Merchandise abteilungsübergreifend zentralisieren: Die Vorteile echter Effizienz erschließen (und wie Sie beginnen)

In vielen Organisationen werden Merchandise-Bestellungen und Logistik oft unabhängig voneinander von verschiedenen Abteilungen wie HR, Marketing, Vertrieb und Einkauf verwaltet. Obwohl dieser dezentrale Ansatz im kleinen Maßstab effizient erscheinen mag, kann er zu verschiedenen Herausforderungen führen, darunter inkonsistentes Branding, doppelte Arbeit und verpasste Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Die Zentralisierung von Merchandising-Aktivitäten über Abteilungen hinweg bietet zahlreiche strategische Vorteile, die die Wirksamkeit der gesamten Marketing- und Branding-Initiativen Ihres Unternehmens erheblich steigern können.

1. Warum Merchandise abteilungsübergreifend zentralisieren?

Kosteneffizienz und Budgetoptimierung

• Mengenvorteile nutzen: Durch die Konsolidierung von Bestellungen aus verschiedenen Abteilungen kann Ihr Unternehmen von Mengenrabatten und Distributionseffizienz profitieren und die Kosten pro Artikel erheblich senken. So können Sie entweder Ihr Budget weiter strecken oder Einsparungen für andere strategische Initiativen verwenden.
• Optimierte Prozesse: Die Zentralisierung reduziert den Verwaltungsaufwand für einzelne Abteilungen und setzt Zeit und Ressourcen frei. Mit einem einzigen Anbieter oder einer Plattform, die alle Bestellungen verwaltet und sich auf die Auftragsabwicklung konzentriert, wird der Prozess effizienter, und der Einkauf kann Budgets besser verwalten und Ausgaben besser nachverfolgen.

Konsistenz im Branding

• Einheitliche Markenidentität: Wenn jede Abteilung Merchandise unabhängig bestellt, besteht die Gefahr eines inkonsistenten Brandings. Unterschiedliche Farben, Logos und Botschaften können Ihre Markenidentität verwässern und bei Kunden und Mitarbeitern für Verwirrung sorgen. Die Zentralisierung stellt sicher, dass sämtliches Merchandise einer kohärenten Markenstrategie folgt, was die Markenbekanntheit und das Vertrauen stärkt.
• Verbesserte Markenwahrnehmung: Konsistenz im Merchandise stärkt nicht nur Ihre Marke, sondern verbessert auch, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird. Hochwertiges, konsistentes Branding über alle Berührungspunkte hinweg, einschließlich Merchandise, kann Ihre Marke in den Augen interner und externer Stakeholder aufwerten.
• Garantierte Qualitätsstandards: Wenn man ständig den Lieferanten wechselt, gibt es eine große Bandbreite möglicher Qualitätsstufen. Durch die Zentralisierung bei einem Lieferanten weiß dieser, welche Qualität Sie wünschen, und Sie müssen sich nie wieder Sorgen über minderwertige Artikel mit Ihrem Branding machen.

Beispiel der zentralen Bestellplattform von Zalando

3. Mehr Kreativität und Innovation

• Kollaboratives Design: Wenn Abteilungen zusammenarbeiten, bringen sie unterschiedliche Perspektiven ein, was zu innovativeren und kreativeren Merchandise-Lösungen führt. Dieser kollaborative Ansatz kann zu einzigartigen, wirkungsvollen Produkten führen, die mehrere Zwecke im Unternehmen erfüllen.
• Zugang zu besseren Optionen: Zentralisierung bedeutet oft größere Bestellungen, was hochwertigere Produkte und mehr Individualisierungsmöglichkeiten freischaltet. Das bedeutet, dass Ihr Merchandise besser auf Ihre Marke zugeschnitten und für die Empfänger ansprechender sein kann.

4. Verbesserte Bestandsverwaltung

• Gemeinsame Nutzung von Ressourcen: Ein zentralisiertes System ermöglicht eine bessere Bestandsverwaltung, sodass Abteilungen Ressourcen teilen und Überbestände oder Verschwendung vermeiden können. Zum Beispiel kann überschüssiges Merchandise einer Abteilungsveranstaltung für die Bedürfnisse einer anderen Abteilung umgewidmet werden, wodurch die Nutzung aller Artikel maximiert wird.
• Weniger Verschwendung: Mit einem zentralisierten Bestand können Sie die Lagerbestände effektiver überwachen und sicherstellen, dass jedes Merchandise-Stück strategisch eingesetzt wird, wodurch die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass Artikel entsorgt oder im Lager vergessen werden.

5. Gestärkte abteilungsübergreifende Beziehungen

• Zusammenarbeit fördern: Die Zentralisierung von Merchandise-Aktivitäten motiviert Abteilungen zur Zusammenarbeit, was zu stärkeren Beziehungen und besserer Kommunikation führt. Diese Zusammenarbeit kann zu gemeinsamen Best Practices, mehr Innovation und einem einheitlicheren Ansatz zur Erreichung der Unternehmensziele führen.
• Ganzheitliche Strategie: Wenn Abteilungen beim Merchandising zusammenarbeiten, wird es Teil einer breiteren, unternehmensweiten Strategie statt einer Reihe isolierter Einzelinitiativen. Dieser ganzheitliche Ansatz stellt sicher, dass alle Merchandise-Aktivitäten auf die übergreifenden Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind.

Warum jetzt?

• Wettbewerbsfähigkeit: In einem hart umkämpften Markt ist es entscheidend, sich abzuheben. Die Zentralisierung von Merchandise-Aktivitäten ermöglicht es Ihrem Unternehmen, über alle Berührungspunkte hinweg ein einheitliches, starkes Markenimage zu präsentieren, was Ihre Marke einprägsamer und wirkungsvoller macht.
• Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Komplexität der abteilungsübergreifenden Merchandise-Verwaltung. Die Zentralisierung vereinfacht nicht nur das Management, sondern erleichtert auch die Skalierung Ihrer Aktivitäten.

Zentrale Bestellplattform von Booking.com

2. Wie Sie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit initiieren

Funktionale Bewertung: Der erste Schritt zur Zentralisierung von Merchandise über Abteilungen hinweg ist eine funktionale Bewertung. Dabei geht es darum, wichtige Stakeholder oder Fürsprecher in jeder Abteilung zu identifizieren – diejenigen, die die Vorteile der Zentralisierung erkennen und bereit sind mitzumachen.

• Vorgehensweise: Beginnen Sie mit Gesprächen mit Abteilungsleitern, um deren aktuelle Merchandising-Aktivitäten und zukünftige Bedürfnisse zu verstehen. Dies kann durch eine einfache Umfrage oder ein Dokument geschehen, in dem laufende Kampagnen und gewünschte Produkte aufgeführt werden. Diese Bewertung hilft dabei, den gesamten Umfang der Merchandise-Aktivitäten im Unternehmen zu erfassen.
• Führung: In der Regel leitet ein Fürsprecher aus der Marketingabteilung oder eine funktionsübergreifende Rolle diese Initiative und arbeitet eng mit unserem Team bei Sunday zusammen. Dieser interne Fürsprecher ist entscheidend für den Fortschritt des Projekts, insbesondere in der frühen Umsetzungsphase.

Beispiel eines Fragebogens zur funktionalen Bewertung

Bei Sunday haben wir mit zahlreichen Unternehmen zusammengearbeitet, um deren Merchandise-Strategie zu optimieren. Mit nur einem geringen Input jeder Abteilung erstellen wir einen klaren und umsetzbaren Plan, der auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Kontaktieren Sie unsere Experten, um zu erfahren, wie wir Ihnen dabei helfen können.

• Zeitliche Einschränkungen überwinden: Ein häufiges Hindernis bei der Zentralisierung ist der wahrgenommene Zeitaufwand. Abteilungen befürchten oft, dass die Zentralisierung von Merchandise ihre Arbeitslast erhöht, doch in Wirklichkeit kann sie langfristig erheblich Zeit sparen. Mit nur einer Stunde Input pro Abteilung können wir genügend Informationen sammeln, um den Prozess zu optimieren. Sobald die erste Bewertung abgeschlossen ist, werden die Abteilungen weniger Zeit für das Bestellen und Verwalten von Merchandise aufwenden als zuvor.
• Pilotprogramm: Es ist nicht notwendig, von Anfang an alle Abteilungen einzubinden. Indem Sie Merchandise für nur ein oder zwei Abteilungen erfolgreich zentralisieren, können Sie die Vorteile demonstrieren und andere zum Mitmachen ermutigen.
• Skalierbare Umsetzung: Beginnen Sie mit einem Pilotprogramm mit einigen wenigen Abteilungen. Wenn die Vorteile deutlich werden, werden andere Abteilungen wahrscheinlich nachziehen, was den Übergang reibungsloser und organischer gestaltet.

3. Prozesse optimieren und Effizienz steigern

Einer der wichtigsten Vorteile der Zentralisierung ist die Optimierung der Design- und Merchandising-Prozesse.

• Einheitlicher Design-Workflow: Anstatt für jede Abteilung mehrere Design-Briefings und Freigaberunden durchzuführen, können wir dies in einen einzigen Prozess bündeln. Eine umfassende Kollektion kann zu Beginn des Jahres oder Quartals gestaltet werden, um sicherzustellen, dass sämtliches Merchandise von Anfang an den Markenrichtlinien entspricht.
• Bestellmanagement: Nach der Zentralisierung wird der Bestellprozess vereinfacht. Es ist nicht mehr nötig, dass jede Abteilung Lieferantenformulare ausfüllt oder Zahlungsprozesse eigenständig durchläuft. Dies umfasst auch optimierte Zahlungsabläufe, bei denen der Einkauf bereits mit dem Anbieter vertraut ist, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
• Flexibilität für Sonderwünsche: Wenn eine Abteilung spezifisches Merchandise für eine besondere Veranstaltung benötigt, können wir dies weiterhin im zentralisierten System abwickeln. Auch limitierte Auflagen oder Kleinserien lassen sich effizienter verwalten, sodass Sonderprojekte die Gesamtkonsistenz der Marke nicht beeinträchtigen.

Kollektion Human8

4. Erhebliche Kosteneinsparungen und Budgetoptimierung erzielen

Durch die Konsolidierung von Bestellungen über Abteilungen hinweg können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Die Zentralisierung von Merchandise-Bestellungen spart nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit in allen Abteilungen.

• Einsparungen durch Großbestellungen: Beispielsweise kann der Unterschied zwischen der Bestellung von 20 T-Shirts und 500 T-Shirts zu Kostensenkungen von 50 % bis 60 % führen. Das bedeutet, dass Sie die Menge an Merchandise für dasselbe Budget mehr als verdoppeln und so die Reichweite und Wirkung Ihrer Marke verstärken könnten.
• Zeiteffizienz: Bedenken Sie, dass jede Abteilung möglicherweise einen vollen Arbeitstag für die Verwaltung einer einzelnen Bestellung aufwendet. Bei 20 Bestellungen pro Jahr über verschiedene Abteilungen kann dies insgesamt 160 Stunden betragen. Durch Zentralisierung können wir dies auf nur 16 Stunden reduzieren und so über 140 Stunden jährlich einsparen – eine erhebliche finanzielle Einsparung bei Berechnung mit einem durchschnittlichen Stundenlohn.
• Budgettransparenz: Obwohl Bestellungen aus Kostengründen konsolidiert werden, können sie weiterhin nach dem Budget jeder Abteilung nachverfolgt und abgerechnet werden. So profitiert jede Abteilung von den zentralisierten Preisen und behält gleichzeitig eine klare Budgetkontrolle.

5. Abschließende Gedanken: Die Kraft von zentralisiertem Merchandise

Durch die Zentralisierung von Merchandise-Bestellungen und -Management über Abteilungen hinweg können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, Prozesse optimieren, Markenkonsistenz sicherstellen und eine stärkere Zusammenarbeit fördern. Die Vorteile gehen weit über das Finanzielle hinaus; sie stärken die Markenintegrität, das Mitarbeiterengagement und die Kundentreue. Bei Sunday sind wir darauf spezialisiert, Unternehmen bei diesem Zentralisierungsprozess zu begleiten und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse jeder Abteilung erfüllt werden, während die Gesamtwirkung von Merchandise auf das Unternehmen optimiert wird. Ob Sie mit einem Pilotprogramm beginnen oder Ihren gesamten Ansatz überarbeiten möchten – unsere Expertise in der Merchandise-Zentralisierung kann Ihnen helfen, Ihre Ziele effizient und effektiv zu erreichen.