Samenvatting
HubSpot voert merchcampagnes uit voor 7.000+ medewerkers in heel Europa. Voorheen beheerden ze dit handmatig. Daarna besteedden ze de hele operatie uit aan Sunday en verlaagden ze de verzendkosten met 60% terwijl de levertijden van vijf weken naar twee dagen gingen.
Over de klant
HubSpot is een van 's werelds toonaangevende CRM- en marketingautomatiseringsplatformen. Met duizenden medewerkers in heel Europa en een cultuur gebouwd rond medewerkerservaring is merch voor hen geen nice-to-have. Het is een bewust instrument voor verbinding. Hun Customer Success Management-team voert meerdere campagnes per jaar uit: onboardingpakketten, dienstjubileumvieringen, seizoensgeschenken, zelfs babydozen voor nieuwe ouders. De logistiek om dit op schaal te doen, over grenzen heen, met consistente kwaliteit? Daar geven de meeste bedrijven stilletjes op.
HubSpot gaf niet op. Ze stopten gewoon met het zelf proberen te doen.
De uitdaging
Het probleem met wereldwijde medewerkersmerch is niet de merchandise. Het is alles eromheen.
Het People-team van HubSpot had een heldere visie: markeer de momenten die ertoe doen. Driejarig jubileum. Vijfjarige mijlpalen. De jaarlijkse Week of Rest. Nieuwe baby's. Einde van het jaar. Elk van deze campagnes vereiste het sourcen van producten, afstemming van ontwerp, het verzamelen van medewerkermaten en -adressen over meerdere landen, het beheren van douaneafhandeling en vervolgens daadwerkelijk traceren of pakketten waren aangekomen.
Vermenigvuldig dat met meerdere campagnes per jaar, tientallen markten en duizenden medewerkers, en je hebt een parttime logistieke baan gecreeerd waar niemand zich voor heeft aangemeld. Pakketten verzonden van buiten Europa betekenden levertijden van drie weken. Internationale douane voegde onvoorspelbaarheid toe. De operationele overhead was reeel en onzichtbaar in het budget totdat iemand ging zitten en het optelde.
De meeste bedrijven in deze positie doen een van twee dingen: ze vereenvoudigen het programma (minder campagnes, lagere kwaliteit) of ze absorberen de chaos (meer tijd, meer kosten, meer fouten). HubSpot koos een derde pad.
De Sunday-oplossing
HubSpot overhandigde Sunday een lijst met medewerkers — namen, maten, locaties — en deed een stap terug.
Sunday handelde ontwerp, productie, verpakking, douaneafhandeling, wereldwijde verzending en bezorgtracking af via hun Wardrobe-platform. Het team van HubSpot bleef op de hoogte zonder de details te beheren. Die verschuiving — van operator naar goedkeurder — is wat de berekening van deze programma's verandert.
Door productie en fulfillment te lokaliseren binnen Europa, verlaagde Sunday de verzendkosten van HubSpot met 60%. Levertijden daalden van vijf weken naar twee tot drie dagen. Pakketten die voorheen de hele wereld over reisden, bewogen nu binnen het continent, met minder douanecomplicaties, snellere tracking en een kleinere ecologische voetafdruk.
Het ontwerpwerk voldeed precies aan de normen van HubSpot. Alles droeg hun kenmerkende oranje. Zelfs de sticker die het zijdepapier in elke doos verzegelde, was gebrand. De unboxing-ervaring — het moment dat een medewerker een pakket opent — werd behandeld als onderdeel van de campagne, niet als bijzaak.
De campagnes
Week of rest. De jaarlijkse medewerker-reset van HubSpot werd een gecoordineerd geschenkenmoment. Custom dozen gingen naar medewerkers in de EMEA-regio, elk met merksliders, dekens en sokken. Het doel was eenvoudig: mensen het gevoel geven dat het bedrijf het meende. De uitvoering — verzending naar meerdere landen in een strak tijdsbestek — vereiste het soort logistieke infrastructuur dat Sunday al had gebouwd.
Einde van het jaar. Custom-branded t-shirts in ontworpen dozen, gedistribueerd voor het einde van het jaar. Een geschenk dat zowel als waardering als als culturele versterking richting het nieuwe jaar functioneert.
Babydozen. Wanneer medewerkers nieuwe ouders werden, ontvingen ze een gepersonaliseerde doos: een mutsje, een baby-rompertje, een custom bedankkaartje. Het is een klein gebaar dat anders landt dan een Slack-bericht. HubSpot breidde hun zorgcultuur uit naar de families van medewerkers, en Sunday maakte het operationeel haalbaar op schaal.
Dienstjubileumgeschenken. Driejarige en vijfjarige mijlpalen ontvingen premium pakketten: hoodies, sokken, weekendtassen verpakt in custom zijdepapier met berichtgeving die de daadwerkelijke mijlpaal erkende. Dit zijn geen generieke swag-drops. Ze zijn ontworpen om verdiend te voelen.
Platform & producten
Gebruikte functies: Wardrobe-platform (wereldwijde distributie, douaneafhandeling, realtime tracking), Redeem Pages (voor maat- en adresverzameling), branded unboxing-ontwerp.
Producten: merksliders, dekens, sokken, t-shirts, hoodies, weekendtassen, babymutsjes, baby-rompertjes, custom verpakking, zijdepapier, gepersonaliseerde bedankkaartjes.
Alle verpakkingen gebruikten gerecyclede materialen. CO2-compensatie werd toegepast op in aanmerking komende zendingen.
De resultaten
| Metric | Voor Sunday | Na Sunday |
|---|---|---|
| Verzendkosten per campagne | Referentie | -60% |
| Gemiddelde levertijd (EMEA) | 3 weken | 2-3 dagen |
| Interne coordinatietijd | Hoog (handmatig) | Bijna nul |
| Campagneconsistentie | Wisselend | Consistent in alle markten |
De kostenverlaging van 60% kwam voort uit een structurele verandering, niet een korting. Wanneer je sourced en fulfilt binnen Europa in plaats van wereldwijd te verzenden, verandert de economie van internationale merch volledig. Wat eruitzag als een kostenefficient aanpak (goedkoop inkopen, direct verzenden) was eigenlijk de dure aanpak zodra je levertijden, douanevertragingen, interne uren en de campagnes meetelde die stilletjes werden geannuleerd omdat ze te ingewikkeld waren.
Wat dit model mogelijk maakt
Het merchprogramma van HubSpot draait consistent omdat het is gesystematiseerd. Campagnes zijn niet afhankelijk van een persoon die de juiste leverancier kent of een spreadsheet met adressen beheert. Ze draaien omdat Sunday de infrastructuur heeft en HubSpot de helderheid om het over te dragen.
Dat is de daadwerkelijke verschuiving: van merch behandelen als een reeks eenmalige projecten naar het behandelen als een doorlopende operationele functie. Een met een platform, een proces en iemand die verantwoordelijk is om het te laten werken.
De meeste bedrijven zitten nog in de eerste fase. Ze geven meer uit dan ze denken, krijgen minder dan ze willen en vragen zich af waarom merch altijd moeilijker voelt dan het zou moeten zijn.
Dat hoeft niet.
