Um Willkommenspakete für neue Mitarbeiter zu automatisieren, lagern Sie das Paket zentral ein, bündeln es zu einem vorkonfektionierten Paket und erstellen dann eine Einlöse-Kampagne, die einen Self-Service-Link erzeugt. Der neue Mitarbeiter öffnet den Link, wählt seine Größe, bestätigt seine Adresse, und das Paket wird automatisch versandt, mit erledigten Zöllen. Fügen Sie diesen einen Link in Ihr HR-System ein, etwa Personio, HiBob, Workday oder HubSpot, und die Willkommens-E-Mail erledigt den Rest.
Die Rechnung ist einfach. Das Produkt kostet gleich viel, egal ob Sie es selbst packen oder nicht, und ausgelagerte Versandtarife sind meist günstiger, sodass Automatisierung im Grunde kostenlos oder besser ist und die manuelle Arbeit komplett wegfällt. Faustregel: Automatisieren Sie, sobald Sie etwa 10 Pakete im Monat versenden. So funktioniert es genau.
Der 5-stufige Automatisierungs-Workflow
Das ist das gesamte System. Richten Sie es einmal ein, und jeder neue Mitarbeiter durchläuft es, ohne dass jemand ein Paket anfassen muss.
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Gestalten, produzieren und einlagern
Sunday gestaltet und produziert Ihr Paket, die Box und die Artikel und hält sie auf Lager. Nichts wird von Ihrem Team auf Bestellung gepackt und nichts liegt in einem Schrank in Ihrem Büro.
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Ein vorkonfektioniertes Paket bündeln
In der Plattform bündeln Sie die Artikel zu einem vorkonfektionierten Paket und sehen den Live-Bestand dieses Pakets, sodass Sie immer wissen, was verfügbar ist, bevor ein neuer Mitarbeiter eines anfordert.
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Eine Einlöse-Kampagne erstellen
Fügen Sie das Paket einer Onboarding-Kampagne mit Ihren visuellen Effekten und Regeln hinzu. Das System erzeugt einen Einlöselink, der als Ihre Landingpage dient, gebrandet und teilbereit.
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Der neue Mitarbeiter bedient sich selbst
Auf dieser Seite wählt der neue Mitarbeiter seine Größe, das Paket und etwaige Varianten und gibt seine Privat- oder Büroadresse ein. Er löst es ein, und es wird automatisch versandt.
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Den Link in Ihr HR-System einfügen
Fügen Sie den Einlöselink in jede automatisierte Kommunikation ein: Personio, HiBob, Workday, HubSpot oder Ihre Willkommens-E-Mail. Ergänzen Sie eine Zeile, „Lösen Sie hier Ihr Willkommenspaket ein", mit einem Button. Danach läuft es vollautomatisch.
Ein vorkonfektioniertes Paket mit Live-Bestand. Das einmalige Bündeln ist es, was jedes spätere Paket ohne manuelle Arbeit versenden lässt.
Der Einlöselink ist die Integration
Hier gibt es kein Integrationsprojekt, und das ist der Punkt. Sie verbinden keine APIs und starten kein IT-Projekt. Ein einziger Einlöselink, eingefügt in Ihre bestehende HR-Automatisierung, ist der einfachste Weg, Systeme zu verbinden. Die Willkommens-E-Mail, die Ihr HR-System ohnehin sendet, erhält nur eine Zeile und einen Button. Das hält alles in Tools, die Ihr Team bereits nutzt, ohne dass etwas Neues gewartet werden muss. Für das größere Bild, wie Sunday Design, Lager und Fulfillment handhabt, siehe die Plattform und wie es funktioniert.
Größen und Adressen, automatisch erfasst
Zwei Dinge bringen manuelle Paketprogramme zum Scheitern: das Raten von Größen und das Raten von Adressen. Automatisierung löst beides an der Quelle. Der neue Mitarbeiter wählt seine eigene Größe auf der Einlöseseite, sodass ein Hoodie oder T-Shirt passt, und es gibt keine Tabelle, der man hinterherläuft. Er gibt auch seine eigene Lieferadresse ein, was mehr zählt als man denkt: die richtige Adresse ist oft nicht das Büro und nicht die, die die Lohnbuchhaltung vermutet. Sie direkt mit dem Empfänger zu bestätigen ist der einzig zuverlässige Weg. Ein hochwertiger individueller Hoodie ist der übliche Held-Artikel, und weil der Empfänger die Größe wählt, erledigt sich der größenkritischste Artikel der Box von selbst. Sie können den Hoodie in Ihrem Branding mit dem kostenlosen Hoodie-Mockup-Generator vorab ansehen.
Der Hoodie ist der übliche Held-Artikel. Die Selbstauswahl der Größe sorgt dafür, dass dem größenkritischsten Stück nie hinterhergelaufen werden muss.
Weltweiter Versand, erledigt
International ist da, wo DIY-Willkommenspakete scheitern. Die Zolldokumentation ist manuell, Versanddienstleister variieren, und Remote-Mitarbeiter werden vergessen. Das schlimmste Versagen sind Zölle: versenden Sie selbst, und der neue Mitarbeiter kann gebeten werden, 10, 25 oder 70 Euro zu zahlen, um ein Geschenk seines neuen Arbeitgebers zu erhalten, ein schrecklicher erster Eindruck. Sunday versendet immer Delivered At Place und finanziert die Zölle vor, sodass der Empfänger nie mit einer Rechnung konfrontiert wird. Das Paket kommt mit Sendungsverfolgung an, sodass selbst ein Remote-Mitarbeiter weiß, dass es kommt, und sich nie übersehen fühlt. Siehe Distribution, wie weltweites Fulfillment funktioniert.
Ein für den internationalen Versand verpacktes Paket. Delivered At Place mit vorfinanzierten Zöllen lässt das Geschenk ein Geschenk bleiben.
Manuell vs. automatisiert, und wann umsteigen
Unter einer Handvoll Einstellungen pro Monat kommen Sie mit dem Packen von Hand durch. Darüber hört das manuelle Modell still und leise auf zu funktionieren, weil der Aufwand das Programm tötet.
| Manuell | Automatisiert | |
|---|---|---|
| Größen | Per E-Mail hinterhergelaufen | Self-Service durch den Mitarbeiter |
| Adressen | Oft falsch | Vom Empfänger bestätigt |
| Verpackung | Jemand im Büro | Vorgelagert, Versand bei Einlösung |
| Internationale Zölle | Empfänger an der Tür belastet | Delivered At Place, Zölle vorbezahlt |
| Remote-Mitarbeiter | Leicht vergessen | Vom HR-System ausgelöst |
Bauen Sie Ihr automatisiertes Willkommenspaket
Das Einrichten ist eine einmalige Aufgabe: das Paket gestalten, einlagern, die Einlöse-Kampagne bauen und den Link in Ihr HR-System einfügen. Danach erhält jeder neue Mitarbeiter, in jedem Land, ein konsistentes Willkommenspaket ohne manuelle Schritte.
Weiterlesen: Willkommenspakete für neue Mitarbeiter
Bringen Sie Ihre Willkommenspakete auf Autopilot
Lagern Sie ein gebrandetes Paket ein, erzeugen Sie einen Einlöselink und fügen Sie ihn in Ihr HR-System ein. In 30 Sekunden eingerichtet.
Diese Kampagne mit Sunday bauenWillkommenspakete automatisieren: Fragen beantwortet
Wie automatisiert man Willkommenspakete für neue Mitarbeiter?
Lagern Sie das Paket zentral ein, bündeln Sie es zu einem vorkonfektionierten Paket und erstellen Sie dann eine Einlöse-Kampagne, die einen Self-Service-Link erzeugt. Der neue Mitarbeiter öffnet den Link, wählt eine Größe, bestätigt seine Adresse, und das Paket wird automatisch versandt, mit erledigten Zöllen. Fügen Sie diesen einen Link in Ihr HR-System ein, und die Willkommens-E-Mail löst alles aus.
Braucht das Automatisieren von Willkommenspaketen ein Integrationsprojekt?
Nein. Es gibt kein API-Projekt. Ein einziger Einlöselink, eingefügt in Ihre bestehende HR-Automatisierung wie Personio, HiBob, Workday oder HubSpot, ist die Integration. Die Willkommens-E-Mail, die Ihr System ohnehin sendet, erhält eine Zeile und einen Button. Nichts Neues zu bauen oder zu warten.
Wie werden Größen automatisch erfasst?
Der neue Mitarbeiter wählt seine eigene Größe auf der Einlöseseite, wenn er das Paket einlöst. Das beseitigt Größentabellen und Hinterherlaufen, und es bedeutet, dass der größenkritischste Artikel, meist der Hoodie, passt, ohne dass jemand ihn verwaltet. Der Empfänger gibt zugleich seine eigene Lieferadresse ein.
Wie werden internationale Willkommenspakete versandt?
Das Paket wird zentral eingelagert und Delivered At Place mit vorfinanzierten Zöllen versandt, sodass der neue Mitarbeiter nie aufgefordert wird, für den Erhalt eines Geschenks zu zahlen. Die Zolldokumentation ist erledigt, und die Sendungsverfolgung sorgt dafür, dass selbst Remote-Mitarbeiter wissen, dass das Paket kommt, und sich nicht vergessen fühlen.
Wann sollte ein Unternehmen seine Willkommenspakete automatisieren?
Etwa ab dem Punkt, an dem Sie 10 Pakete versenden oder 10 Personen im Monat einstellen. Darunter können Sie von Hand packen, darüber hört die manuelle Arbeit still und leise auf zu geschehen. Da der Produktpreis gleich ist und der ausgelagerte Versand meist günstiger, kostet Automatisierung nichts extra und nimmt die manuelle Last ab.
Was passiert, wenn ein neuer Mitarbeiter remote ist oder seine Adresse sich ändert?
Der Einlöselink wird von Ihrem HR-System ausgelöst, wenn der Mitarbeiter hinzugefügt wird, sodass Remote-Starter nicht vergessen werden. Da der Empfänger seine eigene Adresse beim Einlösen eingibt, vermeiden Sie das häufige Versagen, an den falschen Ort zu versenden, und er kann die Lieferung den ganzen Weg verfolgen.
