Definitie
Een delegate bag is de congrestas die elke ingeschreven deelnemer krijgt bij de registratiebalie van een congres of conferentie. Erin zitten het programmaboek, de badge, een notitieblok en materiaal van sponsors. De tas blijft de hele dagen op de schouder van de deelnemer hangen, waardoor het meestal het meest gedragen branded item van het hele event is.
Definitie
De term komt uit de congreswereld, waar bezoekers ingeschreven delegates zijn en geen losse passanten. De tas wordt eenmalig uitgereikt en is tegelijk drager en bewegend merkvlak. Een voorbeeld: een medisch congres met 3.000 deelnemers bestelt 3.000 canvas tassen van gerecycled katoen, drukt de congresnaam en het jaartal op de ene zijde en het logo van de hoofdsponsor op de andere, en laat elke tas vooraf vullen met een abstractboek, een pen en een badge voordat de deuren opengaan.
Hoe een delegate bag werkt
De tas wordt gespecificeerd op wat erin moet, niet op hoe hij eruitziet. In de meeste congrestassen zit een programma of abstractboek op A4, dus je hebt minstens 32 cm binnenbreedte nodig om A4 vlak mee te nemen zonder vouwen. Veel deelnemers stoppen er daarnaast een laptop van 13 tot 15 inch in, een drinkfles en alles wat ze de hele dag bij standen oppikken. Een tas die start met 400 gram inhoud weegt aan het eind van de dag zo drie kilo. Hengselsterkte, stiksel en bodemplooi bepalen dus of de tas dag twee haalt.
Materiaal bepaalt de prijs en het tweede leven. Non-woven polypropyleen is de goedkoopste optie en werkt voor een eendaags event, maar het kreukt, scheurt bij het hengsel en wordt zelden hergebruikt. Canvas katoen van 240 tot 340 gram voelt stevig en gaat na het event gewoon mee de stad in. Gerecycled rPET uit consumentenflessen zit qua prijs ertussenin, vouwt plat voor transport en geeft organisatoren een duurzaamheidsclaim die klopt. Jute en gelamineerd papier duiken op bij premium en eco-gepositioneerde events.
Daarnaast is er de commerciële laag. De delegate bag is vrijwel altijd een sponsorasset: een sponsor betaalt de tassen in ruil voor een bedrukt vlak, een insert of allebei. Daarmee verschuift de tas van kostenpost naar omzetregel. Organisatoren die het tasvlak en de insertplekken verkopen, dekken vaak het volledige productiebudget nog voordat de eerste tas gestikt is. Onderdelen zoals de conference kit en de event lanyards zitten meestal in hetzelfde sponsorpakket.
Delegate bag in branded merch
- Uitgifte bij registratie: Iedere deelnemer krijgt de tas bij inschrijving, dus de distributie is volledig. Geen zelfselectie, geen wachtrij bij een giveaway en geen restvoorraad als het deelnemersaantal klopt.
- Merkvlak betaald door de sponsor: De ene zijde draagt de eventidentiteit, de andere de hoofdsponsor. Dat vlak wordt geprijsd als sponsorasset en is vaak verkocht voordat de locatie definitief is.
- Hergebruik na afloop: Een goede canvas of rPET tas gaat mee naar de supermarkt, de sportschool en het werk. Het eventlogo blijft maandenlang zichtbaar, en dat is het verschil met een swag bag die in de hotelprullenbak eindigt.
Een delegate bag is de bedrukte tas die elke deelnemer bij inschrijving van een congres krijgt, met daarin het programma, de badge en het eventmateriaal.
5 tips om uw Delegate bag-strategie te verbeteren
| Tip | Stappen |
|---|---|
| Maat op A4 afstemmen | Vraag minstens 32 cm binnenbreedte zodat het programma vlak in de tas past. |
| Hengsels testen op gewicht | Vraag versterkt kruisstiksel en een hengsel dat minimaal 5 kg draagt. |
| Verkoop het vlak eerst | Prijs een zijde als sponsorasset voordat je het drukbudget vastlegt. |
| Vooraf laten vullen | Laat de leverancier de tassen vullen en sluiten, dat scheelt vrijwilligers een dag werk. |
| Kies materiaal op tweede leven | Neem zwaar katoen of rPET boven non-woven PP als je hergebruik wilt. |
Belangrijke termen
Veelgestelde vragen
Wat zit er in een delegate bag?
Meestal het programma of abstractboek, een badge met lanyard, een notitieblok en pen, een drinkfles of drankbon en een tot drie sponsorinserts. Sommige organisatoren voegen een klein welkomstcadeau toe, zoals een sleutelhanger of een snack.
Welk formaat heeft een delegate bag nodig?
Reken op ongeveer 38 cm breed en 40 cm hoog met een bodemplooi van 8 tot 10 cm. Daar past een A4-programma vlak in, plus een laptop van 15 inch en het materiaal dat bij standen wordt opgehaald.
Welk materiaal is het beste voor een delegate bag?
Canvas katoen van 240 gram of zwaarder en gerecycled rPET zijn de sterkste keuzes. Beide dragen gewicht, bedrukken goed en worden na het event hergebruikt. Non-woven polypropyleen is goedkoper maar overleeft de slotsessie zelden.
Wie betaalt de delegate bags?
In de meeste gevallen een sponsor. Organisatoren verkopen de tas als sponsorpakket met het bedrukte vlak en vaak ook de insertplekken, wat de productie dekt en de tas zelfs winstgevend maakt.
Hoe lang van tevoren bestel je delegate bags?
Reken op zes tot acht weken voor een standaard bedrukte tas en tien tot twaalf weken voor maatwerk of productie in het buitenland. Tel er een week bij op als de leverancier de tassen vooraf vult.
