Um ein Willkommenspaket-Programm für neue Mitarbeiter zu führen, gestalten und lagern Sie das Paket, bündeln es zu einem vorgefertigten Set und bauen dann eine Einlöse-Kampagne, die einen Self-Service-Link erzeugt. Der neue Mitarbeiter wählt seine Größe, bestätigt seine Adresse, und das Paket wird automatisch versandt. Fügen Sie diesen Link in Ihre HRIS-Willkommens-E-Mail ein, und das ganze Programm läuft von selbst. Rechnen Sie mit 50 bis 100 € pro Box und lagern Sie aus, sobald Sie etwa zehn Einstellungen pro Monat erreichen.
Ein Willkommenspaket ist eine der wirkungsvollsten und aufwandsärmsten Maßnahmen, die HR umsetzen kann, aber nur, wenn es niemandem die Woche raubt. Sich an jeden neuen Mitarbeiter zu erinnern, Größe und Adresse zu erfassen, zu packen, zu versenden und nachzufassen, ist eine so nebensächliche Aufgabe, dass sie bei jeder Größenordnung still und leise einschläft. Die Antwort ist, es vollständig zu automatisieren. So geht es, Schritt für Schritt.
Der automatisierte Ablauf, von Anfang bis Ende
Das ganze Programm läuft auf eine Idee hinaus: ein einziger Self-Service-Link, eingefügt in die Kommunikation, die Sie ohnehin versenden. So sieht es dahinter aus.
- Gestalten, produzieren und lagern Sunday gestaltet und produziert die Box und die Artikel und hält sie dann auf Lager, damit zum Zeitpunkt der Einstellung nichts auf Bestellung gefertigt wird.
- Ein vorgefertigtes Set zusammenstellen Sie bündeln die Artikel auf der Plattform zu einem Set und sehen den Live-Bestand dieses Sets.
- Eine Einlöse-Kampagne erstellen Fügen Sie das Set einer Onboarding-Kampagne mit Regeln und Visuals hinzu. Das System erzeugt einen Einlöse-Link, der als Ihre Landingpage dient.
- Der neue Mitarbeiter bedient sich selbst Auf dieser Seite wählt er seine Größe, wählt Varianten, gibt seine Privat- oder Büroadresse ein und fordert das Paket an. Es wird automatisch versandt.
- Fügen Sie den Link in Ihr HRIS ein Fügen Sie den Einlöse-Link in Ihre bestehende Willkommens-E-Mail in Personio, HiBob, Workday oder Ähnlichem ein. Eine Zeile, ein Button, und das Programm läuft von selbst.
Schritt 1: die Produkte wählen
Beginnen Sie mit einem Paket, das ankommt. Die Regel lautet: etwas zum Tragen, etwas zum Benutzen und etwas für den Schreibtisch, mit einem hochwertigen gebrandeten Hoodie als Star-Artikel. Ein schwerer, bestickter Hoodie fühlt sich an wie eine warme Umarmung des Unternehmens, dem man gerade beigetreten ist, weshalb er das wichtigste Stück in einem Willkommenspaket ist. Fügen Sie eine Tasche, ein paar nützliche Schreibtischartikel und eine persönliche Notiz hinzu. Sehen Sie sich den Star-Hoodie in Ihrem Branding mit dem kostenlosen Hoodie-Mockup-Generator an oder stöbern Sie durch individuelle Hoodies.
Schritt 2: das Paket gestalten und lagern
Sobald die Artikel gestaltet sind, werden sie produziert und eingelagert, damit das Set versandbereit ist, sobald ein neuer Mitarbeiter es anfordert. Genau das macht die Automatisierung möglich: Weil der Bestand bereitliegt, gibt es keine Wartezeit zwischen dem Eintritt und dem Versand des Pakets. Sie stellen die Artikel zu einem vorgefertigten Set zusammen und beobachten den Live-Bestand, sodass Sie immer wissen, wie viele Pakete Sie vor einer Nachbestellung versenden können.
Ein Set, das als vorgefertigtes Paket zusammengestellt wurde. Der Bestand liegt bereit, sodass Pakete sofort nach der Anforderung versandt werden.
Schritt 3: die Einlöse-Kampagne bauen
Fügen Sie das Set einer Onboarding-Kampagne hinzu, legen Sie die Regeln und die Visuals fest, und das System erzeugt einen Einlöse-Link. Dieser Link ist Ihre Landingpage. Der neue Mitarbeiter öffnet ihn, wählt seine Größe, wählt Varianten, gibt die gewünschte Lieferadresse ein und fordert das Paket an. Weil der Empfänger seine eigene Größe wählt und seine eigene Adresse bestätigt, verschwinden zwei der größten Fehlerquellen, falsche Größen und falsche Adressen.
Schritt 4: Ihr HRIS anbinden
Das ist der Schritt, der aus einer netten Idee ein Programm macht, das nie vergessen wird. Fügen Sie den Einlöse-Link in die automatisierte Willkommens-E-Mail ein, die Sie ohnehin aus Ihrem HR-System versenden, egal ob das Personio, HiBob, Workday oder ein anderes Tool ist. Die E-Mail gewinnt eine Zeile, fordere hier dein Willkommenspaket an, mit einem Button zur Einlöse-Seite. Von da an läuft alles vollautomatisch: Ein neuer Mitarbeiter wird angelegt, die Willkommens-E-Mail geht raus, er fordert das Paket an, und es wird versandt. Niemand packt eine Box.
| In Eigenregie | Automatisiertes Programm | |
|---|---|---|
| Auslöser | Jemand erinnert sich an einen neuen Mitarbeiter | HRIS-Willkommens-E-Mail geht automatisch raus |
| Größen und Adresse | Per E-Mail hinterhergejagt | Empfänger bedient sich auf der Einlöse-Seite |
| Verpacken | Jemand am Empfang | Vorrätig, versendet bei Anforderung |
| Remote-Mitarbeiter | Oft vergessen | Derselbe Link, geliefert an die Tür |
| Aufwand pro Einstellung | Eine langsame manuelle Aufgabe | Praktisch null |
Schritt 5: das Timing richtig treffen
Zielen Sie darauf ab, das Paket innerhalb eines Zwei-Wochen-Fensters rund um das Startdatum zu liefern, von der Woche davor bis zur Woche danach. Eine Lieferung vor dem Start ist eine schöne Geste. Für Büro-Mitarbeiter legen Sie es für Tag eins oder zwei auf den Schreibtisch. Für Remote-Mitarbeiter ist etwas später in Ordnung, solange sie wissen, dass es kommt, worum sich die Einlöse-Seite und die Sendungsverfolgung kümmern. Der Punkt ist, innerhalb dieses Fensters Absicht zu zeigen, damit der neue Mitarbeiter weiß, dass ein Willkommen unterwegs ist.
Remote- und internationale Mitarbeiter
Ein Land ist einfach. Global ist dort, wo Eigenregie-Programme scheitern: Zollpapiere, falsche Adressen, Kurierqualität und Zölle. Das schlimmste Versagen ist, wenn ein neuer Mitarbeiter aufgefordert wird, eine Zollrechnung zu zahlen, um ein Geschenk seines Arbeitgebers zu erhalten. Ein verwaltetes Programm löst das, indem es Bestand einlagert, die Adresse mit dem Empfänger bestätigt und Delivered At Place mit vorfinanzierten Zöllen versendet, sodass der neue Mitarbeiter nie mit einer Rechnung konfrontiert wird. So erreicht dasselbe Willkommen jemanden in jedem Land, ohne dass der Aufwand das Programm beendet. Für den größeren Zusammenhang siehe den kompletten Leitfaden zu Willkommenspaketen.
Ein versandbereites Paket. Der Versand Delivered At Place mit vorfinanzierten Zöllen hält das Programm grenzüberschreitend am Laufen.
Schritt 6: das Programm messen
Ein Willkommenspaket-Programm ist leicht zu rechtfertigen und leicht zu messen. Verfolgen Sie die offensichtlichen operativen Kennzahlen, dann die Wirkungskennzahlen:
- Einlöse-Rate: der Anteil neuer Mitarbeiter, die ihr Paket anfordern. Ein Self-Service-Link hält ihn hoch.
- Lieferzeit: wie lange vom Startdatum bis zum Paket in der Hand. Zielen Sie auf das Zwei-Wochen-Fenster.
- Social Shares: mindestens einer von fünf neuen Mitarbeitern postet über ein Paket, das er liebt, was kostenloses Employer Branding ist.
- Kosten pro Kopf: 50 bis 100 € pro Box, sinkend mit Volumen und Wiederverwendung für Events.
- Konsistenz: alle bekommen dasselbe Paket. Ein fehlendes Paket ist heikler als ein Fehler auf der Gehaltsabrechnung.
Die Rechnung ist einfach. Bei 50 bis 100 € pro Box kosten 100 Einstellungen nur 5.000 bis 10.000 €, winzig neben einem Gehalt oder einer Recruiting-Gebühr. Lagern Sie aus, sobald Sie etwa zehn Pakete pro Monat versenden, denn der Versand ist im großen Maßstab günstiger und der Produktpreis ist derselbe, ob Sie selbst packen oder nicht.
Ein Willkommenspaket-Programm führen: Ihre Fragen
Wie automatisiert man ein Willkommenspaket-Programm für neue Mitarbeiter?
Gestalten und lagern Sie das Paket, bündeln Sie es zu einem vorgefertigten Set und bauen Sie dann eine Einlöse-Kampagne, die einen Self-Service-Link erzeugt. Der neue Mitarbeiter wählt eine Größe, bestätigt eine Adresse, und das Paket wird automatisch versandt. Fügen Sie den Link in Ihre HRIS-Willkommens-E-Mail ein, und es läuft von selbst.
Wie erreicht das Paket die Haustür eines Remote-Mitarbeiters?
Der Einlöse-Link lässt den Empfänger seine eigene bestätigte Adresse eingeben, und ein gelagertes, verwaltetes Programm versendet direkt dorthin. Für internationale Einstellungen wird Delivered At Place mit vorfinanzierten Zöllen versandt, sodass das Paket ankommt, ohne dass der neue Mitarbeiter etwas zahlen muss.
Wann sollte das Willkommenspaket versandt werden?
Innerhalb eines Zwei-Wochen-Fensters rund um das Startdatum. Vor dem Start ist schön, Tag eins oder zwei ist ideal für Büro-Mitarbeiter, und etwas später ist für Remote-Mitarbeiter in Ordnung, solange sie wissen, dass es kommt. Zeigen Sie Absicht innerhalb dieses Fensters.
Ab wann sollten wir Willkommenspakete auslagern?
Bei etwa zehn Paketen oder zehn Einstellungen pro Monat. An diesem Punkt ist die manuelle Arbeit des Erinnerns, Erfassens von Größen und Adressen, Packens und Versendens die Zeit eines Teams nicht mehr wert, und Auslagern ist günstiger, weil die Versandtarife im großen Maßstab besser werden, während der Produktpreis gleich bleibt.
Was kostet ein Willkommenspaket-Programm?
Rund 50 bis 100 € pro Box. Bei 100 Einstellungen sind das nur 5.000 bis 10.000 €, wenig neben einem Gehalt oder einer Recruiting-Gebühr. Höheres Volumen senkt die Stückkosten, und die Wiederverwendung von Paketartikeln für Events hilft ebenfalls.
Was sollten wir messen?
Einlöse-Rate, Lieferzeit, Social Shares, Kosten pro Kopf und Konsistenz. Konsistenz zählt am meisten: Alle sollten dasselbe Paket bekommen, denn ein fehlendes Willkommenspaket kann heikler sein als ein Fehler auf der Gehaltsabrechnung.
Weiterlesen: Willkommenspakete für neue Mitarbeiter
Lassen Sie Ihre Willkommenspakete auf Autopilot laufen
Gestalten Sie das Paket, halten Sie Bestand und legen Sie einen einzigen Einlöse-Link in Ihr HRIS. Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um die Kampagne zu bauen.
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