Wat is Booth giveaways?

Booth giveaways zijn de gebrande items die je op je beursstand aan bezoekers meegeeft, van een vel stickers op de toonbank tot een jas die je bewaart voor een geboekte meeting. Ze bestaan om mensen af te remmen in een drukke gang en om je merk een tweede leven te geven na de beurs. De goede gaan mee naar huis. De slechte liggen dezelfde avond nog in de hotelprullenbak.

Definitie

Een booth giveaway is elk item dat een bedrijf weggeeft vanaf zijn stand op een beurs, congres of banenmarkt. Het gaat van een goedkoop item in duizenden stuks tot een kleine oplage dure cadeaus die je achterhoudt voor specifieke prospects. Het item zelf is zelden het punt. De ruil is: een bezoeker stopt met lopen, een badge wordt gescand, een gesprek begint.

Een concreet voorbeeld. Een softwarebedrijf op een driedaags branchecongres bestelt 2.000 stickervellen voor de open toonbank, 600 paar gebrande sokken die alleen bij een badgescan de tafel verlaten, en 50 zware hoodies voor wie een demo boekt. Dat budget ligt dicht bij wat 3.000 identieke tote bags hadden gekost, maar door de opdeling verlaat het dure item de stand alleen samen met een lead.

Hoe booth giveaways werken

Begin bij de rekensom, want gokken op aantallen is precies wat een giveaway in overschot verandert. Neem het verwachte bezoekersaantal van de hal, schat welk deel jouw gang inloopt en schat daarvan het deel dat blijft staan. Voor een middelgrote stand op een beurs met 10.000 bezoekers ligt een realistische stopratio ergens tussen 3 en 8 procent. Dat zijn een paar honderd gesprekken, geen duizenden. Bestel het open item op basis van passanten en de afgeschermde items op basis van verwachte gesprekken. Een stapel restanten is geen afrondingsfout, dat is geld dat in een krat zit en dat iemand nu terug moet vervoeren.

Werken met tiers is wat een doordacht giveaway-plan onderscheidt van een rommelige tafel. Tier één ligt open en kost centen: stickers, pennen, mints. Iedereen mag het pakken en niemand hoeft iets te vragen. Tier twee ligt achter de toonbank en komt vrij na een actie, meestal een badgescan of één kwalificerende vraag. Sokken, petten en flessen werken hier, omdat mensen ze graag genoeg willen om er 30 seconden voor te geven. Tier drie komt nooit op tafel. Dat is het item dat je overhandigt aan wie een meeting boekt of ter plekke tekent, en het moet aanvoelen als een cadeau in plaats van als event swag. Scherm alles boven tier één af, anders wandelt je beste item de deur uit met een student die freebies verzamelt.

Dan is er de fysieke realiteit van de beurs, en daar lekt het budget stilletjes weg. Vracht naar de hal wordt op gewicht berekend, dus een pallet keramieken mokken kost je twee keer: één keer bij aankoop en één keer bij transport. Alles wat bedrukt of geborduurd wordt, heeft levertijd nodig, ruim voordat de standbouw begint. Populaire items zijn op dag één rond lunchtijd verdwenen tenzij iemand de voorraad per uur vrijgeeft, en een lege tafel op dag drie leest als een stand die het heeft opgegeven. Beslis vóór het inpakken waar de restanten heen gaan: terug in gebrande voorraad voor de volgende beurs, of rechtstreeks naar het team. Werken met vooraf gebrande voorraad laat je de aantallen in de week van de beurs vastleggen in plaats van een kwartaal ervoor.

Booth giveaways in branded merch

1. Volume-items op de open toonbank: Goedkoop, licht en vrij te pakken. Stickervellen, pennen en mints die een passant een reden geven om te stoppen, zodat je team met een vraag kan openen in plaats van met een pitch.
2. Items achter een badgescan: Sokken, petten, flessen en tote bags die pas vrijkomen na een scan of een kwalificerende vraag. Elk stuk is betaald met een leadregistratie, en dat is de enige eerlijke manier om giveaway-budget te meten.
3. Gereserveerde meeting- en VIP-cadeaus: Zware hoodies, goede flessen of een kleine set in een doos voor wie een demo boekt of tekent op de stand, meestal overhandigd naast de rest van je exhibitor swag.