van een kwartaal ervoor.

Exhibitor swag in branded merch

1. Kleding voor het standteam: De meest zichtbare merch die je ooit bestelt. Bijpassende polo's, hoodies of halfritsen in de merkkleur, per persoon op maat besteld, gedragen tijdens de hele beurs en hergebruikt op de volgende.
2. Giveaways gekoppeld aan een actie: Pennen, stickervellen, sokken en petten liggen achter de balie in plaats van erop, en komen los bij een badgescan, zodat het item een lead oplevert. Dit is het volumeniveau van elk conference swag plan.
3. Cadeaus voor afspraken, VIP's en partners: Het gereserveerde niveau. Een zware hoodie, een fles of een klein setje in nette verpakking voor wie een demo boekt of ter plekke tekent, vaak overhandigd in een swag bag naast het keycord dat iedereen in de hal al draagt.