Definitie
Een conference kit is het pakket gebrande items dat een organisator aan elke deelnemer van een congres, summit of vakevent meegeeft. Meestal is het één tas of doos met een drager, een schrijfset, een badge met keycord en één of twee items die mensen na afloop bewaren. Het is het tastbare deel van het programma, en vaak het enige stuk van je event dat een maand later nog bestaat.
Definitie
Een conference kit wordt vooraf samengesteld, gepakt volgens een vaste inhoudslijst en uitgedeeld bij de registratiebalie. De inhoud doet twee dingen tegelijk: iemand door de dag helpen en je merk lang genoeg in handen leggen om te blijven hangen.
Een typische kit voor een softwarecongres met 800 deelnemers bevat een katoenen shopper, een hardcover notitieboek, een metalen pen, een badgehouder aan een geweven keycord, een stickervel en een opvouwbare drinkfles. Sprekers en sponsors krijgen dezelfde kit met een hoodie erbij. Alle kits worden identiek gepakt, zodat de balie ze kan uitdelen zonder de inhoud te controleren.
Hoe een conference kit werkt
Het begint bij een inhoudslijst en een deelnemersaantal. De organisator zet een budget per hoofd en verdeelt dat over de items. Een gangbare verdeling is 40 procent voor de tas en het bewaaritem, 30 procent voor de schrijfset, 20 procent voor badge en keycord en 10 procent voor kleine extra's. Maatvoering telt daarbij zwaarder dan mensen denken. Een tas waar geen A4-notitieboek in past, dwingt deelnemers om dingen los te dragen, en dan voelt een kit niet meer als een kit.
De productie loopt op de langste doorlooptijd in het pakket. Bedrukte hoodies of flessen vragen zes tot acht weken, een notitieboek is in twee weken klaar. Daarna volgt het samenstellen: elk item gaat in een vaste volgorde in de drager, de kit wordt gesloten en gedoosd in aantallen die overeenkomen met het aantal registratierijen. Dozen van 25 of 50 werken het prettigst, want ze zijn licht genoeg om te tillen en makkelijk af te strepen tegen een lopende deelnemerslijst.
Uit dezelfde basis rollen bijna altijd twee varianten. De standaardkit gaat naar de gewone deelnemer. De opgewaardeerde kit gaat naar sprekers, VIP's en sponsors, met dezelfde drager en één of twee zwaardere items erbij, zodat het merk consistent blijft en het niveauverschil toch zichtbaar is.
Conference kit in branded merch
- Registratie van deelnemers: De kit is het eerste fysieke contactmoment van je event. Een goed gepakte tas bij de balie zet de toon nog voor de eerste keynote en maakt losse uitdeelmomenten tijdens de dag overbodig.
- Sponsorpakketten: Sponsors betalen voor een plek in de kit. Een logo op de shopper, een insert in het notitieboek of een co-branded fles maakt van de kit een inkomstenpost in plaats van een kostenpost.
- Deelnemers op afstand en no-shows: Kits die je opstuurt naar online deelnemers of naar wie het event heeft gemist, houden je publiek verbonden. Dezelfde inhoud, verpakt voor verzending, met een persoonlijke kaart erbij.
Een conference kit is een vooraf samengesteld pakket gebrande items dat elke deelnemer bij aankomst krijgt, met praktische spullen voor de dag zelf en items die het merk mee naar huis nemen.
5 tips om uw Conference kit-strategie te verbeteren
| Tip | Stappen |
|---|---|
| Kies eerst de tas | Bepaal de drager voordat je iets anders kiest, en selecteer daarna alleen items die er plat in passen. |
| Snijd in het aantal items | Vier goede items verslaan acht vergeetbare. De rest belandt in de bak voordat de deelnemer de zaal uit is. |
| Bestel 5 procent extra | Schade, walk-ins en kits voor je eigen team eten in de aantallen. Liever iets te veel dan een lege balie. |
| Pak van zwaar naar licht | Zwaar onderin, stickervel of kaart bovenop, zodat het merk het eerste is wat iemand ziet. |
| Reserveer de doorlooptijd | Zet het item met de langste levertijd acht weken vooraf vast en bouw de kit daaromheen. |
Belangrijke termen
Veelgestelde vragen
Wat hoort er in een conference kit?
Een draagtas, een notitieboek met pen, een badge met keycord en één item dat mensen bewaren, zoals een fles, een hoodie of een powerbank. Vier tot zes items is genoeg voor de meeste events.
Wat kost een conference kit per deelnemer?
De meeste zakelijke conference kits liggen tussen de 15 en 40 euro per deelnemer. De tas en het bewaaritem bepalen de prijs, terwijl badge, keycord en stickers samen onder een paar euro blijven.
Wanneer bestel je een conference kit?
Begin acht tot tien weken voor het event. Kleding en bedrukte drinkflessen hebben de langste productietijd, en die haasten kost geld zonder dat het resultaat beter wordt.
Hoeveel conference kits moet je bestellen?
Reken op ongeveer 5 procent boven het aantal ingeschreven deelnemers. Dat vangt beschadigde exemplaren, last-minute walk-ins, kits voor je eigen team en de restanten die je later nog wilt hebben voor pers of nazendingen.
Kun je conference kits naar deelnemers versturen?
Ja. Kits kunnen postklaar worden verpakt en naar een huis- of kantooradres worden gestuurd, wat standaard is bij hybride events en bij deelnemers die zich inschrijven maar niet kunnen reizen.
