Wat is Setup fee?

Een setup fee is de eenmalige kost die een drukker rekent om je ontwerp en machines klaar te zetten voordat het eerste artikel wordt gedrukt. Hij dekt het werk vóór de productie, niet de artikelen zelf. Je betaalt hem één keer per ontwerp, per decoratietechniek, ongeacht hoeveel stuks je bestelt.

Definitie

Een setup fee betaalt de vaste arbeid en materialen die nodig zijn om een drukopdracht klaar te maken. Denk aan het maken van een zeef bij zeefdruk, digitaliseren bij borduren, of het voorbereiden van een cliché bij tampondruk. Dat werk kost evenveel of je nu 25 of 2.500 shirts maakt, dus drukkers rekenen het via een vaste kost in plaats van het te verstoppen in de stukprijs.

Een voorbeeld. Je bestelt 100 katoenen tassen met een tweekleurig logo via zeefdruk. Elke kleur heeft een eigen zeef nodig, dus je ziet misschien twee setup fees van 20, samen 40, bovenop de drukkost per tas. Bestel je later hetzelfde ontwerp opnieuw, dan laten veel drukkers de kost vallen of verlagen ze hem, want de zeven bestaan al.

Hoe een setup fee werkt

De kost hangt rechtstreeks samen met de techniek. Zeefdruk rekent per zeef, dus een print in één kleur heeft één setup en een print in vier kleuren vier. Borduren rekent een digitaliseerkost om je logo om te zetten in een steekbestand dat de machine kan lezen. Tampondruk en hot foil rekenen voor het cliché of de matrijs. Direct-to-garment en digitaal drukken hebben vaak helemaal geen setup, en dat maakt ze geschikt voor heel kleine oplages.

Setup is een vaste kost die je over je bestelling spreidt. Bij een grote oplage verdwijnt hij in een paar cent per stuk. Bij een kleine oplage kan hij de grootste lijn op de offerte zijn. Die ene dynamiek verklaart de meeste prijsverschillen die kopers zien tussen een bestelling van 50 stuks en een van 500. Het is ook de reden dat drukkers een minimale bestelhoeveelheid hanteren, ze hebben genoeg stuks nodig om de setup de moeite waard te maken.

Het goede nieuws is dat setup meestal een eenmalige investering per ontwerp is. De zeef, het steekbestand of het cliché wordt bewaard en hergebruikt. Herbestellingen slaan de kost grotendeels of volledig over, dus de echte kost van merch daalt de tweede keer dat je hetzelfde logo drukt. Dat is een sterke reden om je ontwerp te standaardiseren voordat je begint.

Setup fee in branded merch

1. Eerste oplage van een nieuw logo. Bij de lancering van een ontwerp mag je een setup fee per kleur en per techniek verwachten. Reken die vooraf in zodat de eerste bestelling per stuk niet onverwacht duur lijkt.
2. Prints met meerdere kleuren of locaties. Een print voor en achter, of een logo plus een slogan, kan elk een aparte setup opleveren. Het ontwerp vereenvoudigen verlaagt het aantal en de kost.
3. Herbestellingen en vaste merch. Programma's die hetzelfde ontwerp herdrukken profiteren het meest, want de bewaarde zeven en bestanden zorgen voor weinig of geen nieuwe setup bij elke bijbestelling.