Onboarding beginnt mit der Zusage, nicht am ersten Arbeitstag, und es endet nach etwa drei Monaten, nicht nach der ersten Woche. Alles, was zwischen Unterschrift und Arbeitsbeginn passiert oder eben nicht passiert, entscheidet mit darüber, ob jemand bleibt.
Dieser Text enthält eine Checkliste in vier Phasen, eine Vorlage mit benannten Verantwortlichkeiten, die eine Kennzahl, an der Sie ablesen können, ob Ihr Onboarding funktioniert, und einen datenbasierten Abschnitt zum Willkommenspaket, weil dort die meisten Budgets ohne Wirkungsnachweis ausgegeben werden.
Warum die erste Phase über die Fluktuation entscheidet
Die aussagekräftigste Kennzahl im Onboarding ist die Frühfluktuation im ersten Jahr. Wer innerhalb von zwölf Monaten wieder geht, tut das fast nie wegen der Vergütung. Der Grund ist in aller Regel eine Lücke zwischen dem, was im Bewerbungsgespräch versprochen wurde, und dem, was in den ersten Wochen tatsächlich passiert ist.
Das macht Onboarding zu einer Frage des Employer Branding und nicht zu einer Verwaltungsaufgabe. Und es macht die Rechnung einfach: eine Nachbesetzung kostet für eine qualifizierte Position üblicherweise 25.000 bis 50.000 €. Ein strukturiertes Onboarding, das eine einzige Person pro Jahr hält, hat sich damit um ein Vielfaches getragen. Die vollständige Rechnung steht in Mitarbeiterbindung und die Break-even-Rechnung.
Die Onboarding-Checkliste in vier Phasen
Phase 1: zwischen Zusage und erstem Tag (Preboarding)
- Vertrag versendet, gegengezeichnet, Eingang bestätigt
- Persönliche Nachricht der künftigen Führungskraft, nicht nur der Personalabteilung
- Ablauf des ersten Tages mitgeteilt: Uhrzeit, Ort, Ansprechperson, Kleidung
- Hardware und Zugänge bestellt, mit einem Termin, der vor dem ersten Tag liegt
- Arbeitsplatz zugewiesen
- Team informiert, wer kommt, ab wann und wofür
- Pate oder Patin benannt, aus dem Team, nicht aus der Führung
- Willkommenspaket verschickt, sodass es vor dem ersten Tag ankommt
Diese Phase wird am häufigsten übersprungen und wirkt am stärksten. Wochenlange Stille zwischen Unterschrift und Arbeitsbeginn ist der Zeitraum, in dem Menschen Gegenangebote annehmen.
Phase 2: der erste Tag
- Jemand nimmt die Person in Empfang. Namentlich vorher festgelegt
- Arbeitsplatz eingerichtet, Zugänge funktionieren tatsächlich
- Vorstellung im Team, ohne Gruppenrunde mit erzwungenen Fakten
- Gemeinsames Mittagessen mit dem Team, nicht mit der Personalabteilung
- Erstes Gespräch mit der Führungskraft: Erwartungen für die ersten 30 Tage
- Pflichtthemen kurz halten: Sicherheit, Datenschutz, Compliance. Der Rest hat Zeit
Phase 3: die erste Woche
- Eine erste eigene Aufgabe mit sichtbarem Ergebnis, bewusst klein gewählt
- Termine mit den fünf wichtigsten Schnittstellen, vorab gebucht
- Zugang zu Dokumentation und Ablage, mit einem Einstiegspunkt statt fünfzehn Links
- Erklärung, wie im Unternehmen kommuniziert wird: was per Chat, was per E-Mail, was im Gespräch
- Kurzes Feedbackgespräch am Ende der Woche, fünfzehn Minuten genügen
Phase 4: die ersten 90 Tage
- Wöchentliches Einzelgespräch mit der Führungskraft, fest im Kalender
- Klare Ziele für 30, 60 und 90 Tage, schriftlich
- Gespräch nach 30 Tagen: Stimmt das Bild, das im Bewerbungsprozess entstanden ist?
- Fachliche Einarbeitung abgeschlossen und dokumentiert
- Gespräch nach 90 Tagen mit einer ehrlichen Standortbestimmung in beide Richtungen
- Onboarding-Feedback einholen, solange die Erinnerung frisch ist
Die Frage nach 30 Tagen ist die wichtigste des ganzen Prozesses. Sie deckt die Erwartungslücke auf, solange sie noch zu schließen ist, und liefert nebenbei das ehrlichste Material für Ihre Stellenanzeigen.
Vorlage: wer macht was, und bis wann
| Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| Vertrag und Willkommensnachricht | Personalabteilung | Innerhalb von 2 Tagen nach Zusage |
| Persönliche Nachricht | Direkte Führungskraft | Innerhalb von 3 Tagen nach Zusage |
| Hardware und Zugänge | IT | Spätestens 3 Tage vor dem ersten Tag |
| Willkommenspaket verschickt | Personalabteilung oder Kommunikation | Ankunft vor dem ersten Tag |
| Pate oder Patin benannt | Direkte Führungskraft | 1 Woche vor dem ersten Tag |
| Ziele für 30, 60, 90 Tage | Direkte Führungskraft | Erster Tag |
| Gespräch nach 30 Tagen | Direkte Führungskraft | Tag 30 |
| Gespräch nach 90 Tagen | Führungskraft und Personalabteilung | Tag 90 |
| Onboarding-Feedback | Personalabteilung | Tag 90 |
Der entscheidende Teil dieser Tabelle ist die mittlere Spalte. Eine Checkliste ohne benannte Verantwortliche wird zu dem, was ohnehin passiert wäre.
Das Willkommenspaket: was tatsächlich getragen wird
Fast jede Onboarding-Checkliste enthält den Punkt „Willkommenspaket“ und lässt offen, was hineingehört. Dazu gibt es inzwischen Messwerte.
Sunday hat das Forschungsinstitut Sapience gemeinsam mit der Vrije Universiteit Brussel eine Studie zum Merch-Programm des belgischen Bahnbetreibers NMBS durchführen lassen, mit 258 Teilnehmenden. Erfasst wurde unter anderem, wie oft einzelne Artikel tatsächlich getragen wurden.
| Artikel | Mehr als zweimal getragen | Nie getragen |
|---|---|---|
| Tasche | 69 % | 15 % |
| Pullover | 67 % | 10 % |
| Saisonale Socken | 66 % | 18 % |
| T-Shirt | 59 % | 13 % |
| Weihnachtspullover | 55 % | 5 % |
| Einfarbige Socken | 50 % | 31 % |
Vier Schlüsse, die sich direkt auf ein Willkommenspaket übertragen lassen.
- Taschen und Pullover gewinnen. Beides sind Stücke, die man ohnehin täglich braucht und die nicht ersetzt werden müssen, um benutzt zu werden.
- Einfarbige Socken sind der schlechteste Wert der Studie, mit 31 % nie getragen. Saisonale Socken lagen bei 66 % getragen. Gleiches Produkt, anderer Entwurf, völlig anderes Ergebnis.
- Saisonal heißt nicht verschwendet. Der Weihnachtspullover hatte mit 5 % die niedrigste Nie-getragen-Quote der gesamten Erhebung.
- Sichtbare Markierung schlägt dezente Markierung beim Engagement (8,6 gegenüber 8,1) und bei der Zufriedenheit (8,4 gegenüber 7,7). Der Unterschied liegt zwischen sichtbar und versteckt, nicht zwischen gebrandet und ungebrandet.
Insgesamt hatten 86 % der Befragten ihren Artikel mindestens einmal getragen. Zwei Einschränkungen gehören dazu: die Daten decken nur Bekleidung und Taschen ab, nicht Technik oder Schreibtischartikel, und die Studie ist korrelativ und nicht kausal. Methodik und sämtliche Grenzen stehen in der wissenschaftlichen Studie mit der NMBS, Sapience und der VUB.
Konkrete Zusammenstellungen: 9 Ideen für Willkommenspakete, 35 Artikel für eine Onboarding-Box und der komplette Leitfaden zu Willkommenspaketen.
Onboarding messen
- Frühfluktuation im ersten Jahr. Die zentrale Kennzahl. Alles andere ist Vorstufe.
- Zeit bis zur vollen Produktivität, von der Führungskraft geschätzt. Ungenau, aber vergleichbar über die Zeit.
- Frage nach 30 Tagen, ob das Bild aus dem Bewerbungsprozess gestimmt hat. Niedrige Werte zeigen auf die Stellenanzeige, nicht auf das Onboarding.
- Weiterempfehlungsbereitschaft nach 90 Tagen. Früh und ehrlich, weil die Person die Startphase noch präsent hat.
- Anteil erledigter Checklistenpunkte vor dem ersten Tag. Die einzige reine Prozesskennzahl, die sich lohnt.
Zur Fragebogenmethodik siehe Mitarbeiterbefragung: Fragebogen und Auswertung.
Fünf Fehler beim Onboarding
- Funkstille nach der Zusage. Die Wochen bis zum Arbeitsbeginn sind genau der Zeitraum, in dem Gegenangebote wirken.
- Zugänge fehlen am ersten Tag. Das teuerste Signal überhaupt, weil es sagt: Wir haben nicht mit Ihnen gerechnet.
- Alle Pflichtinhalte am ersten Tag. Sicherheitsunterweisung, Compliance und Systemschulung an einem Tag behält niemand.
- Keine benannten Verantwortlichen. Geteilte Zuständigkeit heißt, dass die Checkliste im dritten Quartal niemand mehr benutzt.
- Onboarding endet nach einer Woche. Die Erwartungslücke zeigt sich in Woche fünf bis acht, wenn die Aufmerksamkeit bereits abgezogen ist.
Häufige Fragen zum Onboarding
Wie läuft das Onboarding neuer Mitarbeiter ab?
In vier Phasen: Preboarding zwischen Zusage und erstem Tag, der erste Tag selbst, die erste Woche, und die ersten 90 Tage mit Zielen nach 30, 60 und 90 Tagen. Onboarding beginnt mit der Zusage und endet nach etwa drei Monaten, nicht nach der ersten Woche.
Was gehört in eine Onboarding-Checkliste?
Pro Phase konkrete Aufgaben mit benannter verantwortlicher Person und Frist: Vertrag und persönliche Nachricht, Hardware und Zugänge vor dem ersten Tag, Pate oder Patin, Willkommenspaket, Ziele für 30, 60 und 90 Tage sowie Gespräche nach 30 und 90 Tagen.
Wie lange dauert das Onboarding?
Etwa 90 Tage. Die erste Woche entscheidet über den ersten Eindruck, aber die Erwartungslücke zeigt sich meist in Woche fünf bis acht, wenn die anfängliche Aufmerksamkeit nachgelassen hat.
Was gehört in ein Willkommenspaket für neue Mitarbeiter?
Nach gemessenen Tragequoten schneiden Taschen (69 % mehr als zweimal getragen) und Pullover (67 %) am besten ab, einfarbige Socken mit 31 % nie getragen am schlechtesten. Sichtbare Markierung schlägt dezente Markierung bei Engagement und Zufriedenheit.
Wie misst man den Erfolg des Onboardings?
Über die Frühfluktuation im ersten Jahr als zentrale Kennzahl, ergänzt um die geschätzte Zeit bis zur vollen Produktivität, die Frage nach 30 Tagen, ob das Bild aus dem Bewerbungsprozess gestimmt hat, und die Weiterempfehlungsbereitschaft nach 90 Tagen.
Was ist Preboarding?
Preboarding ist alles zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag: persönliche Nachricht der Führungskraft, Ablauf des ersten Tages, vorbereitete Hardware und Zugänge, benannte Patenschaft und ein Willkommenspaket, das vor dem ersten Tag ankommt. Diese Phase wird am häufigsten übersprungen und wirkt am stärksten.
Weiterlesen
- Die vollständige wissenschaftliche Studie mit der NMBS, Sapience und der VUB
- Mitarbeiterbindung: Fluktuation berechnen und die Break-even-Rechnung
- Employer Branding: die Strategie in sieben Schritten
- Willkommenspakete für neue Mitarbeiter: der komplette Leitfaden
- 27 Mitarbeitergeschenke, mit den gemessenen Tragequoten
- Company Swag und Employee Swag im Glossar
