Samenvatting
De EMEA-teams van Cloudflare bestelden merch zoals de meeste snelgroeiende techbedrijven dat doen: elke afdeling voor zich, bij de leverancier die het dichtst bij de hand was, meestal op het laatste moment. Het resultaat: wisselende kwaliteit op events, inconsistente branding en elke keer weer logistiek kunst- en vliegwerk om voorraad bij een stand, een klant of een collega te krijgen.
Cloudflare bracht zijn EMEA-merch onder bij Sunday. Afdelingen bundelen hun behoeften nu in één bestelling per kwartaal. Alles komt binnen in Wardrobe van Sunday, en van daaruit gaat het op elke manier de deur uit die Cloudflare nodig heeft: naar eventstands, via redeem-pagina's of rechtstreeks naar iemands voordeur.
Vier gebundelde bestellingen per jaar vervingen een constante stroom losse aanvragen. Eén voorraad. Eén standaard. Elke leverroute gedekt.
Over Cloudflare
Cloudflare is een wereldwijd connectivity cloud-bedrijf dat websites, apps en netwerken beschermt en versnelt. Het hoofdkantoor ligt in San Francisco, het bedrijf telt meer dan 4.000 medewerkers en het heeft een drukke agenda vol conferenties, klantevents en account-based marketing in Europa, het Midden-Oosten en Afrika.
In EMEA raakt merch meerdere teams tegelijk. Field marketing heeft standkits nodig. Accountteams sturen cadeaus naar belangrijke klanten. Interne teams rusten hun eigen mensen uit. Elk team had eigen behoeften, eigen deadlines en, tot Sunday, eigen leveranciers.
De uitdaging: elk team bestelde voor zichzelf
1. Kwaliteit die niet bij het merk paste
De merch die Cloudflare uitdeelde, deed het bedrijf erachter geen eer aan. Op events, waar een stand maar enkele seconden heeft om indruk te maken, ondermijnden middelmatige producten het merk. Standpersoneel droeg gedateerde polo's. Giveaways waren snel vergeten.
2. Logistiek over een hele regio
Voorraad op de juiste plek krijgen in heel EMEA was een constante strijd. Bestellingen kwamen te laat, teams moesten zendingen in allerijl naar locaties sturen, en niemand had een duidelijk zicht op wat waar lag.
3. Geen gedeelde strategie
Verschillende teams bestelden bij verschillende leveranciers, zonder gemeenschappelijk assortiment en zonder gemeenschappelijke look. Elke kleine bestelling had ook eigen opstartkosten, een eigen spoedtoeslag en een eigen zending. De goedkope bestelling was zelden goedkoop zodra je dat allemaal optelde.
De oplossing: één systeem, één kwartaalritme
Cloudflare centraliseerde zijn EMEA-merch bij Sunday. De verandering kwam neer op twee beslissingen: samen bestellen en vanaf één plek verzenden.
Gebundelde bestellingen per kwartaal
In plaats van dat elke afdeling eigen ad-hocbestellingen plaatst, verzamelt Cloudflare de behoeften van al zijn teams en plaatst het elk kwartaal één gebundelde bestelling. Marketing, events en accountteams voeden allemaal dezelfde bestelling.
Dat ritme verandert zowel de economie als de werklast. Het volume wordt gebundeld, dus opstartkosten betaal je één keer in plaats van één keer per team. De productie loopt volgens een geplande timing, dus spoedtoeslagen vallen weg. En omdat teams vooruit plannen, verdwijnt de vraag "we hebben dit vrijdag nodig" grotendeels. De voorraad ligt al klaar.
Producten gebouwd voor campagnes
Elke kwartaalbestelling voedt specifieke programma's, geen algemene swagkast.
- Seizoensboxen voor ABM. Twee boxen voor de belangrijkste klanten van Cloudflare. De zomerbox bevat een t-shirt, een snapback en een picknickdeken. De winterbox bevat een hoodie, een fleecedeken en sokken.
- Standkleding. Witte t-shirts op maat voor eventpersoneel, die de oude polo's vervangen en elke Cloudflare-stand dezelfde look geven.
- Rugzakken op maat. Een volledig eigen ontwerp, met een eerste run van 300 stuks.
Wardrobe: één voorraad, elke route naar buiten
Na productie gaat alles naar Wardrobe, de logistieke dienst van Sunday. Sunday slaat de voorraad op en pickt, verpakt en verzendt ze zodra een team ze nodig heeft. Cloudflare gebruikt drie routes.
Eventlogistiek
Standkits en giveaways gaan vanuit Wardrobe naar de locatie, afgestemd op het event. Niemand in het team hoeft dozen te sjouwen of achter een koerier aan te bellen.
Redeem-pagina's
Voor cadeaus stuurt Cloudflare een redeem-pagina, in plaats van maten te gokken en adressen via e-mail te verzamelen. De ontvanger kiest zelf de maat en vult zelf de verzendgegevens in. Sunday verstuurt het.
Levering aan de deur
Items gaan rechtstreeks naar iemands huis of kantoor, of het nu om een klant gaat die een ABM-seizoensbox krijgt of om een collega die uitrusting nodig heeft.
Alle drie de routes putten uit dezelfde voorraad, met tracking op elke zending. Teams bestellen en verzenden via het Sunday-platform. Sunday regelt de fysieke kant.
Zo verloopt een kwartaal
- Verzamelen. Afdelingen delen wat ze het komende kwartaal nodig hebben: events, ABM-campagnes, teamuitrusting.
- Bundelen. Cloudflare plaatst één gebundelde bestelling bij Sunday.
- Produceren. Sunday produceert alles volgens een geplande timing, volgens één kwaliteitsstandaard.
- Opslaan. De voorraad komt binnen in Wardrobe, klaar voor verzending.
- Verzenden. Teams sturen het uit via de route die past: naar een event, via een redeem-pagina of naar een voordeur.
Impact
- Vier gebundelde bestellingen per jaar vervangen een constante stroom losse bestellingen per afdeling.
- Eén kwaliteitsstandaard voor events, cadeaus en interne uitrusting. Het merk ziet er aan elke stand en aan elke voordeur hetzelfde uit.
- Drie leverroutes vanuit één voorraad: eventlogistiek, redeem-pagina's en levering aan de deur.
- Minder last-minute gehaast, omdat de voorraad gepland is en klaarligt voordat de vraag opduikt.
- Opstartkosten één keer per kwartaal betaald in plaats van één keer per team, per bestelling.
Wat volgt
Cloudflare wil zijn assortiment uitbreiden, met MerchMetrics meten wat zijn merch oplevert en hetzelfde kwartaalmodel ook buiten EMEA toepassen.
Vind de kost die achter je merch schuilgaat
De meeste bedrijven weten niet hoeveel leveranciers hun teams gebruiken, of wat merch echt kost als je spoedtoeslagen en coördinatietijd meetelt. Sunday biedt een gratis Merch Efficiency Audit van 30 minuten: we brengen je huidige werking in kaart, berekenen de verborgen kosten en geven je een actieplan van één pagina.
