Resumen ejecutivo
HubSpot gestiona campañas de merchandising para más de 7.000 empleados en Europa. Solían gestionarlo manualmente. Después externalizaron toda la operación a Sunday y redujeron los costes de envío un 60% mientras bajaban los tiempos de entrega de cinco semanas a dos días.
Sobre el cliente
HubSpot es una de las plataformas líderes mundiales en CRM y automatización de marketing. Con miles de empleados en Europa y una cultura construida en torno a la experiencia del empleado, el merchandising no es un complemento para ellos. Es una herramienta deliberada de conexión. Su equipo de Customer Success Management ejecuta múltiples campañas cada año: kits de incorporación, celebraciones de antigüedad, regalos de temporada, e incluso cajas de bebé para nuevos padres. La logística de hacer esto a escala, cruzando fronteras, con calidad consistente? Ahí es donde la mayoría de las empresas discretamente se rinden.
HubSpot no se rindió. Simplemente dejaron de intentar hacerlo ellos mismos.
El desafío
El problema con el merchandising global para empleados no es el merchandising. Es todo lo que lo rodea.
El equipo de People de HubSpot tenía una visión clara: marcar los momentos que importan. Aniversarios de tres años. Hitos de cinco años. La Week of Rest anual. Nuevos bebés. Fin de año. Cada una de estas campañas requería buscar productos, alinear diseños, recopilar tallas y direcciones de empleados en múltiples países, gestionar despacho de aduanas, y luego realmente rastrear si los paquetes llegaron.
Multiplica eso por varias campañas al año, docenas de mercados y miles de empleados, y has construido un trabajo logístico a tiempo parcial que nadie firmó. Los paquetes enviados desde fuera de Europa significaban plazos de tres semanas. Las aduanas internacionales añadían imprevisibilidad. La carga operativa era real e invisible en el presupuesto hasta que alguien se sentó y la sumó.
La mayoría de las empresas en esta posición hacen una de dos cosas: simplifican el programa (menos campañas, menor calidad) o absorben el caos (más tiempo, más coste, más errores). HubSpot eligió un tercer camino.
La solución Sunday
HubSpot entregó a Sunday una lista de empleados, nombres, tallas, ubicaciones, y dio un paso atrás.
Sunday gestionó diseño, producción, empaquetado, despacho de aduanas, envío global y seguimiento de entregas a través de su plataforma Wardrobe. El equipo de HubSpot se mantuvo informado sin gestionar los detalles. Ese cambio, de operador a aprobador, es lo que cambia las matemáticas de estos programas.
Al localizar la producción y el cumplimiento dentro de Europa, Sunday redujo los costes de envío de HubSpot un 60%. Los tiempos de entrega bajaron de cinco semanas a dos o tres días. Los paquetes que antes viajaban por todo el mundo ahora se movían dentro del continente, con menos complicaciones aduaneras, seguimiento más rápido y una huella de carbono menor.
El trabajo de diseño cumplió exactamente con los estándares de HubSpot. Todo llevaba su naranja distintivo. Incluso la pegatina que sellaba el papel de seda dentro de cada caja estaba de marca. La experiencia de unboxing, el momento en que un empleado abre un paquete, se trató como parte de la campaña, no como algo secundario.
Las campañas
Week of rest. El descanso anual de empleados de HubSpot se convirtió en un momento de regalo coordinado. Cajas personalizadas se enviaron a empleados en toda la región EMEA, cada una con sandalias, mantas y calcetines de marca. El objetivo era simple: hacer que la gente sintiera que la empresa lo decía en serio. La ejecución, envíos a múltiples países en un plazo ajustado, requería el tipo de infraestructura logística que Sunday ya había construido.
Fin de año. Camisetas de marca personalizadas en cajas diseñadas, distribuidas antes de fin de año. Un regalo que funciona como apreciación y refuerzo de la cultura de cara al nuevo año.
Cajas de bebé. Cuando los empleados se convertían en nuevos padres, recibían una caja personalizada: un gorrito, un body de bebé, una tarjeta de agradecimiento personalizada. Es un pequeño gesto que aterriza de forma diferente a un mensaje de Slack. HubSpot extendió su cultura de cuidado a las familias de los empleados, y Sunday lo hizo operativamente viable a escala.
Regalos de antigüedad. Los hitos de tres y cinco años recibieron paquetes premium: sudaderas con capucha, calcetines, bolsas de fin de semana envueltas en papel de seda personalizado con mensajes que reconocían el hito real. Estos no son envíos genéricos de artículos promocionales. Están diseñados para sentirse merecidos.
Plataforma y productos
Características utilizadas: Plataforma Wardrobe (distribución global, despacho de aduanas, seguimiento en tiempo real), Redeem Pages (para recopilación de tallas y direcciones), diseño de unboxing de marca.
Productos: Sandalias de marca, mantas, calcetines, camisetas, sudaderas con capucha, bolsas de fin de semana, gorritos de bebé, bodies de bebé, empaquetado personalizado, papel de seda, tarjetas de agradecimiento personalizadas.
Todo el empaquetado utilizó materiales reciclados. Se aplicó compensación de carbono a los envíos que cumplían los requisitos.
Los resultados
| Métrica | Antes de Sunday | Después de Sunday |
|---|---|---|
| Coste de envío por campaña | Base | -60% |
| Tiempo medio de entrega (EMEA) | 3 semanas | 2-3 días |
| Tiempo de coordinación interna | Alto (manual) | Casi cero |
| Consistencia de campaña | Variable | Consistente en todos los mercados |
La reducción del 60% en costes vino de un cambio estructural, no de un descuento. Cuando produces y cumples dentro de Europa en lugar de enviar globalmente, las economías del merchandising internacional cambian por completo. Lo que parecía un enfoque rentable (comprar barato, enviar directo) en realidad era el caro una vez que se contaban los plazos de entrega, los retrasos aduaneros, las horas internas y las campañas que discretamente se cancelaron porque eran demasiado complicadas.
Lo que este modelo hace posible
El programa de merchandising de HubSpot funciona consistentemente porque ha sido sistematizado. Las campañas no dependen de que una persona conozca al proveedor correcto o gestione una hoja de cálculo de direcciones. Funcionan porque Sunday tiene la infraestructura y HubSpot tiene la claridad para delegarlo.
Ese es el cambio real: de tratar el merchandising como una serie de proyectos puntuales a tratarlo como una función operativa continua. Una con plataforma, proceso y alguien responsable de que funcione.
La mayoría de las empresas siguen en la primera fase. Están gastando más de lo que creen, obteniendo menos de lo que quieren, y preguntándose por qué el merchandising siempre parece más difícil de lo que debería.
No tiene por qué serlo.
