Por que reducir los costes de merchandising de eventos
Imaginate, es miercoles. Has estado preparandote para una gran feria de tu sector durante las ultimas 3 semanas y estas finalizando lo ultimo de tu checklist. Cuando de repente... !Merchandising! Te olvidaste completamente de pedir los uniformes del equipo y el merchandising que querias repartir. Con prisas totales, buscas en Google proveedores locales cerca del lugar. Contactas con 3 de ellos. Recibes 1 respuesta al dia siguiente. Mientras el tiempo no esta de tu lado, tarda una eternidad en llegar una oferta. Finalmente, te conformas con los unicos articulos que tienen en stock, solo para tener algo en la feria. Avanza hasta el lunes, el gran dia. Desafortunadamente, no hay merchandising a la vista y el proveedor local no responde. !Desafio! ?Que hacer?
Queremos que nunca mas experimentes esto.
En el mundo dinamico de los eventos y ferias, gestionar los costes de manera efectiva mientras aseguras una presencia exitosa e impactante es un desafio constante. Para las empresas, especialmente los organizadores de eventos y marketers que orquestan numerosos eventos con stands, cada centimo ahorrado es un centimo ganado. En 2024, a medida que el panorama sigue evolucionando, adoptar estrategias innovadoras para optimizar recursos y recortar gastos innecesarios (con un presupuesto mas limitado) es crucial.
Todos queremos lo mismo: el mejor merch al mejor precio con el mejor servicio, pero entender las estructuras de precios de los proveedores puede marcar una diferencia significativa. Lamentablemente, trabajando de la forma antigua esto no es alcanzable, !pero siguiendo esta guia, esta al alcance!
La forma antigua:
La historia anterior es la forma mas comun en que nuestros clientes gestionaban el merchandising antes de empezar a trabajar con Sunday. A ultima hora. Proveedores locales en cada pais. El resultado es:
- Sin consistencia de marca durante los eventos (se ve diferente cada vez)
- Precios altos por pedidos pequenos de ultima hora
- Niveles de estres muy altos para organizadores de eventos y marketers
Centraliza tu enfoque de merchandising
El modelo tradicional de gestion de merchandising para eventos implica un enfoque ad hoc y a menudo caotico. Diferentes departamentos piden y almacenan sus articulos de forma independiente, lo que lleva a ineficiencias y costes anadidos. Es mucho mas dificil y caro pedir tu merchandising por separado para cada evento con un proveedor local en cada pais que centralizarlo. Este modelo ahorra dinero de 3 formas:
- Menor precio del producto (grandes volumenes significan mejores precios)
- Menos tiempo dedicado a pedir merchandising
- Sin mas tarifas express para eventos con fecha limite
Crucial para lograr esto es un socio que pueda hacerse cargo de toda tu logistica. Desde almacenamiento hasta envios globales. Entra el Sunday Wardrobe©, una plataforma de fulfillment revolucionaria disenada para optimizar y centralizar tu enfoque de merchandising. La plataforma se hace cargo de las responsabilidades de almacenamiento, empaquetado y envio, transformando todo el proceso en una experiencia fluida de click-and-ship. Al consolidar estas operaciones, las empresas pueden eliminar tareas redundantes, reducir costes de almacenamiento y mejorar la eficiencia general. Con el Wardrobe©, no solo ahorras en gastos logisticos sino que tambien aseguras una representacion de marca consistente y profesional en todos tus eventos. La facilidad de uso y automatizacion que ofrece la plataforma se traducen en ahorros significativos de tiempo y coste.
Paso 1: Prevision y presupuesto
La base de cualquier estrategia de merchandising exitosa reside en una prevision y presupuesto precisos. Para prever eficientemente, considera datos historicos de eventos anteriores, analiza tendencias y anticipa las preferencias de los asistentes.
Activa otros departamentos dentro de tu organizacion para recopilar informacion y colaborar en el proceso de prevision. Al anadir sus volumenes a tu prevision podrias negociar mejores precios.
Aprende a elegir productos que se alineen con tu audiencia pero que aun puedan usarse para diferentes propositos. Intenta limitar los logos o fechas de eventos en la ropa, para que tu equipo y prospectos puedan seguir usandola despues de los eventos.
Ejemplo de prevision
Al tener una necesidad clara para los proximos 6 a 12 meses, estas en una posicion mucho mejor para encontrar el socio adecuado para tu merchandising
Paso 2: Encontrar al socio adecuado
Para ejecutar un gran programa de merchandising de eventos, tu socio necesita ser excelente en 3 cosas: Diseno, producto y logistica.
Diseno: Tu merchandising es la extension de tu marca en el mundo real. Necesita ser impecable, los colores correctos, la sensacion de marca correcta. Encuentra un socio que haga mas que simplemente poner tu logo en una camiseta o una camiseta que sea "mas o menos tu rojo". Un diseno increible hace 3 cosas:
- Capta la atencion de clientes potenciales y empleados en el evento
- Da confianza al equipo porque se ven bien
- Asegura que los articulos se usen incluso despues del evento
Producto: La calidad y la sostenibilidad son cruciales aqui. Este merchandising es a menudo el primer punto de contacto que un cliente potencial tiene con tu marca. Cada detalle importa, porque proyectaran la calidad de este producto en la calidad de tu negocio. ?Tu merchandising es de gran calidad? Entonces inmediatamente lo conectaran con tu negocio. ?Es de mala calidad? Entonces... Opta por materiales de buena calidad que sean comodos y puedan usarse durante anos. Esto aumenta el ROI total a corto y largo plazo.
Logistica: Una logistica y distribucion eficientes son cruciales para entregar el merchandising a tiempo y en condiciones impecables. Encuentra un socio con un sistema robusto de almacenamiento y distribucion. Asegurate de que tu socio tenga experiencia con envios globales, desde logistica inteligente europea hasta aduanas internacionales y todo lo demas. El socio logistico adecuado puede ayudarte a ahorrar cientos de horas cada ano. (Como hicimos con Deel)
Paso 3: Ejecucion
Encuentra tu ritmo y conectalo con el de un socio de confianza. Asegurate de conocer las necesidades de ambas partes y lo que es importante para ambos. Tambien una gran relacion personal es crucial para que todo suceda. Porque las cosas pueden salir mal. Las cosas saldran mal. Llevar tu merchandising por todo el mundo es un desafio sin importar como lo mires. Tu socio debe ser accesible y actuar rapidamente. Necesitas poder resolver problemas muy rapido, incluso si un envio esta atascado en aduanas al otro lado del mundo. Pasos de ejecucion:
- Decide tus disenos para el proximo ano y mantenlos lo mas posible.
- Decide el proceso de pedido: ?en que punto el socio reabastece tu stock?
- Decide el calendario de envios: ?cuantos dias antes del evento necesitas solicitar el envio?
- Decide los ciclos de retroalimentacion: recomendamos mensuales al principio y trimestrales despues.
- Decide un flujo de trabajo cuando las cosas salen mal: ?quien hace que?
Conclusion
Estructurar el merchandising de tu evento es un proceso multifacetico que requiere una consideracion cuidadosa en cada paso. Siguiendo esta guia completa, estaras equipado para prever con precision, disenar productos atractivos, navegar el proceso de pedido eficientemente y manejar la logistica y distribucion sin problemas. Implementar estas estrategias no solo mejorara el exito de tus eventos sino que tambien contribuira al exito a largo plazo de tu programa de merchandising. Eleva tu marca, compromete a tu audiencia y aumenta tus ingresos dominando el arte del merchandising de eventos.
