Zusammenfassung
HubSpot führt Merch-Kampagnen für über 7.000 Mitarbeitende in ganz Europa durch. Sie managten es früher manuell. Dann haben sie den gesamten Betrieb an Sunday ausgelagert und Versandkosten um 60 % gesenkt, während die Lieferzeiten von fünf Wochen auf zwei Tage reduziert wurden.
Über den Kunden
HubSpot ist eine der weltweit führenden CRM- und Marketing-Automation-Plattformen. Mit Tausenden von Mitarbeitenden in ganz Europa und einer Kultur, die um das Mitarbeitererlebnis herum aufgebaut ist, ist Merch für sie kein Nice-to-have. Es ist ein bewusstes Werkzeug für Verbindung. Ihr Customer Success Management-Team führt jedes Jahr mehrere Kampagnen durch: Onboarding-Kits, Jubiläumsfeiern, saisonale Geschenke, sogar Baby-Boxen für frischgebackene Eltern. Die Logistik, dies in großem Maßstab, über Grenzen hinweg und in konsistenter Qualität zu tun? Das ist der Punkt, an dem die meisten Unternehmen still aufgeben.
HubSpot hat nicht aufgegeben. Sie haben nur aufgehört, es selbst zu versuchen.
Die Herausforderung
Das Problem mit globalem Mitarbeiter-Merch ist nicht die Merchandise. Es ist alles drumherum.
HubSpots People-Team hatte eine klare Vision: die Momente zu markieren, die zählen. Dreijährige Jubiläen. Fünfjährige Meilensteine. Die jährliche Woche der Ruhe. Neugeborene. Jahresende. Jede dieser Kampagnen erforderte die Beschaffung von Produkten, die Abstimmung auf ein Design, das Sammeln von Mitarbeitergrößen und -adressen über mehrere Länder hinweg, das Management der Zollabwicklung und das tatsächliche Verfolgen, ob Pakete ankamen.
Multipliziere das über mehrere Kampagnen pro Jahr, Dutzende Märkte und Tausende Mitarbeitende, und man hat sich einen Teilzeit-Logistikjob gebaut, für den sich niemand angemeldet hat. Pakete, die von außerhalb Europas versendet wurden, bedeuteten dreiwöchige Vorlaufzeiten. Internationale Zollabwicklung fügte Unvorhersehbarkeit hinzu. Der operative Aufwand war real und unsichtbar im Budget, bis jemand sich hinsetzte und ihn zusammenzählte.
Die meisten Unternehmen in dieser Position tun eines von zwei Dingen: Sie vereinfachen das Programm (weniger Kampagnen, niedrigere Qualität) oder sie absorbieren das Chaos (mehr Zeit, mehr Kosten, mehr Fehler). HubSpot wählte einen dritten Weg.
Die Sunday-Lösung
HubSpot übergab Sunday eine Liste von Mitarbeitenden – Namen, Größen, Standorte – und trat einen Schritt zurück.
Sunday übernahm Design, Produktion, Verpackung, Zollabwicklung, globalen Versand und Lieferverfolgung über ihre Wardrobe-Plattform. Das HubSpot-Team blieb im Loop, ohne die Details zu managen. Diese Verschiebung – vom Operator zum Freigebenden – verändert die Rechnung bei diesen Programmen.
Durch die Lokalisierung von Produktion und Fulfillment innerhalb Europas senkte Sunday HubSpots Versandkosten um 60 %. Lieferzeiten sanken von fünf Wochen auf zwei bis drei Tage. Pakete, die früher um den Globus reisten, bewegten sich jetzt innerhalb des Kontinents, mit weniger Zollkomplikationen, schnellerer Nachverfolgung und einem kleineren CO2-Fußabdruck.
Die Designarbeit entsprach präzise HubSpots Standards. Alles trug ihr charakteristisches Orange. Sogar der Aufkleber, der das Seidenpapier in jeder Box versiegelte, war gebrandet. Das Unboxing-Erlebnis – der Moment, in dem ein Mitarbeiter ein Paket öffnet – wurde als Teil der Kampagne behandelt, nicht als Nachgedanke.
Die Kampagnen
Woche der Ruhe. HubSpots jährlicher Mitarbeiter-Reset wurde zu einem koordinierten Gifting-Moment. Individuelle Boxen gingen an Mitarbeitende in der EMEA-Region, jede mit gebrandeten Slidern, Decken und Socken. Das Ziel war einfach: den Menschen das Gefühl geben, dass das Unternehmen es ernst meint. Die Ausführung – Versand in mehrere Länder in einem engen Zeitrahmen – erforderte die Art von Logistikinfrastruktur, die Sunday bereits aufgebaut hatte.
Jahresende. Individuell gebrandete T-Shirts in designten Boxen, vor Jahresende verteilt. Ein Geschenk, das sowohl als Wertschätzung als auch als Kulturverstärkung zum Übergang in ein neues Jahr funktioniert.
Baby-Boxen. Wenn Mitarbeitende Eltern wurden, erhielten sie eine personalisierte Box: eine Mütze, ein Baby-Bodysuit, eine individuelle Dankeskarte. Es ist eine kleine Geste, die anders landet als eine Slack-Nachricht. HubSpot erweiterte ihre Kultur der Fürsorge auf die Familien der Mitarbeitenden, und Sunday machte es operativ in großem Maßstab möglich.
Jubiläumsgeschenke. Drei- und fünfjährige Meilensteine erhielten Premium-Pakete: Hoodies, Socken, Wochenendtaschen, eingewickelt in individuelles Seidenpapier mit Botschaften, die den tatsächlichen Meilenstein anerkannten. Das sind keine generischen Swag-Drops. Sie sind so gestaltet, dass sie sich verdient anfühlen.
Plattform & Produkte
Verwendete Features: Wardrobe-Plattform (globale Distribution, Zollabwicklung, Echtzeit-Tracking), Redeem Pages (für Größen- und Adresserfassung), gebrandetes Unboxing-Design.
Produkte: Gebrandete Slider, Decken, Socken, T-Shirts, Hoodies, Wochenendtaschen, Baby-Mützen, Baby-Bodysuits, individuelle Verpackung, Seidenpapier, personalisierte Dankeskarten.
Alle Verpackungen nutzten recycelte Materialien. CO2-Kompensation wurde auf qualifizierende Sendungen angewendet.
Die Ergebnisse
| Kennzahl | Vor Sunday | Nach Sunday |
|---|---|---|
| Versandkosten pro Kampagne | Basis | -60 % |
| Durchschnittliche Lieferzeit (EMEA) | 3 Wochen | 2–3 Tage |
| Interner Koordinationsaufwand | Hoch (manuell) | Nahe null |
| Kampagnenkonsistenz | Variabel | Konsistent über Märkte hinweg |
Die 60 %ige Kostenreduktion kam aus einer strukturellen Veränderung, nicht einem Rabatt. Wenn man innerhalb Europas beschafft und fulfillt, statt global zu versenden, ändert sich die Wirtschaftlichkeit internationaler Merch komplett. Was wie ein kosteneffizienter Ansatz aussah (billig kaufen, direkt versenden), war tatsächlich der teure, sobald man Vorlaufzeiten, Zollverzögerungen, interne Stunden und Kampagnen, die still abgesagt wurden, weil sie zu kompliziert waren, eingerechnet hat.
Was dieses Modell ermöglicht
HubSpots Merch-Programm läuft konsistent, weil es systematisiert wurde. Kampagnen hängen nicht davon ab, dass eine Person den richtigen Anbieter kennt oder eine Tabelle mit Adressen verwaltet. Sie laufen, weil Sunday die Infrastruktur hat und HubSpot die Klarheit, sie zu übergeben.
Das ist die eigentliche Verschiebung: Merch nicht mehr als Reihe von Einzelprojekten zu behandeln, sondern als laufende operative Funktion. Eine mit einer Plattform, einem Prozess und jemandem, der dafür verantwortlich ist, dass es funktioniert.
Die meisten Unternehmen sind noch in der ersten Phase. Sie geben mehr aus, als sie denken, bekommen weniger, als sie wollen, und fragen sich, warum Merch immer schwieriger erscheint, als es sein sollte.
Das muss nicht sein.
