Pourquoi reduire les couts de merchandising evenementiel
Imaginez-vous, c'est mercredi. Vous preparez un grand salon dans votre secteur depuis 3 semaines et vous finalisez le dernier point de votre checklist. Quand soudain... le merchandising ! Vous avez completement oublie de commander les tenues d'equipe et le merchandising que vous vouliez distribuer. Dans l'urgence totale, vous googlez des fournisseurs locaux pres du lieu. Vous en contactez 3. Vous obtenez 1 reponse le lendemain. Alors que le temps ne joue pas en votre faveur, il faut une eternite pour obtenir un devis. Finalement, vous vous contentez des seuls articles qu'ils ont en stock, juste pour avoir quelque chose au salon. Avance rapide jusqu'a lundi, le grand jour. Malheureusement, aucun merchandising en vue, et le fournisseur local ne repond plus. Defi ! Que faire ?
Nous voulons que vous ne viviez plus jamais cela.
Dans le monde dynamique des evenements et des salons, gerer les couts efficacement tout en assurant une presence reussie et percutante est un defi constant. Pour les entreprises, en particulier les organisateurs d'evenements et les marketeurs orchestrant de nombreux evenements avec des stands, chaque centime economise est un centime gagne. En 2024, alors que le paysage continue d'evoluer, adopter des strategies innovantes pour optimiser les ressources et reduire les depenses inutiles (avec un budget plus limite) est crucial.
Nous voulons tous la meme chose : le meilleur merch au meilleur prix avec le meilleur service, mais comprendre les structures de prix des fournisseurs peut faire une difference significative. Malheureusement, en travaillant a l'ancienne, cela n'est pas realisable, mais en suivant ce guide, c'est a portee de main !
Ancienne methode :
L'histoire ci-dessus est la facon la plus courante dont nos clients faisaient le merchandising avant de commencer a travailler avec Sunday. A la derniere minute. Des fournisseurs locaux dans chaque pays. Le resultat :
- Aucune coherence de marque pendant les evenements (ca a l'air different a chaque fois)
- Des prix eleves a cause de petites commandes de derniere minute
- Des niveaux de stress tres eleves pour les organisateurs d'evenements et les marketeurs
Centralisez votre approche merchandising
Le modele traditionnel de gestion du merchandising pour les evenements implique une approche ad hoc et souvent chaotique. Differents departements commandent et stockent leurs articles independamment, entrainant des inefficacites et des couts supplementaires. Il est bien plus difficile et couteux de commander votre merchandising separement pour chaque evenement avec un fournisseur local dans chaque pays que de centraliser. Ce modele permet d'economiser de 3 facons :
- Prix produit plus bas (de grands volumes signifient de meilleurs prix)
- Moins de temps passe a commander du merchandising
- Plus de frais express pour les evenements a delai serre
L'element crucial pour y parvenir est un partenaire capable de prendre en charge toute votre logistique. De l'entreposage aux expeditions mondiales. Decouvrez le Sunday Wardrobe, une plateforme de fulfillment revolutionnaire concue pour rationaliser et centraliser votre approche merchandising. La plateforme prend en charge l'entreposage, l'emballage et l'expedition, transformant l'ensemble du processus en une experience fluide de clic-et-envoi. En consolidant ces operations, les entreprises peuvent eliminer les taches redondantes, reduire les couts de stockage et ameliorer l'efficacite globale. Avec le Wardrobe, vous economisez non seulement sur les depenses logistiques mais assurez egalement une representation de marque coherente et professionnelle a travers tous vos evenements. La facilite d'utilisation et l'automatisation offertes par la plateforme se traduisent par des economies de temps et de couts significatives.
Etape 1 : Prevision et budgetisation
Le fondement de toute strategie de merchandising reussie repose sur une prevision et une budgetisation precises. Pour prevoir efficacement, tenez compte des donnees historiques des evenements precedents, analysez les tendances et anticipez les preferences des participants.
Activez d'autres departements au sein de votre organisation pour recueillir des informations et collaborer sur le processus de prevision. En ajoutant leurs volumes a votre prevision, vous pourrez peut-etre negocier de meilleurs prix.
Apprenez a choisir des produits qui correspondent a votre audience mais qui peuvent toujours etre utilises a differentes fins. Essayez de limiter les logos ou dates d'evenements sur les vetements, pour que votre equipe et vos prospects puissent continuer a les porter apres les evenements.
Exemple de prevision
En ayant un besoin clair pour les 6 a 12 prochains mois, vous etes dans une bien meilleure position pour trouver le bon partenaire pour votre merchandising
Etape 2 : Trouver le bon partenaire
Pour gerer un excellent programme de merchandising evenementiel, votre partenaire doit exceller dans 3 domaines : le design, le produit et la logistique.
Design : Votre merchandising est l'extension de votre marque dans le monde reel. Il doit etre parfait, les bonnes couleurs, la bonne atmosphere de marque. Trouvez un partenaire qui fait plus que simplement apposer votre logo sur un t-shirt ou un t-shirt qui est "a peu pres votre rouge". Un design exceptionnel fait 3 choses :
- Il attire l'attention des clients et employes potentiels lors de l'evenement
- Il donne confiance a l'equipe parce qu'elle a fiere allure
- Il s'assure que les articles sont portes meme apres l'evenement
Produit : La qualite et la durabilite sont cruciales ici. Ce merchandising est souvent le premier point de contact qu'un client potentiel a avec votre marque. Chaque detail compte, car ils projetteront la qualite de ce produit sur la qualite de votre entreprise. Votre merchandising est-il de grande qualite ? Alors ils feront immediatement le lien avec votre entreprise. Est-il mediocre ? Alors... Optez pour des materiaux de bonne qualite qui sont confortables et peuvent etre utilises pendant des annees. Cela augmente le ROI total a court et a long terme.
Logistique : Une logistique et une distribution efficaces sont cruciales pour livrer le merchandising a temps et en parfait etat. Trouvez un partenaire avec un systeme d'entreposage et de distribution robuste. Assurez-vous que votre partenaire a de l'experience avec les expeditions mondiales, de la logistique europeenne intelligente aux douanes internationales et tout ce qui se trouve entre les deux. Le bon partenaire logistique peut vous faire gagner des centaines d'heures chaque annee. (Comme nous l'avons fait pour Deel)
Etape 3 : Execution
Trouvez votre rythme et connectez-le au rythme d'un partenaire de confiance. Assurez-vous de connaitre les besoins de chacun et ce qui est important pour les deux parties. Une excellente relation personnelle est egalement cruciale pour que tout se passe bien. Car des choses peuvent mal tourner. Des choses vont mal tourner. Acheminer votre merchandising dans le monde entier est un defi, peu importe comment on le voit. Votre partenaire doit etre accessible et agir rapidement. Vous devez pouvoir resoudre les problemes tres rapidement, meme si une expedition est bloquee aux douanes de l'autre cote du monde. Etapes d'execution :
- Decidez de vos designs pour l'annee a venir et tenez-vous-y autant que possible.
- Decidez du processus de commande : a quel moment le partenaire reapprovisionne-t-il votre stock ?
- Decidez du calendrier d'expedition : combien de jours avant l'evenement devez-vous demander l'expedition ?
- Decidez des boucles de retour : nous recommandons une frequence mensuelle au debut et trimestrielle par la suite.
- Decidez d'un processus en cas de probleme : qui fait quoi ?
Conclusion
Structurer le merchandising de vos evenements est un processus multifacette qui necessite une reflexion minutieuse a chaque etape. En suivant ce guide complet, vous serez equipe pour prevoir avec precision, concevoir des produits attrayants, naviguer efficacement dans le processus de commande et gerer la logistique et la distribution sans accroc. La mise en oeuvre de ces strategies ameliorera non seulement le succes de vos evenements mais contribuera egalement au succes a long terme de votre programme de merchandising. Elevez votre marque, engagez votre audience et boostez vos revenus en maitrisant l'art du merchandising evenementiel.
