Definition
Ein Registration Kit ist das Paket, das ein Gast am Check-in-Schalter in die Hand gedrückt bekommt, sobald er ankommt. Die Aufgabe ist eng und körperlich: die Person ausweisen, ihr Orientierung geben und sie in den Saal bringen, ohne dass die Schlange stockt. Alles, was in dieser ersten Minute nicht gebraucht wird, gehört woandershin.
Definition
Ein Registration Kit ist um den Badge herum gebaut. Darauf stehen Name, Firma und Zugangsstufe, und der Rest des Pakets existiert, um den Badge zu tragen oder mit ihm zu reisen. Weil die Übergabe an einem Schalter unter Zeitdruck passiert, wird ein Registration Kit pro Person zusammengestellt, bevor die Türen öffnen, und nicht vor Ort gebastelt.
Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Fachmesse mit 1.200 Gästen druckt die Badges alphabetisch, schiebt jeden in eine recycelte Hülle, klippt ihn an ein farblich nach Stufe sortiertes Lanyard und legt einen gefalteten Hallenplan dazu. Die Bündel liegen in Boxen, eine Box pro Spur. Jemand nennt seinen Namen, ein Host zieht ein Bündel, und nach fünfzehn Sekunden ist der Vorgang erledigt.
Wie ein Registration Kit funktioniert
Der Durchsatz bestimmt das Design. Eine einzelne Check-in-Spur schafft rund 60 bis 90 Personen pro Stunde, wenn der Host suchen muss, und 200 oder mehr, wenn das Paket fertig und sortiert bereitliegt. Teile die erwarteten Ankünfte in der stärksten halben Stunde durch den gewünschten Durchsatz, und du hast deine Spurenzahl. Jedes Teil, das ein Host am Schalter selbst dazulegen muss, kostet Sekunden, und die multiplizieren sich über die ganze Schlange.
Konfektioniert wird vorher. Badges werden aus der finalen Anmeldeliste gedruckt, einer Stufe zugeordnet und mit Lanyard und den jeweiligen Extras gebündelt. Farbe ist das schnellste Signal, das du hast, deshalb laufen Stufen meist über Event-Lanyards statt über Text auf dem Badge. Blau für Gäste, Rot für Speaker, Schwarz für Crew. Ein Host muss dann nichts lesen, um zu wissen, wer vor ihm steht.
Spontanbesucher zerlegen die Sortierung, also plane sie getrennt ein. Stell eine Druckstation mit Blanko-Badges und Thermodrucker auf, besetzt mit einer Person, abseits der vorsortierten Spuren.
Registration Kit in Branded Merch
- Badge und Lanyard als Paar. Beides wird über das ganze Event getragen und ständig fotografiert. Es sind die sichtbarsten gebrandeten Teile, die du produzierst. Ein gewebtes Lanyard mit sauberer Sicherheitsöffnung und eine feste Hülle zeigen, dass der Veranstalter hinschaut.
- Sponsorfläche am Check-in. Die Rückseite des Badges, das Gewebe des Lanyards und die Hülle sind verkäufliche Flächen. Ein Sponsor, der das Lanyard kauft, hängt zwei Tage an jedem Hals im Gebäude.
- Die Tasche bei der Übergabe. Gehört ein Träger zum Paket, ein Shopper oder eine Dokumententasche, wird daraus das Behältnis, in dem Gäste alles Weitere sammeln. Druck ihn gut, und er arbeitet zu Hause weiter.
Ein Registration Kit ist das vorkonfektionierte Paket, das jeder Gast am Check-in erhält, mit Badge, Lanyard und den Infos, die er braucht, um binnen einer Minute erkennbar und unterwegs zu sein.
5 Tipps, um Ihre Registration Kit-Strategie zu verbessern
| Tipp | Schritte |
|---|---|
| Vor Türöffnung konfektionieren | Badge, Lanyard und Beilagen am Vorabend pro Person bündeln. Am Schalter zusammenzustellen erzeugt genau die Schlange. |
| Nach Nachnamen sortieren, nicht nach Stufe | Gäste kennen ihren Namen, nicht ihre Zugangsstufe. Alphabetische Boxen findet man unter Druck schneller. |
| Farbe aufs Lanyard, nicht auf den Badge | Crew liest eine Farbe quer durch den Saal. Eine Funktionsbezeichnung auf einem Badge liest sie auf drei Metern nicht. |
| Paket dünn halten | Badge, Lanyard, eine Karte. Alles Dickere bremst die Übergabe und liegt bis Mittag auf dem Hallenboden. |
| 5 Prozent Reserve drucken | Spontanbesucher, falsch geschriebene Namen und gebrochene Clips sind sicher. Reservehüllen und Lanyards kosten weniger als ein stehender Schalter. |
Wichtige Begriffe
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in ein Registration Kit?
Ein gedruckter Namensbadge, eine Badgehülle, ein Lanyard und meist eine Infokarte mit Hallenplan, Programm oder WLAN-Code. Manche Veranstalter legen eine Tasche dazu, in der Gäste das restliche Material sammeln.
Was unterscheidet ein Registration Kit von einem Conference Kit?
Ein Registration Kit bringt jemanden durch den Check-in und ist deshalb dünn und funktional. Ein Conference Kit ist das komplette Paket gebrandeter Teile, das ein Gast mit nach Hause nimmt, und es enthält das Registration Kit oft in sich.
Wie früh muss ein Registration Kit produziert werden?
Lanyards, Hüllen und Taschen vier bis sechs Wochen vorher bestellen. Die Badges selbst werden erst in den letzten Tagen gedruckt, wenn die Anmeldeliste geschlossen ist, damit die Namen stimmen.
Wie viele Registration Kits sollte man zusätzlich einplanen?
Rund 5 Prozent über der Zahl der Angemeldeten. Das deckt Spontanbesucher, Nachdrucke falsch geschriebener Namen, Kits für die Crew und die Clips und Hüllen ab, die bei einem langen Event brechen.
Lässt sich ein Registration Kit pro Gast personalisieren?
Ja. Badges werden mit Name und Firma gedruckt, und Pakete lassen sich pro Person mit stufenspezifischen Extras vorkonfektionieren. Genau diese Personalisierung macht den Schalter schnell, weil der Host nur noch holt statt baut.
