Definition
Ein Conference Kit ist das Set gebrandeter Teile, das ein Veranstalter jedem Gast einer Konferenz, eines Summits oder einer Branchenveranstaltung überreicht. Meist kommt es als eine Tasche oder Box mit einem Träger, einem Schreibset, einem Badge samt Lanyard und ein bis zwei Teilen, die Menschen behalten. Es ist der körperliche Teil des Programms und oft das Einzige, was ein Gast einen Monat später noch besitzt.
Definition
Ein Conference Kit wird vor dem Event zusammengestellt, nach einer festen Stückliste gepackt und bei der Registrierung ausgegeben. Der Inhalt erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig: jemanden durch den Tag bringen und die Marke lange genug in die Hände legen, um im Gedächtnis zu bleiben.
Ein typisches Kit für eine Softwarekonferenz mit 800 Gästen enthält einen Shopper aus recycelter Baumwolle, ein Notizbuch mit festem Einband, einen Metallstift, einen Badgehalter an einem gewebten Lanyard, einen Stickerbogen und eine faltbare Trinkflasche. Speaker und Sponsoren bekommen dasselbe Kit mit einem Hoodie zusätzlich. Alle Kits werden identisch gepackt, damit der Einlass sie ausgeben kann, ohne den Inhalt zu prüfen.
Wie ein Conference Kit funktioniert
Am Anfang stehen eine Stückliste und eine Teilnehmerzahl. Der Veranstalter setzt ein Budget pro Kopf und verteilt es über die Teile. Eine gängige Aufteilung sind 40 Prozent für Träger und Behalteteil, 30 Prozent für das Schreibset, 20 Prozent für Badge und Lanyard und 10 Prozent für kleine Extras. Die Maße wiegen dabei schwerer als gedacht. Eine Tasche, in die kein A4-Notizbuch passt, zwingt Gäste dazu, Dinge lose zu tragen, und dann fühlt sich das Kit nicht mehr wie ein Kit an.
Die Produktion richtet sich nach der längsten Vorlaufzeit im Set. Bedruckte Hoodies oder Flaschen brauchen sechs bis acht Wochen, ein Notizbuch ist in zwei fertig. Danach folgt das Konfektionieren: Jedes Teil kommt in fester Reihenfolge in den Träger, das Kit wird verschlossen und in Mengen verpackt, die zu den Registrierungsspuren passen. Kartons zu 25 oder 50 Stück haben sich bewährt, weil sie leicht genug zum Heben sind und sich gut gegen eine laufende Gästeliste abhaken lassen.
Aus demselben Kern entstehen fast immer zwei Varianten. Das Standard-Kit geht an die regulären Gäste. Das aufgewertete Kit geht an Speaker, VIPs und Sponsoren, mit demselben Träger und ein bis zwei hochwertigeren Teilen, damit die Marke konsistent bleibt und die Stufe trotzdem sichtbar wird.
Conference Kit im branded Merch
- Registrierung der Gäste: Das Kit ist der erste körperliche Kontakt mit dem Event. Eine gut gepackte Tasche am Tresen setzt den Ton vor der ersten Keynote und macht verstreute Ausgabemomente im Tagesverlauf überflüssig.
- Sponsorenpakete: Sponsoren zahlen für einen Platz im Kit. Ein Logo auf dem Shopper, eine Beilage im Notizbuch oder eine co-gebrandete Flasche macht aus dem Kit eine Einnahmequelle statt einer Kostenstelle.
- Remote-Gäste und Absagen: Kits, die an Online-Teilnehmende oder an Menschen gehen, die das Event verpasst haben, halten das Publikum verbunden. Gleicher Inhalt, versandfertig gepackt, mit einer persönlichen Karte an die Privatadresse.
Ein Conference Kit ist ein vorgepacktes Paket gebrandeter Teile, das jeder Teilnehmende beim Einlass erhält, mit praktischen Helfern für den Tag und Stücken, die die Marke mit nach Hause nehmen.
5 Tipps, um Ihre Conference Kit-Strategie zu verbessern
| Tipp | Schritte |
|---|---|
| Zuerst die Tasche wählen | Leg den Träger fest, bevor du irgendetwas anderes aussuchst, und nimm dann nur Teile, die flach hineinpassen. |
| Weniger Teile hineinpacken | Vier gute Teile schlagen acht vergessene. Der Rest landet im Müll, bevor der Gast die Halle verlässt. |
| 5 Prozent mehr bestellen | Bruch, Nachzügler und Team-Kits fressen die Menge auf. Lieber leicht überproduzieren als am Tresen leer dastehen. |
| Von schwer nach leicht packen | Schweres nach unten, Stickerbogen oder Karte obenauf, damit die Marke das Erste ist, was jemand sieht. |
| Vorlaufzeit früh sichern | Fixiere das Teil mit der längsten Lieferzeit acht Wochen vorher und baue das Kit darum herum. |
Wichtige Begriffe
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in ein Conference Kit?
Eine Tragetasche, ein Notizbuch mit Stift, ein Badge am Lanyard und ein Teil, das Menschen behalten, etwa eine Flasche, ein Hoodie oder eine Powerbank. Vier bis sechs Teile reichen für die meisten Events.
Was kostet ein Conference Kit pro Person?
Die meisten Firmen-Kits liegen zwischen 15 und 40 Euro pro Gast. Träger und Behalteteil treiben den Preis, während Badge, Lanyard und Sticker zusammen unter ein paar Euro bleiben.
Wann sollte ein Conference Kit bestellt werden?
Starte acht bis zehn Wochen vor dem Event. Kleidung und bedruckte Trinkflaschen brauchen die längste Produktionszeit, und sie zu hetzen kostet Geld, ohne das Ergebnis zu verbessern.
Wie viele Conference Kits sollte man bestellen?
Plane rund 5 Prozent über der Zahl der angemeldeten Gäste. Das deckt beschädigte Einheiten, kurzfristige Nachzügler, Kits fürs eigene Team und die Reserve für Presse oder Nachversand.
Kann man Conference Kits an Gäste verschicken?
Ja. Kits lassen sich versandfertig packen und an Privat- oder Firmenadressen senden. Bei hybriden Events ist das Standard, ebenso bei Angemeldeten, die nicht anreisen können.
