Wat is Sponsor swag?

Sponsor swag is de gebrande merchandise die een bedrijf levert aan een event dat het sponsort, en die door de organisator wordt uitgedeeld in plaats van door het bedrijf zelf. Het zit in de goodiebag, ligt op de registratiebalie of hangt als bedrukt lanyard om elke nek in de zaal. De grote beperking is afstand. Er staat niemand van jouw team naast om het uit te leggen.

Definitie

Sponsor swag staat in het sponsorcontract nog voor er iets besteld is. De sponsordeck verkoopt pakketten, en elk pakket somt fysieke deliverables op: één insert in de tas, de lanyardbedrukking, een drinkfles in het welkomstpakket, je logo op het notitieboekje dat elke deelnemer krijgt. Je koopt de plek, daarna vul je hem. De organisator bepaalt het aantal, de deadline, de aanleverspecificatie en vaak ook het product zelf.

Neem een softwarebedrijf dat een goudpakket koopt op een developerconferentie met 1.200 bezoekers. Dat pakket bevat de lanyards, één insert in de bezoekerstas en een co-branded item in het sprekerspakket. Dat wordt 1.200 lanyards met een gedeeld logo, 1.200 paar sokken in een bedrukte sleeve en 40 hoodies voor sprekers. Alles gaat drie weken voor de opening naar een magazijn, en zodra de pallet vertrekt kun je niets meer bijbestellen.

Hoe sponsor swag werkt

Het sponsorcontract is je briefing. Lees de logistieke bijlage voor de marketingtekst, want daar staan de getallen die je bestelling bepalen. Het gegarandeerde bezoekersaantal bepaalt de oplage, de insertdeadline bepaalt je productiedatum en de materiaalregels bepalen wat je überhaupt mag sturen. Steeds meer locaties weren wegwerpplastic en losse flyers, en organisatoren geven dat verbod één op één door aan sponsors. Mis je het aanleverraam met één dag, dan staat je pallet in het magazijn terwijl de tassen zonder jou gevuld worden.

Dan is er de co-branding. Sponsor swag draagt zelden alleen jouw logo. Het draagt het eventlogo naast dat van jou, op een formaat dat de organisator vastlegt. Vraag het lockup-bestand en de vrije-ruimteregel meteen op, want een logo dat in twee centimeter op een lanyard geperst wordt, heeft een vereenvoudigd beeldmerk nodig en niet je volledige woordmerk met payoff. Borduren in één kleur of een eenkleurige druk houdt dat overeind. Een verloop verdwijnt op dat formaat.

Het laatste stuk is meetbaarheid, en daarin verschilt sponsor swag van alles wat op een stand ligt. Een exposant scant een badge en boekt een meeting. Een sponsor stopt een object in een tas en loopt weg. Het item moet de opvolging dus zelf dragen: een QR-code op het hangkaartje naar een landingspagina die voor dat event gebouwd is, een korte URL op de sleeve, een code die iets vrijgeeft dat de moeite waard is. Zonder dat blijft sponsoring een berg impressies die je aan niets kunt koppelen. Mét dat wordt een paar sokken een meetbare klik.

Het aantal ligt meestal vast en valt zelden te onderhandelen. Organisatoren garanderen bezoekers, en lever je minder dan afgesproken, dan blijft de tas van een deel van de bezoekers leeg op jouw plek. Reken tien procent extra voor schade en late inschrijvingen, en beslis vooraf waar het overschot heen gaat. Wat overblijft is meestal de best gebrande voorraad die een bedrijf bezit, en die hoort in een magazijn voor het volgende event, niet in een kast achter de receptie.

Sponsor swag in branded merch

1. Lanyards en badges: Het zichtbaarste item van het hele gebouw. Elke bezoeker draagt je logo de hele dag, en het staat op elke foto vanaf het podium en uit de gangen. Klein drukvlak, dus vereenvoudig je beeldmerk.
2. Inserts en welkomstpakketten: Sokken, notitieboekjes, flessen en caps die bij de registratie in de goodiebag gaan. Het aantal ligt vast, dus kies iets dat mensen houden in plaats van iets dat ze wegen.
3. Sprekers-, VIP- en afterpartygeschenken: Een kleinere, betere laag voor de mensen met het grootste bereik. Een zware hoodie of een degelijke fles bij het sprekerspakket wordt op het podium gedragen en gefotografeerd, en dat is meer waard dan duizend pennen op een tafel.