Wat is Warehousing?

Warehousing is het opslaan, tellen en behandelen van afgewerkte goederen in een magazijn, tussen het moment dat de productie stopt en het moment dat een item naar iemand vertrekt. Bij merch maakt het van één bulkbestelling een voorraad waar je maanden uit put. Zonder warehousing moet een oplage in één dag de deur uit, of ze belandt onder een bureau.

Definitie

Warehousing dekt alles wat er met een product gebeurt terwijl het stilstaat. Goederen komen binnen vanuit de fabriek, worden afgetoetst aan de paklijst, krijgen een locatie en worden in een systeem geboekt als een aantal per SKU. Daar wachten ze tot een bestelling ze oproept. Het gebouw is maar een deel van het verhaal. De telling, de locatielogica en de software die beide eerlijk houdt, zijn de eigenlijke dienst.

Een uitgewerkt voorbeeld. Een bedrijf bestelt 1.200 hoodies in zes maten voor nieuwe collega's. In het eerste kwartaal starten er negentig. In plaats van 1.200 stuks naar kantoor te sturen, gaat de oplage naar een magazijn, waar elke maat een eigen SKU en een eigen bak krijgt. Vult een nieuwe collega adres en maat in, dan pickt het magazijn één hoodie, verpakt hem en verstuurt hem. Twaalf maanden later loopt de voorraad nog steeds, klopt de telling nog steeds, en heeft niemand een doos moeten dichtplakken in een vergaderzaal.

Hoe warehousing werkt

Voorraad komt inbound binnen, meestal op pallets. Het magazijn ontvangt, telt, vergelijkt met de aangekondigde levering en meldt tekorten of schade voordat de goederen in de stellingen verdwijnen. Die stap is belangrijker dan hij klinkt. Een telfout bij ontvangst wordt een spookvoorraad die zich pas maanden later toont, wanneer een bestelling niet blijkt te lukken.

Na ontvangst krijgt elke SKU een locatie en wordt het aantal weggeschreven in een warehouse management systeem. Elke beweging daarna wordt gelogd: picks, retours, transfers, afschrijvingen. Tellingen door het jaar heen controleren steekproefsgewijs of het cijfer in het systeem nog overeenkomt met het cijfer op de plank. Komt er een order binnen, dan loopt een picker de route, haalt de stuks, pakt het pakje in en geeft het mee aan de vervoerder. Goede magazijnen doen dat in uren. Trage magazijnen in dagen, en degene die op een hoodie wacht, weet niet welk van de twee hij te pakken heeft.

De afwegingen zijn financieel. Warehousing kost geld op drie manieren: opslag, per pallet of per kubieke meter per maand, handling, per binnenkomende pallet en per uitgaande pick, en kapitaal, want voorraad op een plank is geld dat je al hebt uitgegeven. Daartegenover staat snelheid, een betere stukprijs op grotere oplages en de mogelijkheid om op een willekeurige dinsdag één item naar één persoon te sturen. De rekensom kantelt bij lage volumes of designs die vaak wijzigen. Blijft een hoodie twee jaar staan, dan kosten opslag en veroudering samen meer dan een herdruk had gekost.

Warehousing bij bedrijfsmerchandise

1. Een merch store die altijd openstaat. Een merch store werkt alleen als er iets achter zit. Warehousing zorgt dat een medewerker of klant één tee bestelt en die binnen enkele dagen krijgt, omdat de stock al bestaat en alleen nog gepickt moet worden. Zonder voorraad wacht elke bestelling op een productieronde.
2. Onboarding, offboarding en kits samenstellen. Welkomstpakketten bestaan uit onderdelen die op verschillende momenten van verschillende leveranciers binnenkomen. Het magazijn houdt elk onderdeel bij, bundelt ze tot één doos zodra een startdatum vaststaat en stuurt die naar een thuisadres. Dat is de ruggengraat van de meeste swag management programma's.
3. Buffer voor events en campagnes. Events vragen volume op een vaste datum en laten daarna een staart van ongebruikte stock achter. Een magazijn vangt beide kanten op: het stuurt pallets uit voor het event en neemt het overschot terug, zodat retour gekomen stock opnieuw in de pool komt in plaats van in een berghok te verdwijnen.