Pour automatiser les kits de bienvenue des nouveaux employés, stockez le kit de manière centralisée, regroupez-le dans un colis préassemblé, puis créez une campagne de retrait qui génère un lien en libre-service. Le nouvel employé ouvre le lien, choisit sa taille, confirme son adresse, et le kit est expédié automatiquement avec les droits de douane pris en charge. Déposez ce seul lien dans votre système RH, comme Personio, HiBob, Workday ou HubSpot, et l'e-mail de bienvenue fait le reste.
L'économie est simple. Le produit coûte le même prix que vous l'emballiez vous-même ou non, et les tarifs d'expédition externalisés sont généralement moins chers, donc automatiser est en réalité gratuit ou meilleur, et cela supprime entièrement le travail manuel. La règle de base : automatisez dès que vous envoyez environ 10 kits par mois. Voici exactement comment cela fonctionne.
Le workflow d'automatisation en 5 étapes
Voici tout le système. Mettez-le en place une fois et chaque nouvel employé y passe sans que personne ne touche à un colis.
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Concevoir, produire et stocker
Sunday conçoit et produit votre kit, le colis et les articles, et les conserve en stock. Rien n'est emballé à la commande par votre équipe et rien ne traîne dans un placard de votre bureau.
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Regrouper un colis préassemblé
Dans la plateforme, vous regroupez les articles dans un colis préassemblé et voyez le stock en direct de ce colis, vous savez donc toujours ce qui est disponible avant qu'un nouvel employé n'en réclame un.
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Créer une campagne de retrait
Ajoutez le colis à une campagne d'onboarding avec vos effets visuels et vos règles. Le système génère un lien de retrait qui sert de page de destination, à votre image et prêt à partager.
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Le nouvel employé se sert lui-même
Sur cette page, le nouvel employé sélectionne sa taille, choisit le colis et les variantes éventuelles, et saisit son adresse personnelle ou professionnelle. Il le réclame, et le kit est expédié automatiquement.
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Déposez le lien dans votre système RH
Collez le lien de retrait dans n'importe quelle communication automatisée : Personio, HiBob, Workday, HubSpot ou votre e-mail de bienvenue. Ajoutez une ligne, « Réclamez votre kit de bienvenue ici », avec un bouton. Ensuite, tout devient entièrement automatique.
Un colis préassemblé avec stock en direct. Le regroupement unique est ce qui permet à chaque kit ultérieur d'être expédié sans travail manuel.
Le lien de retrait est l'intégration
Il n'y a pas de projet d'intégration ici, et c'est tout l'intérêt. Vous ne connectez pas d'API et ne lancez pas de chantier informatique. Un simple lien de retrait collé dans votre automatisation RH existante est le moyen le plus facile de connecter les systèmes. L'e-mail de bienvenue que votre système RH envoie déjà gagne juste une ligne et un bouton. Cela garde tout au sein des outils que votre équipe utilise déjà, sans rien de nouveau à maintenir. Pour une vue d'ensemble de la façon dont Sunday gère la conception, le stock et la logistique, voir la plateforme et comment ça marche.
Tailles et adresses, collectées automatiquement
Deux choses font échouer les programmes de kits manuels : deviner les tailles et deviner les adresses. L'automatisation résout les deux à la source. Le nouvel employé choisit sa propre taille sur la page de retrait, ainsi un hoodie ou un t-shirt lui va, et il n'y a pas de tableur à relancer. Il saisit aussi sa propre adresse de livraison, ce qui compte plus qu'on ne le pense : la bonne adresse n'est souvent ni le bureau ni celle que la paie croit connaître. La confirmer directement avec le destinataire est le seul moyen fiable. Un hoodie personnalisé de qualité est l'article phare habituel, et comme le destinataire choisit la taille, l'article le plus sensible à la taille de la boîte se gère tout seul. Vous pouvez prévisualiser le hoodie à votre image avec le générateur de maquette de hoodie gratuit.
Le hoodie est l'article phare habituel. Le choix de taille en libre-service fait que la pièce la plus sensible à la taille ne nécessite jamais de relance.
Expédition mondiale, prise en charge
L'international est là où les kits de bienvenue DIY échouent. La documentation douanière est manuelle, les transporteurs varient, et les employés à distance sont oubliés. Le pire échec, ce sont les droits de douane : expédiez vous-même et on peut demander au nouvel employé de payer 10, 25 ou 70 euros pour recevoir un cadeau de son nouvel employeur, une terrible première impression. Sunday expédie toujours en Delivered At Place et préfinance les droits de douane, ainsi le destinataire n'est jamais confronté à une facture. Le kit arrive avec un suivi de colis, donc même un employé à distance sait qu'il arrive et ne se sent jamais oublié. Voir distribution pour comprendre la logistique mondiale.
Un kit emballé pour l'expédition internationale. Le Delivered At Place avec droits préfinancés garde le cadeau un cadeau.
Manuel vs automatisé, et quand basculer
En dessous d'une poignée d'embauches par mois, vous pouvez vous en sortir en emballant les kits à la main. Au-dessus, le modèle manuel cesse discrètement de fonctionner, car la corvée tue le programme.
| Manuel | Automatisé | |
|---|---|---|
| Tailles | Relancées par e-mail | En libre-service par l'employé |
| Adresses | Souvent erronées | Confirmées par le destinataire |
| Emballage | Quelqu'un au bureau | Préstocké, expédié à la demande |
| Droits de douane internationaux | Destinataire facturé à la porte | Delivered At Place, droits prépayés |
| Employés à distance | Facilement oubliés | Déclenchés par le système RH |
Construisez votre kit de bienvenue automatisé
Mettre cela en place est un travail unique : concevoir le kit, le stocker, construire la campagne de retrait, et coller le lien dans votre système RH. Après cela, chaque nouvel employé, dans n'importe quel pays, reçoit un kit de bienvenue cohérent sans aucune étape manuelle.
À lire ensuite : kits de bienvenue pour nouveaux employés
Mettez vos kits de bienvenue en pilote automatique
Stockez un kit personnalisé, générez un lien de retrait, et déposez-le dans votre système RH. Mettez-le en place en 30 secondes.
Créez cette campagne avec SundayAutomatiser les kits de bienvenue : vos questions
Comment automatiser les kits de bienvenue des nouveaux employés ?
Stockez le kit de manière centralisée, regroupez-le dans un colis préassemblé, puis créez une campagne de retrait qui génère un lien en libre-service. Le nouvel employé ouvre le lien, choisit une taille, confirme son adresse, et le kit est expédié automatiquement avec les droits de douane pris en charge. Déposez ce seul lien dans votre système RH et l'e-mail de bienvenue déclenche tout.
L'automatisation des kits de bienvenue nécessite-t-elle un projet d'intégration ?
Non. Il n'y a pas de chantier d'API. Un simple lien de retrait collé dans votre automatisation RH existante, comme Personio, HiBob, Workday ou HubSpot, est l'intégration. L'e-mail de bienvenue que votre système envoie déjà gagne une ligne et un bouton. Rien de nouveau à construire ou à maintenir.
Comment les tailles sont-elles collectées automatiquement ?
Le nouvel employé choisit sa propre taille sur la page de retrait au moment de réclamer le kit. Cela supprime les tableurs de tailles et les relances, et cela signifie que l'article le plus sensible à la taille, généralement le hoodie, lui va sans que personne ne le gère. Le destinataire saisit aussi sa propre adresse de livraison en même temps.
Comment les kits de bienvenue internationaux sont-ils expédiés ?
Le kit est stocké de manière centralisée et expédié en Delivered At Place avec droits de douane préfinancés, ainsi le nouvel employé n'est jamais invité à payer pour recevoir un cadeau. La documentation douanière est prise en charge, et le suivi de colis fait que même les employés à distance savent que le kit arrive et ne se sentent pas oubliés.
Quand une entreprise doit-elle automatiser ses kits de bienvenue ?
Autour du moment où vous envoyez 10 kits ou embauchez 10 personnes par mois. En dessous, vous pouvez emballer à la main, mais au-dessus, le travail manuel cesse discrètement de se faire. Comme le prix du produit est le même et que l'expédition externalisée est généralement moins chère, automatiser ne coûte rien de plus et supprime la charge manuelle.
Que se passe-t-il si un nouvel employé est à distance ou si son adresse change ?
Le lien de retrait est déclenché par votre système RH lorsque l'employé est ajouté, donc les arrivants à distance ne sont pas oubliés. Comme le destinataire saisit sa propre adresse au moment de réclamer le kit, vous évitez l'échec courant de l'expédition au mauvais endroit, et il peut suivre la livraison de bout en bout.
